Акт на списание канцтоваров

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта на списание канцтоваров .xlsСкачать образец заполнения акта на списание канцтоваров .xls

Что считается канцелярскими товарами

К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы). Сюда же включаются крепежные материалы (папки, скрепки, скобы, штемпели и т.п.), чертежные изделия (например, готовальни), пеналы, портфели (но только школьные) и прочие виды товаров.

Все они относятся к категории материальных запасов предприятия и входят в состав основных средств, которые при необходимости следует списывать в установленном законом порядке.

Отдельно отметим, что списанию подлежит и рекламная канцелярская продукция, предназначенная для внешних рекламных акций, но выдаваемая сотрудникам для внутреннего пользования (например, блокноты, календари, ручки с логотипами и т.п.).

Кто может применять данный акт

Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Зачем составлять акт на списание канцтоваров

Распространенной ошибкой многих компаний является то, что регулярное приобретение канцтоваров относится к расходам непосредственно во время их покупки. Это неправильно, поскольку в случае внезапной налоговой проверки, инспектор надзорной службы не признает расходы на канцелярские товары, оформленные таким способом, что в свою очередь приведет к доначислению налога на прибыль. Правильным основанием для списания этой категории товарно-материальных ценностей, будет оформление специального акта.

Таким образом, акт на списание канцтоваров позволяет законно отнести потраченные на покупку «канцелярки» средства к расходам предприятия и оправдать снятие материальных ценностей с учета. Он же позволяет снизить налогооблагаемую базу организации на всю сумму произведенных на канцтовары затрат.

Этапы процесса оформления приобретения канцелярских товаров

Процедура оформления расходов на канцелярские принадлежности состоит из нескольких этапов.

1. Сначала приобретение, при котором обязательно должен быть получен кассовый и товарный чек, а также приходный ордер.
2. Отправление канцтоваров в те отделы, которые в них нуждаются. Здесь применяется требование-накладная, без указания назначения товарно-материальных ценностей.
3. Завершающим этапом становится сам акт списания канцтоваров.

Порядок применения акта

Чтобы правильно оформить списание канцелярских принадлежностей, на предприятии должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. В нее может входить руководитель компании и бухгалтер. Утверждают комиссию в отдельном приказе. Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание.

Правила составления документа

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

• каждый раз составлять акт в свободной форме;
• разработать шаблон документа и исходя из своих потребностей.

Во втором случае бланк необходимо закрепить в локальных документах и пользоваться только им. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать:

• дату составления;
• наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей;
• полный перечень списываемых товаров с указанием количества и цены;
• подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Заполнять акт нужно аккуратно и внимательно, чтобы избежать ошибок, а тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих инстанций.

Правила оформления акта на списание канцтоваров

Акт можно оформить на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата. Это значения не имеет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Единственное условие: документ должен содержать «живые подписи» ответственных за списание лиц.

После составления акта и признания расходов на канцтовары в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться не менее трех лет.

Образец акта на списание канцтоваров

Данный акт имеет вполне стандартную структуру.

1. Сверху надо написать полное название организации, ее адрес, а также в бланке отводится место для утверждения директором.
2. Затем в документе фиксируют период, за который он составляется, а также состав комиссии, которая проводит списание.
3. После этого в акт надо перечислить списываемые ТМЦ. Эти сведения лучше всего оформить в виде таблицы. В ней нужно указать:
   • наименование продукции;
   • количество по всем позициям;
   • стоимость одной единицы;
   • общую сумму за партию той или иной категории канцтоваров;
   • счет, по которому проходят данные товарно-материальные ценности;
   • в строку «Итого» вносятся окончательные цифры по количеству и стоимости канцтоваров.

В завершение документ подписывают все члены комиссии с указанием их должности и расшифровками подписей.