О сайте
Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

3395

Электронный документооборот может быть удобен контрагентам, которые часто обмениваются большим количеством бумаг. При работе с такой системой можно создать сразу же оригинал документа и, подписав его электронной подписью, отправить партнеру. Если юрлица решили использовать такой способ для обмена документами, то особенности работы с системой ЭДО прописывают в соответствующем соглашении, которое подписывает каждая из сторон. Какая информация должна содержаться в этом документе, рассмотрим в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать образец соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами .doc

Коротко об ЭДО между организациями

При электронном документообороте большая часть документов создается в электронном виде и хранится в электронных архивах. Для такой работы компании выбирают специальное программное обеспечение, разработанное компанией — оператором ЭДО, заключают с ней договор и начинают работу. Контрагенты также должны присоединиться к системе, если им удобен такой способ взаимодействия.

Документы подписывают специальной электронной подписью, как обычной, так и усиленной. Посредством ЭДО можно обмениваться различными бумагами. К оформлению и подписанию каких-то из них предъявляются более жесткие требования, а к каким-то — менее.

Внимание! В системе формируется сразу оригинал документа. Если проверяющие органы запрашивают какие-либо документы, можно распечатать им копии или отправить бумагу в электронном виде.

Основные законодательные акты в сфере ЭДО:

  1. ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года №63-ФЗ. Регулирует применение электронной подписи, устанавливает порядок пользования данным инструментом.
  2. Приказ Минфина от 10 ноября 2015 года №174н. Посвящен порядку выставления и получения счетов-фактур в электронной форме.
  3. Налоговый кодекс РФ.

Порядок перехода на ЭДО

Переход на ЭДО проходит в несколько этапов:

  1. Переговоры с контрагентами. Если планируется выставлять электронные счета-фактуры и другие важные документы, то сначала нужно договориться о переходе на ЭДО с контрагентом. Переговоры могут проходить в устной или письменной форме.
  2. Выбор оператора ЭДО и заключение с ним договора. Это должны сделать обе компании.
  3. Подписание контрагентами соглашения об ЭДО. В нем прописывают порядок работы с ЭДО и другие особенности.
  4. Установка ПО, приведение всей документации к общему виду, проведение консультаций по работе с электронной подписью, организация электронного архива. Также нужно прописать в учетной политике подробно порядок работы с ЭДО и ЭЦП.
  5. Назначение сотрудников, уполномоченных подписывать документы, и обеспечение их электронными подписями.

Перейдя на ЭДО с несколькими контрагентами, можно разослать остальным письма о переходе на ЭДО и пригласить их присоединиться к системе.

Как составить соглашение об ЭДО между юрлицами

Документ компании разрабатывают самостоятельно, структура должна быть характерной для такого рода бумаг. Текст должен быть хорошо вычитан, не должно быть просторечных и разговорных выражений, стиль нужно использовать официально-деловой.

Как правило, соглашение разрабатывает компания, предложившая контрагенту обмениваться документаций при помощи системы ЭДО. При желании контрагент может предложить внести какие-либо изменения в текст бумаги. Таким образом, в составлении документа могут участвовать обе стороны. Ссылки на законодательные акты должны быть обязательно во избежание в дальнейшем недоразумений.

Соглашение об электронном документообороте может содержать следующую информацию:

  1. Наименование документа, место и дату его подписания.
  2. Наименование организаций, которые заключают соглашение.
  3. Термины и определения, которые содержатся в тексте соглашения. Здесь расшифровываются такие термины, как электронная цифровая подпись, электронный документооборот, направляющая сторона, получающая сторона, управляющий центр и многие другие.
  4. Предмет соглашения. Им являются условия и порядок работы с электронным документооборотом.
  5. Условия действительности квалифицированной электронной подписи.
  6. Признание электронных документов равнозначными бумажным.
  7. Порядок взаимодействия сторон при обмене документами. Здесь можно описать по пунктам работу с каждым типом документов: счетами-фактурами, накладными, различными актами.
  8. Прочие условия.
  9. Порядок разрешения споров.
  10. Срок действия соглашения.
  11. Реквизиты и подписи сторон.
  12. Приложения к соглашению. Как правило, прикладывают перечень и указывают формат электронных документов.

Внимание! Это примерный список пунктов соглашения. При необходимости можно внести все недостающие сведения.

Скачать документбесплатно
«Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами»
Сохранить:
Скопировать урл
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Вход на сайт
Регистрация

Нажимая «Зарегистрироваться», вы соглашаетесь с Политикой сайта и Правилами форума

Спасибо за регистрацию на сайте

Смена пароля

Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

КонсультантПлюс
Бесплатный доступ к документам
Ассистентус — это сайт для малого бизнеса
  • У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.
  • На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка.
  • В нашей базе более 1000 документов с подробными описаниями и файлами для скачивания.
  • У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы.
Отправить сообщение об ошибке