Приказ о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работника

Приказ о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работника — это распорядительный документ руководителя организации, инициирующий процедуру корректировки персональных данных сотрудника во всех связанных с ним кадровых, бухгалтерских и иных внутренних документах на основании официального подтверждения изменения фамилии (свидетельства о браке, расторжении брака, перемене имени). В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение и основания изменений, перечень корректируемых документов, порядок внесения правок, роль приказа и правила его оформления.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работника .docxСкачать образец приказа о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работника.docx

Назначение и основания изменений

Основная цель приказа – обеспечить юридическую точность и актуальность всей документации организации, содержащей персональные данные работника, после официальной смены его фамилии. Это необходимо для корректного ведения кадрового учета, безошибочного начисления заработной платы и социальных выплат (перечисляемых на банковский счет), выдачи справок, оформления пропусков, электронной почты, а также для соблюдения требований законодательства о защите персональных данных (ст. 86-90 ТК РФ, 152-ФЗ). Основанием для издания приказа является письменное заявление работника, поданное в отдел кадров, с приложением заверенной копии документа, подтверждающего смену фамилии (свидетельство о заключении/расторжении брака, свидетельство о перемене имени).

Работник обязан своевременно уведомить работодателя об изменении персональных данных (ст. 65 ТК РФ) и предоставить подтверждающие документы. Приказ фиксирует факт изменения данных и является основанием для начала процедуры корректировки документов. Действие приказа начинается с даты его подписания. Изменения вносятся во все документы, начиная с даты смены фамилии, указанной в предоставленном работником свидетельстве. Будущие документы создаются с новой фамилией.

Перечень корректируемых документов и порядок внесения правок

В приказе указывается необходимость внесения изменений в ключевые документы:

1. Трудовой договор: Оформляется Дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ), где указывается новая фамилия работника. Подписывается обеими сторонами.
2. Трудовая книжка: На первой странице (титульном листе) прежняя фамилия аккуратно зачеркивается одной чертой, сверху или рядом записывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (наименование, номер, дата). Запись заверяется подписью уполномоченного лица (специалиста отдела кадров) и печатью организации (при наличии).
3. Личная карточка работника (форма Т-2): В разделе I «Общие сведения» вносятся изменения в фамилию и делается отметка в разделе VIII «Дополнительные сведения» (или в разделе «Основания внесения изменений», если он предусмотрен формой) с указанием документа-основания и ссылкой на приказ.
4. Лицевой счет работника (форма Т-54 или Т-54а): Заводится новый лицевой счет с новой фамилией. Данные с предыдущего счета переносятся. Старый лицевой счет хранится как архивный документ.
5. Прочие документы: При необходимости корректируются (или переоформляются): банковские карточки для перечисления зарплаты, пропуска, учетные записи в корпоративных информационных системах (1С, кадровые порталы), электронная почта, подписные листы на периодику, медицинские страховые полисы (ДМС), списки на спецодежду, удостоверения (при их наличии).

Ответственность за своевременное и правильное внесение изменений возлагается на начальника отдела кадров и специалистов отдела кадров. Бухгалтерия ответственна за изменения в лицевом счете и банковских реквизитах. IT-служба (или ответственный администратор) – за изменение учетных записей, почты и т.д.

Основания и роль приказа

Издание приказа является обязательной процедурой, вытекающей из обязанности работодателя вести достоверный учет персонала и корректировать персональные данные на основании документов, представленных работником (ст. 65, 66 ТК РФ). Приказ служит юридическим основанием для внесения исправлений во все внутренние документы организации. Он официально фиксирует факт смены фамилии сотрудника для целей кадрового делопроизводства, бухгалтерского учета и управления доступом. Без такого приказа формальное внесение изменений в трудовую книжку или личную карточку Т-2 будет неправомерным.

Приказ связывает заявление работника и подтверждающий документ с конкретными действиями ответственных сотрудников организации по изменению записей. Он координирует работу разных служб (кадры, бухгалтерия, IT). Приказ также является документом, на который будут ссылаться при оформлении всех последующих записей, связанных с данным работником.

Оформление приказа

Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 и внутренними стандартами делопроизводства. Шапка содержит полное наименование организации, слово «ПРИКАЗ» прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: «О внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии работника».

Констатирующая часть содержит основание: «На основании письменного заявления [Должность] [Старая Фамилия И.О.] от [Дата] и представленной заверенной копии [Указать документ, например: Свидетельства о заключении брака серии [Серия] № [Номер], выданного [Название органа ЗАГС] от [Дата выдачи], подтверждающей смену фамилии на [Новая Фамилия]».

Распорядительная часть («ПРИКАЗЫВАЮ:») содержит ключевые предписания:

• внести изменения в личные документы работника;
• кадровику ознакомить работника с содержанием приказа;
• возложить на кого-то контроль за исполнением приказа.

Приказ подписывается руководителем организации (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по личному составу.

Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копия приказа выдается работнику на руки. Оригинал приказа хранится в делах организации вместе с заявлением работника и копией документа, подтверждающего смену фамилии. Срок хранения приказа – 75 лет (как документ, связанный с трудовыми отношениями и персональными данными).

Примерный образец