Из-за пандемии COVID-19 многим организациям пришлось уйти на удаленную работу. Эту процедуру надо отразить во внутренней документации для ведения налогового и бухучета. Причем оформление каждого бланка зависит от вида процедуры: перевод или возврат с дистанционки.
Перевод на удаленку
Большая часть работодателей не может позволить работникам трудиться дистанционно на постоянной основе. А потому для перевода на временную деятельность вне офиса по причине пандемии никакого дополнительного документа к основному договору не нужно.
В этой ситуации рекомендовано действовать на основании ст. 312.9 ТК РФ, например, оформить локальный акт, согласовав содержание с профсоюзом. Документ должен включать:
- Причина перевода, причем не нужно указывать причиной непосредственно коронавирус или пандемию. Так как дистанционку рекомендует местное правительство, необходимо отразить соответствующий указ.
- Сроки, если таковые установлены, либо дату ухода.
- Перечень ушедших сотрудников с указанием должности.
- Нормы обеспечения устройствами, техническим оборудованием и т.д.
- График выхода «на связь» ─ режим работы. Причем табель удаленщинка нужно вести по стандарту.
- Другие нормы, которые действуют внутри компании.
Это рекомендованный формат, поэтому содержимое разрешено изменить. Главное, чтобы сотрудники ознакомились с бумагой «от и до» и подписали. Перед составлением положения рекомендуем изучить образец.
Согласно п. 7 ст. 312.9 ТК РФ, если из-за особенностей деятельности сотрудник не может выполнять обязанности вне рабочего места, то это время считается простоем, который не зависит от работника. И ему положена оплата за этот промежуток величиной, установленной п. 2 ст. 157 ТК РФ ─ не меньше ⅔ оклада.
Компенсацию затрат на сотрудника, которая подтверждает документально, можно учесть при исчислении налога на прибыль, не облагая НДФЛ и взносами на страхование.
Выход с дистанционной работы в офис
В этом случае основным документом выступает приказ об отмене действующего положения. Ратифицированного формата у документа нет, однако рекомендованный образец отражает суть.
Примерная информация, которую надо включить в приказ:
- Причина-основание об отмене ─ соответствующий указ местных властей.
- Дата действия приказа. Рекомендовано составить приказ за 2-3 дня до выхода сотрудников, чтобы никто не опоздал, и все успели с ним ознакомиться.
- Прописать режим работы. Можно оставить прежний, не возбраняется установить другой.
- Указать обязанности уполномоченных лиц. Например, возложить ответственность за возврат технических устройств на сисадмина, а кадровика попросить о распространении данного документа.
При оформлении выхода с дистанционки допсоглашение составляют, если аналогичное действовало, когда штат уходил на удаленную работу. В иной ситуации дополнительный документ не нужен.
С вновь вернувшимися сотрудниками надо провести инструктаж. Но только в том случае, если они работали дома больше 30 суток. Первоначально рекомендовано затронуть тему мер профилактики при коронавирусе. По-прежнему нужно сохранять дистанцию ─ от полутора метров. Лучше всего проводить инструктаж по видеосвязи или прислав документ лично, чтобы не допускать скопление людей.