Заявление о компенсации перерасхода командировочных – это официальная бумага, с которой возвратившийся из служебной поездки сотрудник может обратиться в бухгалтерию, если выделенного бюджета оказалось недостаточно, пришлось тратить личные деньги. Сегодня мы разберемся, каким образом предприятие должно заниматься организацией служебных поездок, что делать, если командировочных сотруднику не хватило на билеты или иные расходы, как правильно составить соответствующее заявление.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления о компенсации перерасхода командировочных .docxСкачать образец заявления о компенсации перерасхода командировочных .docx
Командировочные средства
Под командировочными понимаются денежные средства, выдаваемые сотруднику организации на время служебной поездки. Предполагается, что на эти деньги человек будет питаться, перемещаться по населенному пункту и межгороду, приобретать необходимые для работы расходные материалы.
Расчетом конкретной суммы командировочных занимается бухгалтерия, исходя из поставленной задачи, фронта работ и прочих нюансов. Обычно сотрудникам стараются давать столько денег, сколько потребуется, то есть ни больше, ни меньше. Отметим, что суточные не входят в командировочные расходы. Их размер является фиксированный, закрепляется в одном из локальных актов организации, будь то коллективный договор или Положение «О командировках». Предполагается, что на суточные сотрудник должен будет питаться в заведениях общепита.
На практике нередко случается так, что бухгалтерия выдает командировочные в большем или же, наоборот, меньшем размере. Если в первом случае всё довольно просто, ведь сотруднику придется лишь принести оставшиеся средства в бухгалтерию и возвратить их, то вот во втором всё несколько сложнее.
Перерасход командировочных
Как мы уже говорили выше перед тем, как вручить сотруднику командировочные расходы, бухгалтерия проводит аналитику потенциальных расходов. Это означает, что в случае перерасходе работнику придется отчитаться за каждую копейку, убедить своих коллег из бухгалтерии в необходимости совершения тех или иных покупок. Если быть точнее, то убеждать нам придется не главбуха, а непосредственного начальника, как человека, лучше других разбирающегося в специфике нашей работы. Когда руководитель заверит заявление визой «согласовано», можно будет передавать официальную бумагу в бухгалтерию.
Одно из обязательных условий для получения компенсации в бухгалтерии – отчетность. Таким образом, если мы хотим получить наши деньги назад, придется собирать кассовые чеки и иные платежные документы с каждой совершенной покупки, каждой оплаченной услуги. Все имеющиеся на руках бумаги мы прикрепляем к заявлению, оформляем в качестве приложений.
Бухгалтерия в свою очередь просуммирует все значения из чеков, получит итоговое число в рублях, перечислит деньги сотруднику на зарплатную карту. Это может быть приобщено к заработной плате или произведено отдельным платежом.
Форма документа
Говоря о форме заявления о компенсации перерасходе командировочных средств, следует отметить, что отечественный законодатель не предлагает каких-либо стандартных бланков или шаблонов для составления такого документа. Таким образом получается, что у работника есть два выхода из ситуации: пользоваться фирменным бланком предприятия при условии его наличия либо же взять ситуацию в свои руки и составить заявление своими силами.
Так, если у вашей организации есть уникальные шаблоны, мы бы советовали воспользоваться одним из таких. Во-первых, такое решение сэкономит драгоценное время, а во-вторых, — впишется в общую концепцию внутреннего документооборота. Взять бланк можно в отделе кадров предприятия, обратившись к одному из своих коллег. Кадровик не просто распечатает бланк на принтере, но подскажет, как правильно его заполнить.
Если воспользоваться фирменным бланком у вас по тем или иным причинам не вышло, придется составлять заявление своими силами. Для этого освежаем в памяти общие правила делового документооборота, вооружаемся подручными средствами и приступаем к работе.
Написать текст заявления мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта распространены в практике документооборота.
Инструкция по составлению заявления
Начинаем составлять заявление о компенсации перерасхода командировочных с заполнения его шапки. В правом верхнем углу листа бумаги пропишем полное наименование нашей компании, ФИО главного бухгалтера. Как правило, именно главбух будет заниматься вопросом компенсации перерасхода командировочных.
Затем здесь же, немного отступив вниз, укажем собственные ФИО и наименование занимаемой в штатном расписании должности. В силу того, что наше обращение будет носить строго внутренний характер, указывать иные реквизиты нет нужды.
Ниже по документу начинаем формировать основной содержательный блок нашего заявления. Утверждаем, что на служебную поездку нам была выделена определенная денежная сумма, однако в ходе командировки выяснилось, что её оказывается недостаточно, в связи с чем вам пришлось инвестировать свои личные деньги в данное мероприятие. Указываем, что из своего кармана оплатили услуги или приобрели товар в интересах организации-работодателя.
В завершение работы с заявлением обращаемся к директору и просим компенсировать затраченные деньги. Не забываем оформить список прилагаемых к заявлению документов надлежащим образом, перечислив их все в столбик, пронумеровав каждый из них.
Примерный образец
