Приказ о переходе на ЭДО

Приказ о переходе на ЭДО — это локальный нормативный акт организации, который закрепляет решение о внедрении электронной системы документооборота (ЭДО) для управления внутренними и внешними документами. Настоящий приказ определяет цели и задачи перехода, порядок внедрения системы, обязанности подразделений и сотрудников, а также контроль за корректностью и своевременностью обработки документов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о переходе на ЭДО .docxСкачать образец приказа о переходе на ЭДО .docx

Переход на ЭДО направлен на повышение эффективности работы организации, ускорение обработки документов, снижение рисков ошибок и утраты информации, а также на обеспечение прозрачности процессов внутреннего контроля. Утверждение перехода приказом позволяет формализовать процесс внедрения, закрепить ответственность за подготовку и использование новой системы, а также обеспечить согласованность действий всех подразделений организации.

Документ фиксирует этапы внедрения, порядок подготовки сотрудников, внесение изменений в учет и регистрацию документов, а также контроль за соблюдением установленных правил. Применение приказа исключает произвольные изменения в процедуре документооборота, обеспечивает прозрачность процессов и формирует юридическую базу для взаимодействия с внешними контрагентами и внутренними подразделениями.

Приказ обеспечивает интеграцию ЭДО во все подразделения, включая финансовый, кадровый и административный учет, и формирует основу для дальнейшего анализа эффективности работы с документами. Он создает условия для цифровизации процессов, упрощает контроль за документооборотом и повышает скорость принятия управленческих решений.

Цели и задачи перехода на ЭДО

Главной целью приказа является внедрение системы электронного документооборота для повышения эффективности управления документами, сокращения времени обработки и повышения прозрачности процессов. Приказ закрепляет обязанности сотрудников и подразделений по использованию системы, а также регламентирует порядок контроля за корректностью и своевременностью работы с документами.

Задачи приказа включают: подготовку сотрудников к работе с ЭДО, внедрение системы в подразделениях, разработку инструкций по использованию, организацию хранения и учета электронных документов, а также контроль за соблюдением правил работы с системой. Приказ обеспечивает системный подход к переходу на ЭДО, минимизирует риски сбоев и нарушений в документообороте и гарантирует соблюдение нормативных требований.

Применение приказа позволяет оптимизировать рабочие процессы, ускорить обмен информацией между подразделениями, повысить надежность хранения документов и создать единые стандарты обработки и регистрации.

Порядок внедрения системы

Внедрение ЭДО начинается с подготовки технических условий, выбора платформы и тестирования системы. Подразделения организации проводят обучение сотрудников, знакомят их с инструкциями и регламентами работы в системе. Руководители подразделений контролируют своевременность внедрения, корректность работы сотрудников и полноту передачи документов в электронном виде.

Этап внедрения включает настройку учетных записей, интеграцию с существующими информационными системами, перенос актуальных документов и проверку корректности их регистрации. Все действия фиксируются документально, что обеспечивает возможность последующего контроля и аудита.

Применение приказа обеспечивает системность и прозрачность внедрения ЭДО, исключает хаотичное использование новых инструментов и минимизирует возможные ошибки при работе с документами.

Контроль исполнения и ответственность

Контроль за соблюдением правил внедрения и использования ЭДО осуществляется руководителем организации или уполномоченным лицом. Контроль включает проверку корректности регистрации документов, своевременность обработки, соблюдение правил хранения и доступа, а также обучение и инструктаж сотрудников.

Руководители подразделений несут ответственность за организацию работы своих отделов с ЭДО, а сотрудники — за правильность внесения и обработки документов. Нарушение установленных правил рассматривается как несоблюдение локальных нормативных актов организации и может повлечь дисциплинарные меры в соответствии с внутренними регламентами и трудовым законодательством.

Эффективный контроль обеспечивает надежность работы системы, прозрачность процессов и защиту информации, а также формирует базу для оценки эффективности цифровизации документооборота.

Инструкция по оформлению приказа

Приказ оформляется на бумажном носителе на фирменном бланке организации либо на листе формата А4. В верхней части по центру размещается слово «ПРИКАЗ», ниже указывается тема документа с формулировкой «о переходе на ЭДО».

Текст приказа излагается связно в официально-деловом стиле, без использования таблиц и вертикальных перечней. Формулировки должны быть точными и однозначными, фиксировать факт внедрения системы, порядок ее использования, обязанности сотрудников и контроль за исполнением приказа.

Приказ подписывается руководителем организации с указанием должности и расшифровкой подписи. Документ подлежит регистрации и хранению в составе распорядительной документации согласно внутренним правилам делопроизводства.

Примерный образец