Заявление на дубликат трудовой книжки – это просительная официальная бумага, с которой работник вправе обратиться к своему нынешнему или предыдущему работодателю (если в данный момент лицо нигде не работает) с целью получения копии рабочего документа. В рамках настоящего материала мы рассмотрим, что представляет собой дубликат трудовой книжки, кто его оформляет, какими нормативными актами урегулирована процедура и какой установлен срок на реализацию запроса.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на дубликат трудовой книжки .docxСкачать образец заявления на дубликат трудовой книжки .docx
Дубликат трудовой книжки
Под дубликатом трудовой книжки понимается полная копия изначального документа, однако без закрывающей записи о недействительности документа. Правовая регламентация оформления дубликата приводится в положениях Приказа Минтруда России от 19.05.2021 года. Предполагается, что дубликат оформляется в случае утраты оригинального документа.
Следует отметить, что с 2020 года завести физическую версию трудовой книжки не представляется возможным, так что утратить можно только заведённый ранее бланк. Тем не менее, большинство работников продолжают использовать бумажные версии документа, не доверяя цифровым технологиям.
Хранение трудовой
Трудовая книжка относится законодателем к бланкам строгой отчётности, то есть для её ведения и хранения предусмотрены определённые правила. Так, доступ к трудовым должен быть ограничен для всех лиц, исключая ответственного за их ведение и хранение. Для этого используют специальные сейфы или металлические ящики с замками. Ответственный работник (как правило, начальник отдела кадров) имеет право взаимодействовать со всей личной документацией сотрудников предприятия, включая и трудовую книжку. Именно он будет нести ответственность за утрату данного бланка строгой отчётности.
27 статья вышеуказанного Письма Минтруда гласит, что лицо, утратившее книжку, обязано немедленно сообщить об этом на место работы. При чём законодатель не уточнил, по чьей вине произошла утрата.
Утрата бланка строгой отчётности
В силу того, что трудовая относится к БСО, её хранение происходит в особом порядке. При устройстве на работу человек передаёт книжку в отдел кадров и получает её обратно только при увольнении. Существует всего один повод для выдачи документа на руки без увольнения – обращение в органы социального страхования. Речь может идти об оформлении пособия, пенсии и так далее. Предполагается, что для обращения в иные организации, например в кредитные, будет достаточно заверенной копии.
В тот промежуток времени, когда трудовая будет фактически находиться на руках у работника, вся ответственность за хранение и возможную утрату переходит на него. Под утратой могут пониматься самые разные ситуации:
- потеря документа;
- обгорание;
- деформация от влаги;
- внесение несанкционированной записи;
- и так далее.
Оформление дубликата
Оформлением дубликата трудовой книжки всегда будет заниматься сотрудник отдела кадров предприятия, которое числится последним местом работы человека. Это прямая обязанность, установленная законодателем. Если представители организации по каким-то причинам будут пытаться вам отказать, вы получите полное право защитить свои законные интересы посредством обращения в трудовую инспекцию с жалобой. За подобное ущемление прав работника компании будет грозить административная ответственность с наказанием в виде штрафа.
Как уже упоминалось ранее, дубликат – это полноценная копия оригинального документа. Трудовая всегда заверяется оттисками фирменных печатей всех предприятий, на которых трудился гражданин. Кадровику придётся посетить каждое из них и проставить штампы. Процесс затрудняется, если такой организации уже не существует или её офис находится в другом населённом пункте. Как бы то ни было, дубликат должен быть оформлен в течение 15 рабочих дней.
Форма документа
Заявление на дубликат трудовой книжки относится к категории трудовых официальных бумаг. Законодатель ни в одном нормативном правовом акте не привел никаких общеобязательных унифицированных бланков для формирования данного документа. Даже упомянутое ранее Письмо Минтруда не содержит примерного шаблона, вследствие чего работники вольны оформлять заявление в свободной форме, придерживаясь общих правил делового документооборота.
Текст официальной бумаги должен быть выдержан в нейтральном тоне, деловом стиле. Носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4 или А5. Написать текст можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Рассказываем, как составить заявление «на пальцах»
Любое заявление в рамках трудовых правоотношений разделяется на три условно самостоятельных структурных блока: реквизиты, суть запроса и автограф. Заполняем их по порядку.
В правом верхнем углу листа бумаги отметим, кому, от кого подаётся настоящий документ. Прописываем ФИО руководителя предприятия и занимаемую им должность в дательном падеже, свои ФИО и должность – в родительном. Следующим шагом оставляем ссылку на Приказ Минтруда, сообщаем об утрате трудовой книжки. Если помним её уникальный номер, не лишним будет его отметить.
Ниже по документу указываем дату подачи настоящего заявления (число, месяц, год), оставляем свой автограф с расшифровкой (фамилия и инициалы). Пятнадцатидневный срок будет отсчитываться не с той даты, что вы укажете в заявлении, а с той, которая будет проставлена отделом кадров при получении. Следует уделить этому моменту должное внимание, ведь представители предприятия могут смухлевать.
Передаём полностью готовый вариант заявления кадровику, ждём ответной реакции. Как только дубликат будет оформлен, с заявителем свяжутся, назначат дату и время встречи.
Примерный образец
