Служебная записка на хозяйственные нужды

Служебная записка на хозяйственные нужды – это документ, необходимый для выделения денежных средств сотруднику фирмы на реализацию им хозяйственных задач. Разбираемся, что понимается под хозяйственными нуждами, о каких конкретно суммах будет идти речь, как не допустить ошибок при составлении соответствующей служебки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на хозяйственные нужды .docxСкачать образец служебной записки на хозяйственные нужды .docx

Хозяйственные нужды

Под хозяйственными нуждами понимаются расходы, которые организация вынуждена нести на содержание самой себя, рабочих мест своих сотрудников. Например, сюда закладываются расходы на бытовую химию для осуществления уборки, моющих средств и губок для кухни при её наличии, туалетной бумаги и так далее. Вообще, в сфере закупок все расходы делятся на две большие категории:

• канцелярские товары;
• хозяйственные товары.

Обязанность по поддержанию хозяйственной части предприятия возлагается на одного из её штатных сотрудников. В теории это может быть завхоз, администратор, специалист по закупкам, завидущий по АХЧ. Одной из отличительных особенностей такой должности является то, что человек, её замещающий, несет перед организацией материальную ответственность. В том числе, сотрудник сможет брать в бухгалтерии деньги из кассы в подотчет.

Время от времени заведующий по АХЧ должен будет восполнять запасы недостающих хозяйственных средств. По идее, завхоз должен самостоятельно следить за состоянием склада, тем не менее любой сотрудник сможет оставить заявку на закупку. Например, мастер чистоты регулярно занимается протиранием стекол, а значит знает, когда средство для чистки будет заканчиваться.

Служебная записка

Служебная записка на хозяйственные нужды является своего рода незаменимым инструментом в работе завхоза, его трудовой деятельности. На практике очень часто будут возникать ситуации, в которых заведующему по хозяйству придется брать деньги в бухгалтерии и закупаться в городских магазинах. Действительно, иногда ситуация требует сиюминутного решения, ждать доставки поставщика банально не будет времени.

Деньги в бухгалтерии в подотчет можно получить на основании служебной записки на хозяйственные нужды. В тексте служебки завхоз укажет, какая именно сумма ему нужна, на какие цели.
Следует понимать, что деньги бухгалтерия выдает в подотчет, а значит, придется отчитаться за каждый потраченный рубль. В качестве подтверждения трат сотрудник должен будет предоставить на предприятие соответствующие платежные документы:

• квитанция или чек об оплате;
• заказ-наряд;
• накладная.

Бухгалтерия перепроверит фактические расходы с теми, что указаны в платежных документах. Если все сумму сойдутся, дополнительных вопросов к завхозу не возникнет, а всё мероприятие можно будет считать завершенным.

Форма документа

Если говорить о форме служебной записки на хозяйственные нужды, следует иметь в виду, что по состоянию на сегодняшний день каких-либо строгих бланков или шаблонов для такого документа не предусмотрено вовсе. Получается, что в теории сформировать служебку сможет совершенно любой работник компании, у которого возникнет соответствующая необходимость.

Отметим, что каждое предприятие имеет возможность определить, как именно будут выглядеть официальные бумаги из её внутреннего документооборота. Для этого утверждаются правила формирование документов или же вполне себе конкретные шаблоны.

По структуре служебка на хозяйственные нужды должна состоять из шапки, основного содержательного блока и соответствующих реквизитов. У каждого отдельно взятого структурного элемента есть свои особенности по части оформления, которые следует учесть при составлении.

Исполнить текст служебки можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Конечно, печатный вариант будет иметь более деловой внешний вид, а значит, пользоваться им более приоритетно. В качестве основы для записки в любом случае будем брать чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Начинаем составлять нашу служебную записку с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги следует указать название организации, в которой трудится автор служебки, ФИО и должность адресата. По идее, подобные обращения должны направляться в адрес главного бухгалтера. Затем здесь же, немного отступив вниз, нужно обозначить ФИО и должность автора служебной записки, занимаемую им должность на предприятии.

Ниже по документу автор записки обращается к главбуху, просит у него выделить денежные средства на хозяйственные нужды. Здесь нам следует конкретизировать, на что конкретно вы планируете потратить деньги фирмы.

Не забываем оформить список прилагаемых к служебной записке документов. Мы должны прикрепить все платежные бумаги к служебке на скрепку, перечислить их в столбик, пронумеровать. В противном случае, если одно из приложений потеряется, завхоз не сможет доказать, что официальная бумага изначально была приложена.

Следующим шагом мы расписываемся за всё вышеизложенное своим автографом, ставим дату формирования официальной бумаги. На этом моменте нашу служебную записку уже можно назвать полностью составленной, готовой к передаче на рассмотрение.

Примерный образец