Приказ о компенсации аренды жилья

Приказ о возмещении расходов на аренду жилья — это официальный документ, фиксирующий обязательство работодателя компенсировать сотруднику затраты на аренду жилого помещения. В статье рассмотрим, в каких случаях такая компенсация предусмотрена, как регулируется трудовым законодательством и как оформить документ корректно.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о компенсации аренды жилья .docxСкачать образец приказа о компенсации аренды жилья .docx

Компенсация жилья

Компенсация аренды жилья — это добровольная мера поддержки сотрудника, при которой работодатель полностью или частично возмещает расходы на аренду жилого помещения. Такая выплата не является обязательной по трудовому законодательству и предоставляется исключительно по инициативе работодателя, если это предусмотрено локальными актами организации, коллективным или трудовым договором.
Право на компенсацию имеют сотрудники, в отношении которых работодатель взял на себя соответствующие обязательства. Например:

• сотрудники, переведенные в другой регион или филиал компании, если переезд инициирован работодателем.
• специалисты, привлеченные из другого города, для которых аренда жилья является временной необходимостью.
• работники, для которых компенсация предусмотрена как часть социального пакета (например, топ-менеджеры, иностранные эксперты).

Условия предоставления компенсации (стаж работы, срок действия договора аренды, лимиты по сумме) должны быть четко прописаны в локальных документах компании.

Условия для компенсации

Для получения компенсации сотруднику необходимо выполнить ряд действий.

Во-первых, уведомить работодателя о необходимости возмещения расходов, предоставив заявление с просьбой о компенсации.
Во-вторых, приложить к заявлению документы, подтверждающие расходы: договор аренды жилья, квитанции об оплате, реквизиты арендодателя.
В-третьих, дождаться проверки документов работодателем на соответствие условиям локальных актов (например, соответствие суммы установленному лимиту).

Нормативная база

Приказ директора является обязательным документом для оформления компенсации. Он издается после согласования условий с сотрудником и подтверждения целевого характера расходов. В приказе указываются:

• ФИО сотрудника, размер и сроки компенсации;
• основание для выплаты (ссылка на коллективный договор или локальный акт);
• реквизиты договора аренды и подтверждающих документов;
• источник финансирования (например, статья расходов на социальную поддержку).

Без приказа бухгалтерия не вправе произвести выплату, а расходы не могут быть учтены в налоговом учете.

Процедура основывается на следующих нормативных актах:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 164, 168.1) — допускает компенсации как часть социальных гарантий, если они закреплены в локальных документах.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 255, 270) — разрешает включать компенсации аренды в расходы на оплату труда, если они предусмотрены коллективным договором.
• локальные акты организации — положение о компенсациях, коллективный договор, трудовой договор.

Работодатель вправе отказать в компенсации в следующих случаях:

• отсутствие условий о возмещении аренды в локальных документах или трудовом договоре.
• предоставление сотрудником недостоверных документов (например, фиктивного договора аренды).
• превышение установленного лимита по сумме или сроку компенсации.
• истечение периода, на который предоставлялась компенсация (например, завершение командировки).

Если компенсация предусмотрена трудовым договором, а работодатель отказывает в выплате без законных оснований, сотрудник может потребовать выполнения обязательств через суд или трудовую инспекцию.

Важно, что компенсация аренды жилья, предусмотренная коллективным договором, не облагается НДФЛ в пределах 4 тыс. рублей в год (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы сверх этого лимита подлежат налогообложению. Если выплата не закреплена в локальных актах, она считается доходом сотрудника и облагается НДФЛ в полном объеме.

Инструкция по оформлению приказа

Оформление приказа начинается с заполнения шапки. В верхней части листа указывается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы. Далее по центру прописывается название документа («О компенсации расходов на аренду жилья»), присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с внутренним документооборотом, а также указываются дата и город издания (населенный пункт, где зарегистрирована компания).

В мотивировочной части документа руководитель обосновывает необходимость выплаты. Например, это может быть условие трудового договора, коллективное соглашение или локальный акт компании, предусматривающий поддержку сотрудников в аренде жилья. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляются распоряжения:

• выплатить сотруднику (ФИО, должность) компенсацию в установленном размере за аренду жилья, соответствующего требованиям работодателя.
• возложить на бухгалтерию обязанность по перечислению средств в установленные сроки (например, ежемесячно вместе с зарплатой).
• ознакомить с приказом всех упомянутых лиц (бухгалтера, специалиста отдела кадров) под подпись.
• назначить ответственного за исполнение распоряжения (например, начальника отдела кадров).

Документ заверяется подписью руководителя с расшифровкой, после чего приобретает юридическую силу. Приказ действует с момента подписания, а выплаты производятся до окончания срока аренды или до изменения условий работодателем.

Примерный образец