Объяснительная о недостаче при инвентаризации

Объяснительная о недостаче при инвентаризации – это документ, в котором материально ответственное лицо разъясняет причины недостачи руководству компании. Сегодня мы рассмотрим, как проводится процедура инвентаризации, что будет ждать материально ответственного сотрудника при выявлении недостачи.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк объяснительной о недостаче инвентаризации .docxСкачать образец объяснительной о недостаче инвентаризации .docx

Инвентаризация

Под инвентаризацией понимается процедура сверки тех товарно-материальных ценностей, что имеются в наличии, с теми, что числятся по документам. Инвентаризация так или иначе проводится на каждом предприятии не реже одного раза в год. Если организация регулярно принимает на свой склад и отгружает с него товары, инвентаризацию проводят значительно чаще.

Процедура проводится на основании приказа директора компании, который формирует специальную инвентаризационную комиссию. Выбранные сотрудники фирмы должны сверить количество ценностей на складе с информацией в документах. В случае выявления недостачи или излишков начинают разбираться в проблемном вопросе. Излишки, вероятнее всего, будут свидетельствовать лишь о некачественной работе материально ответственного лица, а вот недостача – дело куда более серьёзное.

При стечении определённых обстоятельств дело даже может дойти до обращения в полицию с заявлением о возбуждении уголовного дела. Следователь разберется и выяснит, куда пропали ценности, кто их присвоил или растратил. Уголовный кодекс предусматривает отдельную статью для подобных ситуаций – присвоение и растрата (статья 160 Уголовного кодекса РФ).

Ответственное лицо

Любой склад – это место, требующее постоянного внимания. Нести за него ответственность может кладовщик, ответственный по административно-хозяйственной части или иной сотрудник предприятия, на которого такая обязанность возложена соответствующим соглашением. Причем речь идёт именно о полной материальной ответственности, то есть в случае чего работник из своего кармана будет компенсировать убытки предприятия.

При начале инвентаризации ответственный работник составляет расписку, в которой утверждает, что все поступившие ТМЦ оприходованы, а выбывшие – списаны. С этим знанием представители комиссии начинают проверку на месте. В случае выявления расхождений все вопросы будут адресоваться именно ответственному лицу.

Выявление недостачи

Недостача на складе при инвентаризации представляет собой серьёзную ситуацию, требующую оперативного вмешательства. Разберём вопрос с точки зрения материально ответственного лица. Помимо материальной ответственности, работник несёт перед работодателем еще и дисциплинарную ответственность, обязуется соблюдать трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой кодекс приводит исчерпывающий перечень санкций, которые работодатель может применять к своим подчинённым. К их числу относят замечание, выговор и увольнение. Более того, уволить сотрудника можно только по чётко обозначенным причинам (81 статья Трудового кодекса). Например, в случае с материально ответственным лицом могут уволить по статье за хищение имущества фирмы или за утрату доверия. Если работнику всё же избежать уголовной ответственности, устроиться на новое место работы с подобной записью в трудовой книжке будет крайне проблематично.

Объяснительная записка

При выявлении недостачи руководство компании обязано взять с материально ответственного сотрудника объяснения. Объяснительная записка будет необходима для применения к работнику дисциплинарного взыскания. Если человек отказывается давать объяснения, кадровик сформирует акт об отказе дать объяснения, который заменит собой записку, директор в любом случае получит право издать приказ. Мы бы не советовали отказываться от объяснительной, ведь она может поспособствовать освобождению от ответственности.

В объяснительной ответственный работник разъясняет, откуда взялась недостача. Если выяснится, что все ТМЦ на месте, а недостача стала лишь следствием некачественной работы кладовщика (не списал выбывшие предметы), об увольнении не пойдёт и речи.

Инструкция по составлению объяснительной

Объяснительная о недостаче при инвентаризации может составляться материально ответственным лицом в свободной форме при помощи чистого листа бумаги, чёрной или синей шариковой ручки. Этих средств будет вполне достаточно для формирования необходимой нам записки.

В правом верхнем углу листа бумаги пропишем ФИО руководителя фирмы, ведь именно ему будет адресоваться наша объяснительная, его должность, а также полное наименование компании со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее по тексту указываем ФИО сотрудника, занимаемую им должность в штатном расписании.

Следующим шагом ссылаемся на факт проведения инвентаризации в компании. Затем обозначаем, что в рамках инвентаризации была выявлена недостача, а вы являетесь материально ответственным лицом. Затем мы стараемся объяснить, откуда взялась недостача, с чем она связана, что стало её причиной. Если вы имеете в запасе какие-либо документы, способные подтвердить вашу позицию, приложите их к объяснительной.

В завершение работы с документом мы оставляем на бумаге свой автограф, ставим дату формирования объяснительной. Передаём итоговый вариант на рассмотрение руководству фирмы лично либо через отдел кадров. На составление объяснительной у нас будет всего два дня, так что не следует затягивать.

Примерный образец