Служебная записка на перенос отпуска

Служебная записка на перенос отпуска – это документ, с которым в адрес директора компании может обратиться сотрудник, желающий перенести числа запланированного отпуска. Сегодня мы постараемся разобраться, может ли сотрудник переносить отпуск, насколько проблематично это сделать, как правильно сформировать соответствующую официальную бумагу.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на перенос отпуска .docxСкачать образец служебной записки на перенос отпуска .docx

Перенос отпуска

Трудовой кодекс Российской Федерации говорит нам, что отпуска на предприятиях должны формироваться заблаговременно на весь следующий календарный год. Для этого кадровик фирмы составляет график отпусков, расписывает в нём, кто, когда и на какой срок пойдет в отпуск.

Очевидно, что сформировать точный график, в который не потребуется вносить никаких правок, невозможно, а значит, такая функция просто должна быть предусмотрена. И действительно, с точки зрения закона график отпусков – это всего лишь локальный акт работодателя и не более того. В теории в него могут быть внесены изменения в совершенно любое время за одним лишь исключением – согласование руководителя.

Дело в том, что все локальные акты компании должны в обязательном порядке проходить через директора, получать его согласование. В противном случае они банально не будут иметь никакой юридической силы. Перенос отпуска не является исключением из общего правила, также является ситуацией, нерешаемой без руководителя.

Служебная записка на перенос

Служебная записка на перенос отпуска должна будет пройти, как минимум, через четырёх человек, работающих в компании. Первый из них – это непосредственно сам автор служебной записки. В теории выступить автором служебки может совершенно любой сотрудник компании вне зависимости от того, какую должность он занимает в штатном расписании.

Второй человек – это непосредственный руководитель сотрудника, составляющего служебную записку. В теории это звено может быть пропущено, если автор служебки подчиняется непосредственно директору, однако таких работников обычно крайне мало. Непосредственный начальник должен просмотреть, можно ли отпустить человека в отпуск в указанные им даты, не пересекается ли он с кем-то из своих коллег и так далее. Если начальник отдела согласует инициативу, уже можно будет говорить о дальнейшей передаче служебки.

Третий человек – это руководитель всей организации в целом. Например, в обществе с ограниченной ответственностью его функции выполняет директор. Именно через него должны проходить все важные решения, в том числе касающиеся финансов, кадров и прочих сфер деятельности фирмы. Если директор согласует перенос отпуска, значит, дело может получить своё развитие.

Четвёртый человек – это кадровик. Именно кадровый работник будет осуществлять фактический перенос отпуска с одних дат на другие. Ему придется внести правки в штатное расписание компании, подготовить проект распоряжения директора и так далее.

Форма документа

Следует понимать, что служебная записка на перенос отпуска является тем документом, который принято использовать исключительно в рамках внутреннего документооборота. Если обратить внимание на современное законодательство в данной сфере, можно заметить, что госорганы стараются лишний раз не лезть во внутренний документооборот частных компаний. Если для государственных ведомств еще можно найти какие-то бланки или шаблоны, то коммерция уже давно живёт своей жизнью.

Составить служебную записку может совершенно любой сотрудник, имеющий буквально базовые навыки работы с официальными бумагами. Для этого ему потребуется изучить общие правила делового документооборота и вооружиться подручными средствами. Написать текст записки человек может как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению служебной записки

Начинаем составлять служебную записку на перенос отпуска с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем автора служебки и её адресата. В качестве адресата должен выступить директор, ведь именно он уполномочен разрешать вопросы подобного толка. Здесь же автор служебки указывает собственные ФИО, наименование занимаемой должности.

Ниже по документу обращаемся к директору компании, просим его перенести наш уже запланированный ежегодный оплачиваемый отпуск с одних дат на другие. В частности, потребуется указать точное количество календарных дней и четкие даты в календаре. Таким образом мы не только предоставим исчерпывающую информацию по вопросу, но также разъясним ситуацию более детально. Кадровику придется вносить правки в документы, он может легко допустить ошибку. Если мы самостоятельно просчитаем точное количество календарных дней отпуска, это будет лучше.

В завершение работы со служебной запиской расписываемся за всё вышеизложенное и указываем дату формирования официальной бумаги. В таком виде служебку уже можно отдавать непосредственному начальнику на согласование. Затем, когда на бумаге появится виза «согласовано», относим её директору, ждем, какое решение он примет.

Для того, чтобы изменить даты отпуска, начальнику потребуется издать соответствующий приказ, а значит, нас обязательно ознакомят с ним под роспись. Так мы и узнаем о том, что инициатива вообще была одобрена.

Примерный образец