Служебная записка на выдачу доверенности

Служебная записка на выдачу доверенности – это документ, с которым в адрес руководителя организации может обратиться любой её сотрудник, если ему потребуется доверенность на совершение тех или иных действий от лица компании. Сегодня мы разберемся, зачем нужна доверенность, как именно она используется в деятельности частных фирм и государственных ведомств.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на выдачу доверенности .docxСкачать образец служебной записки на выдачу доверенности .docx

Доверенность

Гражданский кодекс позволяет как физическим, так и юридическим лицам вести дела не самостоятельно, а от лица представителя по доверенности. Если речь идёт об организации, представителем может выступить её сотрудник либо совершенно посторонний человек, на которого оформят доверенность.

Сам перечень полномочий, которыми наделяется доверенное лицо, будет разниться от случая к случаю, устанавливаться доверителем. Например, когда организация или физическое лицо заключают договор с юристом на представительство в суде, она доверяет человеку следующие права:

• выступать от лица компании в судебных заседаниях;
• представлять интересы фирмы в арбитражных судах и судах общей юрисдикции;
• передавать и получать документы от Федеральной службы судебных приставов;
• и так далее по списку.

Таким образом мы получаем возможность ограничить перечень юридически значимых действий, которые лицо может совершать от имени организации. Безусловно, всегда есть вариант оформить генеральную доверенность, то есть предоставить человеку карт-бланш, однако в вопросах с доверенностью лучше проявить излишнюю щепетильность.

Оформление документов

Доверенность, позволяющая действовать от лица и в интересах организации, выдаётся руководителем компании, то есть директором. Сам директор с точки зрения закона является рядовым сотрудником, с которым также заключен трудовой договор. Далеко не в каждом случае учредитель и директор представлены в одном лице. Полномочия директора подтверждаются уставом общества или иным учредительным документом. Среди прочего, руководитель имеет возможность распределять свои права и обязанности между прочими сотрудниками посредством оформления доверенностей.

На практике же ни одна организация не может адекватно работать без доверенностей. Юристы постоянно взаимодействуют с судами, бухгалтеры – с налоговой, а менеджеры – с контрагентами. Всем им для полноценной работы необходимы доверенности.

Служебная записка

Служебная записка является бумагой из внутреннего документооборота предприятия. Служебка может адресоваться как по горизонтали, то есть сотруднику равному по должности заявителю, так и по вертикали, нижестоящему либо вышестоящему. В нашем случае мы будет обращаться к директору организации, а значит, она в любом случае будет вертикальной.

В теории заявить служебку может совершенно любой сотрудник, у которого возникла производственная необходимость в оформлении доверенности. На практике же чаще всего обращение со служебной на доверенность исходит от руководителя одного из структурных подразделений компании. Например, если на работу был принят новый юрисконсульт, начальник юридического отдела должен попросить директора оформить доверенность. В рамках деловой этики не принято «ходить по головам», а значит, соблюдаем субординацию.

Форма документа

Форма служебной записки не утверждается на законодательном уровне, то есть оформить её можно в произвольном виде. Иногда на предприятиях можно встретить, как сотрудники составляют служебки на фирменных бланках с указанием реквизитов и размещением логотипа. Подобная практика придаст деловому документообороту более целостный и единообразный внешний вид, повысит уровень корпоративной культуры.

К сожалению, далеко не каждая компания уделяет должное внимание внешнему виду своего документооборота, а значит иногда придётся составлять служебку на чистом листе бумаги формата А4. Написать содержание можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.

Инструкция по составлению записки

Служебная записка на выдачу доверенности будет состоять из нескольких структурных элементов: шапка, основной содержательный блок с обращением к директору и выдвижением просьбы о наделении полномочиями, даты формирования и подписи заявителя. Разберемся, как не допустить критических ошибок, оформить всё правильно.

Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы пропишем полное наименование нашей компании, ФИО директора в дательном падеже. Затем уже в родительном падеже отметим свои ФИО, название занимаемой на предприятии должности.

Следующим шагом уважительно обращаемся к директору, доводим до его сведения, что в ходе исполнения должностных обязанностей возникла необходимость оформления доверенности на совершение тех или иных юридически значимых действий. Разъясняем, о чем конкретно идёт речь, на имя какого сотрудника нужно оформить доверенность, какие полномочия должны быть ему гарантированы.

В завершение работы с документом прописываем дату его формирования, заверяем саму официальную бумагу подписью составителя. Теперь служебку можно смело назвать полностью сформированной. Если директор согласится выдать доверенность, задача по её составлению будет поручена самому заявителю служебки или кадровику. Руководитель в большинстве случаев лишь заверяет доверенность автографом.

Мы бы порекомендовали дополнительно прочесть записку, а только потом передавать её руководителю на изучение. Никто не любит орфографические и пунктуационные ошибки.

Примерный образец