Приказ о переходе на электронные трудовые книжки

В 2020 году все работодатели постепенно должны перевести свой штат на электронные трудовые книжки (далее — ЭТК). Точнее, работники могут сделать выбор, в какой форме наниматель будет вести их документы. Работодатели же в любом случае будут обязаны отправлять в ПФ сведения о трудовой деятельности своего персонала в электронном виде. Параллельно нужно будет оформлять бумажные книжки сотрудников, отдавших предпочтение такому способу. Приказ о переходе на электронные трудовые потребуется, чтобы запустить процедуру таких изменений.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о переходе на электронные трудовые книжки .docСкачать образец приказа о переходе на электронные трудовые книжки .doc

Общая информация

Переход на ЭТК закреплен ФЗ №439-ФЗ от 16 декабря 2019 года. Он также вносит корректировки в ТК РФ. Граждане, которые уже работают, смогут сделать выбор способа ведения своей трудовой: на бумаге или в электронном виде. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки. Граждане, которые будут трудоустраиваться после 1 января 2021 года, уже будут иметь только ЭТК.

Также с 2020 года начал действовать ФЗ №436-ФЗ от 16 декабря 2020 года. Согласно его положениям работодатель должен передавать в электронном виде в ПФР данные о трудовой деятельности своего штата по форме СЗВ-ТД. То есть у нанимателя выбора не будет: отчетность нужно будет сдавать после изменений в кадровом составе, при переводах сотрудников и т.п. Таким образом, вся информация о штатных единицах компании или учреждения и их стаже будет храниться в базе данных ПФР (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ).

Порядок действий при переходе на ЭТК

Переход производится в несколько этапов:

1. Выбрать сотрудников, которые будут отвечать за подачу сведений в ПФ, за оповещение работников и сбор с них заявлений. Это могут быть сотрудники кадрового отдела, бухгалтеры, делопроизводители и т.д.
2. Сформировать и издать приказ о переходе на ЭТК. Желательно сделать это в начале 2020 года. Если не получилось, то датировать приказ как можно ранней датой.
3. До 30 июня 2020 года следует сообщить работникам о грядущих нововведениях. Это нужно сделать в письменном виде.
4. С начала 2020 года, если были произведены кадровые изменения, требуется передавать онлайн в ПФР всю необходимую информацию (форму СЗВ-ТД). Ее нужно подавать не позднее 15 числа того месяца, который идет за месяцем произошедших событий.
5. До окончания 2020 года все сотрудники организации должны предоставить заявление с указанием выбранной формы трудовой.

Если будут такие сотрудники, которые свой выбор так и не сделали, то по ним нужно будет продолжать заполнять оба варианта документа. При выборе электронного варианта бумажный надо отдать работнику с записью о подаче заявления о предоставлении нанимателем данных о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии с ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 №439-ФЗ).

Кроме того, нужно будет переписать ЛНА компании в разделах относительно ЭТК, а также обеспечить техническую готовность для передачи информации в ПФР, если компания ранее не отправляла в ведомство документацию таким способом.

Для справок! Функция приказа — зафиксировать необходимые действия для перехода на ЭТК и поручение определенных обязанностей ответственным работникам.

Особенности составления приказа

Унифицированного бланка такого документа не существует, поэтому его можно составить в свободной форме. Для приказа можно использовать обычную белую бумагу формата А4, а на ней разместить реквизиты организации, или фирменный бланк.

Что указать в приказе:

• Наименование компании.
• Название документа (приказ) и его номер.
• Место и дату издания приказа.
• Суть приказа. Можно сформулировать разными способами.
• Основание для написания приказа. Указывают реквизиты нормативного акта. Это ФЗ №436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и ФЗ №439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». В тексте названия федеральных законов нужно написать полностью.
• Кто из работников будет назначен ответственным за формирование и передачу сведений в ПФ, а также уведомление персонала об изменениях и сбор заявлений.
• Кто контролирует исполнение приказа.

В конце документа должны расписаться руководитель компании, а также работники, упомянутые в приказе.

Образец приказа