В Госдуму внесли законопроект, который предлагает изменения в ТК РФ. Они касаются введения электронного кадрового документооборота.
Суть планируемых действий
Планируется добавить в кодекс новую статью — 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Документы, обязательные к оформлению, можно будет формировать электронно без дополнительного бумажного варианта. Чтобы перейти на такой вид документооборота, работодатель должен будет оформить локальный акт об этом.
А если кто-то против?
В локальном акте нужно прописать срок, за который требуется предупредить штат о нововведении. День, в который будет вводиться ЭДО, должен быть не раньше, чем завершится обозначенный срок. Сообщить работникам возможно будет в электронном виде.
Если сотрудник хочет отказаться от перехода на ЭДО, то ему потребуется подать соответствующее заявление в течение месяца. Без заявления будет считаться, что работник согласен с переходом на ЭДО. Если вдруг сотрудник подал заявление, а потом передумал, то он сможет отправить новое заявление — о своем согласии.
Однако при большинстве согласных ЭДО может быть внедрен и для отказников. Законопроект гласит, что если отказалось меньше половины работников, то работодатель сможет распространить нововведение на весь персонал.
Для каких документов потребуются подписи
Документооборот может быть организован через портал «Работа в России» или информсистему нанимателя, которая сможет гарантировать подписание, сохранность документа и подтверждение факта его получения работником и работодателем.
Если будет применяться информсистема работодателя, то потребуется усиленная электронная подпись сотрудника и нанимателя (а для него еще и квалифицированная) для некоторых документов:
- трудовых договоров;
- договоров о матответственности;
- заявлений на расторжение трудового договора;
- допуска к работе по охране труда;
- приказов о наложении дисциплинарного взыскания и т.д.
Если процесс будет осуществляться через «Работу в России», то наниматель сможет применять и квалифицированную, и неквалифицированную ЭЦП, а работник — простую.
Придется покупать подписи
У нанимателя будет право (не обязанность) бесплатно выдать персоналу или гражданину, принятому на должность, усиленную КЭП. При наличии у работника собственной можно применять и ее.
Сотрудникам, если работодатель не будет обеспечивать их подписями, придется приобретать их за свой счет. Получить ЭП бесплатно смогут только ИП и ЮЛ.
Эксперимент по электронному кадровому документу, который действует сейчас и был введен ФЗ от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ, предусматривает, что наниматель обязательно выдает ЭП работникам. Другое отличие от актуального эксперимента в том, что законопроект планирует перевести на электронный кадровый документооборот и удаленных работников.
К сведению! В пояснительной записке говорится, что нововведение будет удобно работникам — не понадобится посещать отдел кадров, подписать бумаги можно будет и на дистанционке. Оперативность оформления официальных трудовых отношений будет выше.