Приказ о внесении изменений в Положение о работе с персональными данными

Приказ о внесении изменений в Положение о работе с персональными данными — это распорядительный документ оператора персональных данных, утверждающий обновленную редакцию основного внутреннего документа, регламентирующего обработку ПДн в организации. Данный приказ издается при необходимости актуализации политики компании в связи с изменениями законодательства, технологий обработки, структуры бизнес-процессов или по итогам аудитов. Ниже рассматриваются цели и причины его издания, суть изменений в Положении, процедура внедрения, юридическая значимость приказа и правила его оформления.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в Положение о работе с персональными данными .docxСкачать образец приказа о внесении изменений в Положение о работе с персональными данными .docx

Цели издания и причины изменений

Основное назначение приказа заключается в обеспечении постоянного соответствия внутреннего регламента по работе с персональными данными актуальным требованиям Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», подзаконных актов и методических рекомендаций Роскомнадзора. Своевременное обновление Положения минимизирует правовые риски организации, предотвращает возможные нарушения режима обработки ПДн и защищает оператора от административной ответственности по статье 13.11 КоАП РФ, а также от претензий субъектов ПДн.

Необходимость издания приказа возникает в нескольких типичных ситуациях. Это может быть изменение действующего законодательства в сфере защиты ПДн, введение новых технологий или информационных систем для их обработки, изменение организационной структуры или бизнес-процессов компании, затрагивающих сбор или использование данных. Основанием также служат результаты внутренних или внешних аудитов безопасности, выявившие несоответствия Положения реальным процессам или нормам, предписания контролирующих органов, судебные решения или изменения в перечне обрабатываемых категорий данных.

Приказ служит юридическим основанием для замены устаревшей редакции Положения на новую, вступившую в силу. Действие обновленного документа начинается с даты, указанной в приказе, или с момента его подписания, если иное не оговорено. Все изменения должны быть доведены до сведения сотрудников, работающих с ПДн, и реализованы на практике.

Суть изменений в Положении и этапы их внедрения

Положение о работе с персональными данными является ключевым документом, определяющим политику оператора. Вносимые в него изменения могут затрагивать различные аспекты. Часто корректируются цели и правовые основания обработки ПДн, особенно при расширении функционала компании или изменении характера взаимодействия с клиентами и сотрудниками. Обновлению подлежит перечень категорий обрабатываемых персональных данных и категорий субъектов ПДн.

Процедура внедрения изменений представляет собой многоэтапный процесс. Инициация начинается с подготовки обоснованного предложения ответственным подразделением (юридическим отделом, службой безопасности, отделом ИТ). Далее подготавливается проект новой редакции Положения или изменений к нему. Этот проект проходит обязательное согласование со всеми заинтересованными подразделениями: отделом кадров, ИТ-безопасностью, бухгалтерией, подразделениями, непосредственно работающими с ПДн (например, клиентским сервисом, маркетингом).

После внутреннего согласования проект направляется на рассмотрение и подписание руководителю организации. Утвержденная приказом новая редакция Положения вводится в действие. Ответственное лицо организует обязательный инструктаж всех сотрудников, чья работа связана с обработкой ПДн, под подпись.

Юридические основания и роль приказа

Издание приказа является прямым следствием обязанности оператора обеспечивать соответствие своих внутренних документов требованиям статьи 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ, которая предписывает оператору определять политику в отношении обработки ПДн и излагать ее в документе, доступном субъектам ПДн. Этот приказ выполняет несколько критически важных функций. Он формально утверждает новую редакцию основного регламентирующего документа, придавая ей юридическую силу внутри организации.

Приказ является основанием для начала процедуры доведения изменений до сведения всех сотрудников и субъектов ПДн. Документ координирует действия различных подразделений по реализации новых норм и требований. Наличие правильно оформленного приказа об изменении Положения является обязательным доказательством добросовестности оператора и его стремления к соблюдению закона при проверках Роскомнадзора. Отсутствие такого приказа или формальное внесение изменений без должного оформления ослабляет позиции компании в случае споров или проверок.

Оформление документа и завершающие действия

Приказ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Шапка содержит полное наименование организации, слово «ПРИКАЗ» прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: «О внесении изменений в Положение о работе с персональными данными».

Констатирующая часть приказа содержит обоснование его издания. Указывается, что изменения вносятся в целях приведения Положения в соответствие с актуальными требованиями законодательства РФ о персональных данных (Федеральный закон № 152-ФЗ), а также в связи с конкретными причинами (например, изменением законодательства, внедрением новой ИС, результатами аудита). Перечисляются документы-основания: например, служебная записка ответственного лица, протокол заседания комиссии по безопасности, предписание Роскомнадзора. Распорядительная часть («ПРИКАЗЫВАЮ:») содержит ключевые распоряжения.

Приказ подписывается единоличным исполнительным органом организации – генеральным директором или иным лицом, действующим от имени оператора ПДн. Подпись включает указание должности и расшифровку. Документ регистрируется в журнале учета приказов по основной деятельности. Обязательному ознакомлению под личную подпись с приказом подлежат руководители всех подразделений, чья работа связана с обработкой ПДн, а также ответственные за безопасность, ИТ и кадровый учет. Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Утвержденная новая редакция Положения хранится у ответственного за организацию обработки ПДн.

Оригинал приказа и все предыдущие редакции Положения подлежат постоянному хранению в архиве организации, как документы, непосредственно связанные с обработкой персональных данных и определением политики оператора, в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и Перечнем типовых управленческих архивных документов.

Примерный образец