Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать образец соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами .doc

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
2. Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
3. Налоговый кодекс РФ.

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

1. Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
2. Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
3. Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
4. Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
5. Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

1. Наименование документа, место и дату его подписания.
2. Наименование организаций, которые заключают соглашение.
3. Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
4. Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
5. Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
6. Признание электронных документов равнозначными бумажным.
7. Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
8. Прочие условия.
9. Порядок разрешения споров.
10. Срок действия соглашения.
11. Реквизиты и подписи сторон.
12. Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.