Приказ о корпоративной почте

Приказ о корпоративной почте — это распорядительный документ, в соответствии с которым руководитель предприятия имеет возможность официально ввести в обиход электронный документооборот посредством корпоративной почты. В рамках материала мы рассмотрим, что такое корпоративная почта, в каких компаниях она используется, какую цель преследует.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о корпоративной почте .docxСкачать образец приказа о корпоративной почте .docx

Корпоративная почта

Корпоративная почта представляет собой инструмент электронного документооборота, посредством которого сотрудники одной компании могут обмениваться рабочими бумагами с минимальными рисками утечки информации. Более того, практика, когда у каждого работника есть собственная электронная почта, существенно облегчает рабочий процесс. Обычно наименование почтового ящика привязано к имени конкретного сотрудника, а значит, отправить на него e-mail можно даже не зная конкретного адреса.

Ещё одним важным преимуществом собственной корпоративной почты является возможность её администрирования. Заниматься этой работой будет штатный сотрудник организации. Чаще всего это системный администратор. Таким образом появляется возможность установления различных прав по части взаимодействия, условий выгрузки материалов и прочего. Общественные сервисы не предоставляют такого инструментария.

Приказ директора

Распоряжение директора компании обладает определенной юридической силой, то есть имеет возможность повлиять на различные внутренние процессы в компании. Так, если появилась идея перевести предприятие на электронный документооборот с применением корпоративной почты, приказ также потребуется.

Во-первых, приказ нужен для перевода персонала на новую систему документооборота в части реализации инициативы. Именно посредством распоряжения на системного администратора компании будет возложена ответственность по части регистрации почтовых ящиков и установки необходимо программного обеспечения. Здесь допускается установить конкретный срок либо же оставить дату открытой.

Во-вторых, перевод на корпоративную почту может потребовать внесения изменений в локальный акт, будь то коллективный договор или же Положение «О документообороте». В подобных документах может фиксироваться наименование корпоративной платформы.

Столь масштабная работа необходима чтобы встроенный механизм мог без сбоев работать в будущем. Следить за работоспособностью всей системы будет штатный системный администратор предприятия. В случае возникновения сбоев и неполадок, придется оперативно вмешиваться, проводить профилактические работы. Подобное довольно часто происходит с локальными серверами.

Форма документа

Приказ директора о корпоративной почте, как мы уже выяснили, относится к распорядительной документации, значит, нам следует обратить особое внимание на его внешний вид. Если до 2014 года организации вынуждены были пользоваться бланками и шаблонами от Госкомстата, то сейчас этот вопрос отдан в частные руки. В наши дни любой желающий имеет возможность составить приказ самостоятельно, руководствуясь при этом одними лишь общими правилами делового документооборота.

Отдельное внимание мы обратим на форму документа. По структуре приказ директора должен состоять из шапки, описательно-мотивировочной и распорядительной частей, а также определенного набора реквизитов. Каждый отдельно взятый структурный элемент имеет уникальные правила по части оформления, о которых мы обязательно поговорим позднее.

Написать текст приказа нужно в печатном варианте. Само содержание оформляется на чистом листе бумаги формата А4.

Разбираемся, как оформить приказ

Начать процесс оформления приказа о корпоративной почте нам следует с заполнения его титульной части, шапки. В верхней части документа нужно будет указать название компании, внутри которой принимается соответствующее решение, её организационно-правовую далее. Далее мы обозначим наименование текущего распоряжения, присвоим ему уникальный номер согласно утвержденной на предприятии номенклатуры дел. Следующим шагом пропишем сегодняшнее число, а также место составления распоряжения.

Ниже по документу мы должны будем официально сослаться на имеющиеся у директора основания для издания соответствующего приказа. В теории это может стать заявление или же служебная записка от работника, докладная записка от начальника, а также соответствующая норма закона. Конкретно в нашем случае имеет смысл оставить ссылку на 191 статью Трудового кодекса.
Далее по тексту начальник пишет слово «приказываю», начинает в столбик перечислять распоряжения о корпоративной почте:

• с такого-то числа ввести на предприятии систему корпоративной почте, ответственным назначить системного администратора;
• возложить обязанность за исполнение распоряжения на кадровика или начальника кадровой службы;
• кадровику ознакомить с содержанием распоряжения всех работников, размер заработной платы которых будет изменяться, а также текущего исполнителя в лице системного администратора;
• оставить контроль за исполнением за собой.

В таком виде приказ начальника уже можно назвать оформленным максимально корректно. Для того чтобы завершить всю процедуру, останется лишь заполучить подпись директора, расшифровать его автограф. После реализации всех инициатив распоряжение передается на хранение.

Примерный образец