Письмо клиенту о возобновлении сотрудничества

Письмо клиенту о возобновлении сотрудничества компания составляет в ситуациях, когда бизнес-отношения были расторгнуты по каким-либо причинам, но в определенный момент удалось создать все условия для взаимодействия. Задача письма — информировать контрагента о произошедших изменениях и убедить снова заключить с компанией-отправителем сделку. Как составить такой документ, разберемся в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пример письма клиенту о возобновлении сотрудничества .doc

Особенности написания письма

Занимается составлением такого письма, как правило, сотрудник, отвечающий за поиск партнеров, развитие бизнеса, расширение связей организации. Перед предложением компании возобновить сотрудничество нужно проконсультироваться с руководством.

Письмо нужно адресовать главе компании либо менеджеру (или другому сотруднику), с которым ранее работала фирма-отправитель.

Для такого типа письма надо применять те же правила, что и для писем о предложении сотрудничества: вежливое обращение, лаконичное изложение выгодных условий, контакты для связи. Важно использовать официально-деловой стиль, не включать в текст термины, просторечные и разговорные выражения. Перед отправлением его нужно тщательно проверить на наличие разного рода ошибок.

Объем не должен быть большим: основной текст должен содержать только суть, факты, никаких длинных вступлений делать не нужно. На чтение таких писем у получателя должно уходить не больше минуты.

Составляем письмо о возобновлении сотрудничества

Письмо составляют в свободной форме. Получатель при прочтении сразу должен понять, что ему предлагают, поэтому нужно избегать размытых формулировок, письмо не должно быть длинным.

Оформляют его на белом листе формата А4 или фирменном бланке компании.

Что нужно указать в документе:

1. Информацию об организации-отправителе. Если письмо составляют на фирменном бланке, то она будет включена автоматически.
2. Для кого предназначено письмо. Адресатом может быть как генеральный директор, так и другой сотрудник компании, имеющий полномочия принимать решения о сотрудничестве с другими организациями.
3. Обращение к адресату. Пользуются стандартным «Уважаемый Иван Иванович!».
4. Текст письма. Здесь должно быть, собственно, само предложение о возобновлении сотрудничества. Указывают на выгоду от такого сотрудничества двух компаний. Если ранее организации перестали взаимодействовать по определенной причине и теперь ее устранили, то нужно написать и об этом. Указывать подробности о компании не нужно, контрагент уже работал с ней, поэтому такая информация будет излишней. В конце можно добавить призыв к действию.
5. К кому обращаться за ознакомлением с предложением, для получения документов, прайсов и т.п. Нужно указать ФИО и должность такого сотрудника, его контакты.

Письмо нужно заканчивать подписью руководителя организации. Ставить дату на документе не обязательно, в журнале исходящей корреспонденции его регистрировать не нужно.

Как отправить письмо

Передать письмо потенциальному контрагенту можно несколькими способами:

1. По электронной почте. Самый простой и быстрый способ. Недостатком является только то, что письмо может быть признано спамом и уйдет в соответствующую папку, а получатель его не увидит.
2. Обыкновенной почтой. Затратный способ, если отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Но он не подойдет, если требуется отправить письма большому количеству организаций.
3. По факсу. Некоторые компании до сих пор используют этот метод.
4. Курьером. Этот способ тоже не подойдет для массовой рассылки. Если же потенциальный партнер — важная компания и единственый получатель письма, то этот способ идеален.

Пример письма клиенту о возобновлении сотрудничества