3 мая 2023 года налоговики опубликовали на своем сайте новость об утверждении плана, согласно которому организации должны разрабатывать форматы некоторых документов. В информации также уточнили и правила их ввода в эксплуатацию.
Перечень документов
Совершенствование документооборота для представителей МСП является одной из ступеней Концепции развития ЭДО в хозяйственной деятельности. Эта программа подразумевает создание индивидуальных методов взаимодействия участников бизнеса. И поэтому ФНС разработала порядок составления форматов для упрощения бизнес-процессов.
На текущий период в рамках программы предложено 4 документа, для которых формат надо разрабатывать в соответствии с планом:
- акт приема-передачи запасов и ОС;
- накладные по учету движения запасов;
- акт о предъявлении рекламации либо претензии;
- спецификация.
Сейчас план создания форматов не унифицирован и может претерпеть изменения. Однако ФНС сообщила, что примерная дата утверждения приходится на 3-4-й квартал 2023 года.
Как считают власти, введение этих норм поможет представителям МСП автоматизировать документооборот. Это, в свою очередь, улучшит взаимодействие с контрагентами и сэкономит средства на бумагу.
Рекомендации по созданию электронных форматов
ФНС отмечает, организации должны самостоятельно разрабатывать форматы документов. Но если этого сделать не получается, то можно опереться на методические рекомендации по разработке форматов электронной первички. Так как документ включает большой объем информации, мы выделим основную часть.
Блок касается непосредственных правил процедуры, которые налоговики уточнили в пятом разделе. Согласно его положениям, при создании форматов упомянутых документов разработчик должен учитывать 4 важных бизнес-требования:
- описание процесса, для которого пригодится документ;
- список участников процесса;
- последовательность размещения сведений в электронный документ;
- порядок визирования электронной подписью.
При этом все бизнес-процессы и их описание нужно не только задокументировать, но и заверить в спецкомиссии.
Кроме того, все элементы электронного формата должны совпадать с содержанием специального Справочника. Однако некоторые могут отсутствовать в силу специфики бизнеса. В таком случае разработчик обязан отправить в Комиссию соответствующую информацию на внесение и регистрацию данных в справочник. При этом члены комиссии могут предложить использовать альтернативный вариант, ввести элемент как новый или отнести его к существующему, расширив тем самым функционал последнего.
Ввод формата в эксплуатацию
После разработки формат надо запустить в эксплуатацию. Это рекомендуется сделать в соответствии с шестым разделом на основании Приказа. Причем подписывать приказ должен руководитель уполномоченного госоргана не раньше, чем через полгода после утверждения документа.
Затем формат отправляют в Минюст, при одобрении которого формат зарегистрируют в спецреестре. Здесь на основании пункта 6.4 ему присвоят идентификационный номер, название, версию, формальное описание, визуализацию и т.д.