Должностная инструкция секретаря руководителя играет роль приложения к трудовому договору. Это правовой документ, в котором определен спектр рабочих параметров специалиста: от его должностных обязанностей до прав, которыми он обладает. Все это требует от работодателя тщательного подхода к корректности формулировок и точности содержания инструкции.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря руководителя
1. Общие положения
- Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
- Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
- Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
- высшее образование;
- опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
- знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
- владение навыками стенографии;
- знание английского языка не ниже уровня Advanced.
- Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
- Секретарь руководителя обязан знать:
- действующие в организации правила делопроизводства;
- правила проведения деловых встреч и переговоров;
- нормы встреч с зарубежными партнёрами;
- правила делового этикета;
- соответствующее программное обеспечение;
- английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
- руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
- основы стенографии;
- нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
- правила использования офисного оборудования;
- востребованные офисные программы;
- принципы соблюдения действующих норм безопасности;
- правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
- Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:
- актуальными нормами и законами;
- документами организации;
- разделами данной инструкции.
2. Функции
На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:
- Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
- Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
- Организация значимых звонков для руководителя.
- Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
- Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
- Ведение списка посетителей и организация их приема.
- Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
- Ведение соответствующей должностной документации.
- Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
- Выполнение деловых распоряжений руководителя.
- Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
- Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
- Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
- Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.
3. Ответственность
Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:
- За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
- За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
- За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.
4. Права
Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:
- Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
- Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
- Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
- Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
- Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
- Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
- Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.
Для чего применяется деловая инструкция
Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.
Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.
Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.
Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.
Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию.
Составление должностной инструкции секретаря руководителя
Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:
- Общий раздел.
- Функции.
- Ответственность.
- Права.
Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.
Общая часть
В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.
Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком.
Функции
Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.
Ответственность
В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.
Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.
Права
Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.
После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.