Инвентаризацию ГСМ и, прежде всего, бензина, организация проводит по общим правилам проведения инвентаризации, установленным Приказом Минфина № 49 от 13.06.95 г. Документ описывает лишь общие моменты инвентаризационных мероприятий. Особенностей и сложностей при пересчете ГСМ между тем возникает немало. Расскажем о приемах и методах, которые используются для получения корректных результатов инвентаризации ГСМ.
В каких случаях необходима инвентаризация
Сверка фактических остатков ГСМ с данными бухгалтерского учета всегда проводится в конце года для подготовки достоверных данных годовой бухгалтерской отчетности. Кроме того, ГСМ принято инвентаризировать ежемесячно, как правило, последним днем месяца. Обычно это правило фиксируют в учетной политике. Руководитель и ответственные специалисты могут инициировать внеплановую инвентаризацию, если есть сомнения в сохранности ТМЦ. Может понадобиться сплошная инвентаризация либо выборочная — в одном из структурных подразделений. Инвентаризация ГСМ проводится на основании приказа руководителя.
Подсказка! К ГСМ относят топливо, масла и смазки, жидкости различных марок, необходимые для работы двигателя, агрегатов и механизмов.
Как правильно проводить
Специфика пересчета ГСМ предполагает использование специальных приборов – нельзя просто «перелить и взвесить» горючую жидкость или масло. После утверждения приказа и назначения инвентаризационной комиссии первой ее задачей является проверка исправности мер и приборов. Проверяются документы, подтверждающие прохождение метрологической поверки средств измерений. При необходимости приобретаются новые приборы, а действующие проходят проверку повторно в специализированных организациях. С ними должны быть заранее заключены соответствующие договоры.
ГСМ инвентаризируют по маркам, сверяя фактическое наличие с данными БУ:
- в автомобильных баках;
- в емкостях хранения ГСМ (цистернах, резервуарах, канистрах).
В настоящее время множество коммерческих фирм и иных организаций пользуется услугами автозаправок. Места хранения ГСМ оборудованы лишь на крупных предприятиях и специализированных фирмах (имеются в виду те же автозаправки и другие участники рынка купли-продажи топлива). Таким образом, на первый план выходит инвентаризация топлива в автопарке, в баках и мелкой таре.
Кроме общих правил проведения инвентаризации члены комиссии руководствуются ГОСТ 8.587-2019 «Государственная система обеспечения единства измерений. Масса нефти и нефтепродуктов. Методики (методы) измерений». Документ принят в 2020 году и в настоящее время действует. ГОСТ используют в основном при подсчете топлива в крупных емкостях хранения. Подсчет делается с помощью специальных формул.
Важным руководством для инвентаризационной комиссии служит «Инструкция о порядке поступления, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на нефтебазах, наливных пунктах и автозаправочных станциях системы Госкомнефтепродукта СССР № 06/21-8-446 от 15/08/1985». Документ принят достаточно давно, но до сих пор применяется при инвентаризации горюче-смазочных материалов в организации. Используется как методика, так и приведенные в инструкции формы документов, учитывающие специфику приема, хранения, пересчета ГСМ. К примеру, документ прямо запрещает списание нефтепродуктов на погрешность средств и методов измерений.
Чтобы определить, сколько фактически в баке автомобиля находится топлива (в литрах), топливо либо сливают, опустошая бак полностью, либо доливают до полного объема бака. Применяют, кроме того, специальную мерку (измеритель) или снимают показания автомобильного компьютера. Полученные данные сверяют с учетными: приходом, чеками на расход, путевками, фиксирующими рейсы и ездки, документами, фиксирующими расход масел и смазок. С учетом начальных остатков определяют сальдо конечное по БУ. В инвентаризационных описях фиксируют расхождения, если они выявлены.
Как учесть результаты
На сегодняшний день большая часть учета ГСМ, как и других ТМЦ, сосредоточена в сфере электронной бухгалтерии. Так, конфигурация «Складской учёт горюче-смазочных материалов» в 1С Предприятие включает в себя акты на слив и акты приемки ГСМ, запись состояния резервуаров по результатам снятия остатков ГСМ, отчет о движении ГСМ по складу за период, расчет естественной убыли нефтепродуктов при выявлении недостачи, корректировку остатков ГСМ в резервуарах и перемещение между ними, акт инвентаризации.
Печатные формы разработаны на основе Инструкции № 06/21-8-446. При необходимости вести учет ГСМ только в бумажном виде их тоже можно использовать. Это ф. 12-НП, 32-34-НП и ряд других.
В бухгалтерском учете движение ГСМ отражается на счете 10, на отдельном субсчете. Бензин и другие ГСМ при хранении, в результате изменения физических свойств, частично безвозвратно утрачиваются, т.е. происходит их естественная убыль. Допустимые величины таких потерь устанавливает Приказ Минэнерго России от 16.04.2018 N 281 «Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении» с учетом сроков, места хранения, климатической группы, в которую отнесены ГСМ.
Очевидно, что недостачи сверх указанных норм придется компенсировать виновным работникам, поэтому четко зафиксировать величину недостачи в ведомости (например, ф. ИНВ-19) очень важно.
Инвентаризационные описи могут составляться по каждому подразделению, цеху, складу отдельно. Не является нарушением и одна общая инвентаризационная ведомость, отражающая результаты по организации.
Применяются стандартные проводки:
- Дт 10 Кт 91/1 – зафиксированы излишки ГСМ.
- Дт 94 Кт 10 – зафиксирована недостача ГСМ.
- Дт 20, 23, 44 и пр. Кт 94 – недостача в пределах естественных норм убыли отнесена в расходы.
- Дт 73 Кт 94 – сверхнормативная недостача отнесена на виновное лицо.
- Дт 91/2 Кт 94 – сверхнормативная недостача списана, виновные не установлены.
Отметим, что порядок списания недостач и потерь в связи с введением в действие ФСБУ 5/2019 не изменился.
Что может вызвать спор
Возникшая сверх норм естественной убыли недостача, которую организация стремится погасить за счет виновных лиц, может ими оспариваться в том числе в суде. Одним из важных моментов здесь является исправное состояние измерительных приборов и приспособлений.
Ситуация: организация самостоятельно изготовила измерительные линейки для замера топлива в баках, взяв за основу уровень, соответствующий определенному объему бензина. Зная объем полного бака (например, полный бак 45 литров, а бензина было залито 40 литров, порционно по 5 литров), определяют объем ГСМ, соответствующий одному делению линейки – 5 литров.
Можно ли оспорить результат инвентаризации, если приспособление изготовлено в организации и не проходило проверку на пригодность к использованию в специализированных фирмах? В нормативных документах содержится указание на необходимость технически обеспечить инвентаризацию ГСМ, о необходимости сторонней проверки изготовленных организацией мер прямо не говорится. Формально повода оспорить выводы инвентаризационной комиссии нет.
Важно! Вместе с тем приспособления для замеров должны работать без погрешностей, как указано в Инструкции № 06/21-8-446.
Вывод здесь может быть таким: проверка корректной работы всех приборов и приспособлений, в том числе изготовленных самостоятельно, необходима. Подтверждающие этот факт документы помогут в случае возникновения споров.