Осмотр помещений/оборудования – одно из стандартных мероприятий, проводимых компанией. Нужна эта процедура для обнаружения дефектов, установления соответствия здания/техники нормам. Результаты осмотра в обязательном порядке отражаются в акте. Существуют различные виды этого документа. Самые распространенные из них – это акт осмотра оборудования и акт осмотра помещения. Рассмотрим их особенности.
Акт осмотра оборудования
Акт осмотра оборудования – бумага, фиксирующая процедуру осмотра приборов/оборудования. В ней же отражаются итоги мероприятия, обнаруженные дефекты. Обычно документ создается сотрудниками фирмы в рамках осмотра техники, которая:
- эксплуатируется компанией;
- куплена для последующей продажи;
- предлагается для сдачи в аренду;
- поступила на склад для обслуживания/ремонта;
- поступила на склад на ответственное хранение.
Обычно осмотр проводится после или перед каким-либо событием. К примеру, осматривается техника, которая недавно была приобретена. Вне зависимости от оснований осмотра, в рамках процедуры обязательно нужно составлять акт. Он, в большинстве случаев, не является самодостаточным. Он дополняет другие бумаги: договор, акт передачи и так далее.
Функции
Акт осмотра решает следующие задачи:
- Фиксация обнаруженных повреждений, которые можно увидеть невооруженным взглядом.
- Документальное подтверждение полной комплектации техники.
- Подтверждение того, что оборудование находится в рабочем состоянии.
- Установление соответствия приборов техническому паспорту.
- Документальное подтверждение того, что оборудование отвечает нормам пожарной и санитарной безопасности.
Осмотры могут быть как разовыми, так и регулярными. Но, в любом из этих случаев, необходимо составлять акт. Он выполняет эти функции:
- Предотвращение производственных сбоев/поломок.
- Установление того, что техника может эксплуатироваться.
Осмотр – это важнейший элемент, нужный для обеспечения безопасности. На основании акта техника вводится в эксплуатацию. Если же комиссия не может дать разрешения на использование оборудования, в акте должны содержаться основания для отказа. В частности, в документе должны содержаться эти положения:
- Степень износа.
- Обнаруженные дефекты.
- Примерная стоимость устранения обнаруженных дефектов.
- Примерные сроки ремонтных работ.
Иногда обнаруженные дефекты нельзя исправить. В этом случае, на основании акта осмотра, производится списание техники с баланса фирмы.
Правила оформления акта
Обычно осмотр оборудования проводится комиссией. Обычно в ее состав входят представители компании из различных подразделений: инженеры, замы руководителя, технологи, юристы.
Не существует унифицированной формы акта осмотра. Документ может создаваться в свободной форме. При его составлении также могут использоваться образцы, утвержденными руководителем компании. Форма акта должна быть зафиксирована в учетной политике.
Для оформления документа можно использовать обычную бумагу или бланк фирмы. Текст может быть как письменным, так и печатным. Возможно электронное заполнение акта. Но, если он составлялся в электронной форме, требуется распечатать его, а затем заверить документ подписями всех участников комиссии.
Оформляется документ в нескольких экземплярах. Один остается у компании. Другие экземпляры передаются лицам, занимавшимся осмотром.
ВНИМАНИЕ! Акт осмотра не обязательно заверять печатью. Делать это нужно только тогда, когда соответствующее положение есть в учетной политике фирмы.
Содержание акта
Содержание акта осмотра можно подразделить на 3 части: «шапка», основная часть и заключение. В «шапке» прописываются эти сведения:
- Название компании.
- Название документа.
- Дата и место оформления.
В основной части содержатся эти положения:
- Участники комиссии (ФИО, должность).
- Информация об оборудовании: модель, артикул, производитель, инвентарный номер.
- Этапы проведения осмотра: внешний осмотр, установка, запуск.
- Итоги мероприятия. Нужно максимально подробно написать о состоянии оборудования, обнаруженных дефектах.
- Итоги деятельности комиссии. Здесь фиксируется общее мнение участников, а также выводы каждого из них.
К акту могут прилагаться дополнительные материалы. К примеру, фото и видео. В этом случае в акт нужно включить перечень приложений.
Акт осмотра помещения
Акт осмотра помещения может составляться при следующих обстоятельствах:
- Приобретение квартиры/офиса.
- Аренда помещения.
- Повреждение помещения вследствие ЧП (пожар, наводнение и так далее).
- Необходима экспертиза помещения для последующего направления документа в суд.
Главная цель акта осмотра – фиксация дефектов или их отсутствия. Законом не установлена форма рассматриваемого документа. Но он должен соответствовать ряду требований. В частности, в нем должны быть обязательные реквизиты: дата и место оформления, состав комиссии, название документа. В акте подробно перечисляются все обнаруженные дефекты. Документ должен включать в себя заключения экспертов, входящих в комиссию. Акт описи не будет действительным без подписей участников комиссии и лиц, проводящих осмотр.