О сайте
Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Должностная инструкция архивариуса

1876

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

  1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
  2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
  3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
  4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
    • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
    • опыт работы с архивами от одного года.
  5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
    • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
    • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
    • система сортировки документов по различным параметрам;
    • нормы приема документов в архив;
    • стандарты хранения документации в архиве;
    • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
    • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
    • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
    • правила проверки корректности документации;
    • сроки проведения основных работ с документами;
    • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
    • порядок списания и ликвидации документов;
    • нормы трудового распорядка и дисциплины.
  6. Архивариус ориентируется на:
    • действующие законы;
    • профильные нормативы;
    • положения данной инструкции;
    • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

  1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
  2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
  3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
  4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
  5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
  6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
  7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
  8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
  9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
  10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
  11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
  12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
  13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
  14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
  15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
  16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

  1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
  2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
  3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
  4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
  5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

  1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
  2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
  3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
  4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

  • Общая часть.
  • Обязанности специалиста.
  • Его трудовые права.
  • Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

  • Особенности должностных взаимоотношений.
  • Условия работы специалиста.
  • Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

  • порядок его приема на работу и увольнения;
  • порядок его временной замены;
  • умения, которыми он должен обладать;
  • квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Скачать документбесплатно
«Должностная инструкция архивариуса»
Сохранить:
Скопировать урл
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Вход на сайт
Регистрация

Нажимая «Зарегистрироваться», вы соглашаетесь с Политикой сайта и Правилами форума

Спасибо за регистрацию на сайте

Смена пароля

Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

КонсультантПлюс
Бесплатный доступ к документам
Ассистентус — это сайт для малого бизнеса
  • У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.
  • На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка.
  • В нашей базе более 1000 документов с подробными описаниями и файлами для скачивания.
  • У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы.
Отправить сообщение об ошибке