Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Внутренняя опись документов личного дела

62898

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для регистрации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

Скачать документна сайте Ассистентус
  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк внутренней описи документов личного дела .docСкачать образец заполнения внутренней описи документов личного дела .doc

Для чего нужна опись

Внутренняя опись личного дела позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат. Поэтому введение описи в локальный документооборот ─ необязательная, но полезная процедура.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо. К ним относятся

  • папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет);
  • те, которые имеют простой заголовок «личное дело», то есть из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться.

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях, например, на малых предприятиях, опись может быть составлена секретарем или руководителем компании. Главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для заполнения документа в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

  • по мере надобности составлять документ в произвольной форме, но это неудобно при большом количестве личных дел;
  • использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон, который необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы.

Документ должен включать реквизиты о компании, сотруднике, описываемых документах, а также о работнике, который сформировал опись. Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Отметим, по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются. В последнем случае надо указать лица и причины, по которым они понадобились.

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере. Последний метод наиболее удобен, так как можно распечатать сразу необходимое количество копий. Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия. Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку, если опись имеет много листов.

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя. Далее оформляют в таблицу список документов описи:

  • номер документа по порядку;
  • дата составления и подписания;
  • номер документа;
  • название документа;
  • номера листов дела;
  • примечания, например, можно указать копия это или оригинал.

Под таблицей прописью указывается должность специалиста, который составлял документ, его подпись и расшифровка.

Внутренняя опись личного дела сотрудника

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
  • Редактор Мария Власова
    17 июля 2024 в 23:41

    Если заказчик еще не оплатил деньги, а по ЕИС все документы подписаны, то в строке "день оплаты" нужно...

    Как рассчитать пении?
  • Редактор Мария Власова
    17 июля 2024 в 20:17

    Подать заявление на перерасчет пенсии можно: через Госуслуги, лично в Социальном фонде (СФР), лично в...

    Трудовой стаж по уходу за ребенком
  • Редактор Мария Власова
    17 июля 2024 в 19:50

    Добрый день! Для пересчета пенсии вашей бабушки и уточнения стажа вам необходимо обратиться в Пенсионный...

    Трудовой стаж по уходу за ребенком
  • Редактор Мария Власова
    17 июля 2024 в 10:20

    Для поиска бухгалтера-кассира в Новороссийске, помимо традиционных работных сайтов, можно использовать...

    Нужен бухгалтер-кассир
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке