Порядок формирования и утверждения графика отпусков в 2023 году не меняли, но Роструд разъяснил некоторые нюансы применения порядка. К примеру, уточнил сроки утверждения, а также рассказал, как уведомить о нем сотрудников.
Дата утверждения графика
Согласно ст. 123 ТК РФ, работодатель обязан утвердить график ухода сотрудников в отпуск минимум за 2 недели до нового года. Так как в 2023 году дата выпадает на выходной день, то у начальника есть время до 17 декабря включительно.
Кроме того, подготавливая график, рекомендовано учесть дополнительное время, которое понадобится на мнение профсоюза при его наличии. Обычно орган рассматривает любые ЛНА в течение 5 суток после их получения. Однако для перестраховки лучше заложить календарную неделю. Особенно, если в компании ненормированный график работы.
С графиком отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников. Но так как в законе нет бланка ознакомительного документа, Роструд разрешает делать это в свободной форме под подпись.
Составление и формирование графика отпусков
Включать в график нужно всех работников без исключения, которые состоят в трудовых отношениях с предприятием. Но составляя документ, руководитель или уполномоченный обязан соблюдать законодательство в части преференций у некоторых сотрудников. Речь идет о гражданах, которые вправе получить отдых в удобное для них время. К примеру, в соответствии с п. 4 ст. 123 ТК РФ эти льготы есть:
- у многодетных родителей с тремя несовершеннолетними и более детьми;
- отозванные из положенного отпуска;
- женщины перед декретом либо сразу после него;
- несовершеннолетние;
- почетные доноры РФ и др.
Не возбраняется учитывать пожелания и других работников по личному усмотрению.
Также при составлении стоит учесть рекомендацию Минтруда о том, что чрезмерно дробить отпуск не нужно, так как работник не сможет полноценно отдохнуть. Кроме того, одна из частей отпуска не может быть менее 14 суток, а праздники и вовсе нельзя учитывать при расчете отпускных дней.
Оформление
Что касается оформления документа, то график можно составить, используя форму Т-7. При этом издавать приказ о подготовке и утверждении графика необязательно. Хотя наличие приказа поможет разрешить разногласия, которые могут возникнуть с работниками.
Второй вариант оформления — произвольная форма. В этом случае руководитель компании разрабатывает фирменный бланк и закрепляет его в локальном акте. И этим шаблоном придется пользоваться при каждом составлении документа.
Срок хранения утвержденного графика отпусков составляет 3 года, ознакомительные документы разрешают хранить столько же. По прошествии этого времени график и лист ознакомления можно уничтожить.