Учет дистанционных услуг и работа с платежами по ним

Дистанционной торговлей уже никого не удивишь. Ей занимаются и «оффлайн» магазины и специализированные площадки, но в период коронавирусной пандемии в 2020 году оказались чрезвычайно востребованы дистанционные услуги, к тому же многие организации были вынуждены перевести сотрудников на удаленную работу. Поэтому возникла мысль обсудить эту тему.

Чаще всего дистанционно оказывают следующие услуги:

• Консультационные.
• Юридические.
• Бухгалтерские.
• Консалтинговые.
• Инвестиционные, брокерские.
• Образовательные.
• Банковские.
• Посреднические.
• Диспетчерские.
• Маркетинговые.
• В сфере IT-услуг.

Иногда заманчивые сайты предлагают пройти удаленно аудит или спецоценку условий труда, но это категорически противоречит законодательству. Аудит или, точнее, проверку и анализ, можно провести для отдельных сфер деятельности. Например, дать проверяющему доступ к облачной бухгалтерии, чтобы определить правильность настроек учета и его ведение, хотя при этом он не сможет сравнить введенные данные с первичными документами (конечно, если вся документация не ведется электронно). А вот проводить так ежегодный обязательный аудит точно нельзя.

По спецоценке тоже понятно – это не просто составление каких-то бумажек, а оценка условий рабочей среды, проведение замеров освещенности, уровня шума, осмотр оборудования и т.д. Удаленно физически нереально выполнить все требования, специалист должен присутствовать очно, иначе результаты СОУТ могут оспорить и сами работники, и проверяющие.

Дистанционные услуги оказываются двумя способами:

1. Полностью удаленно. Когда весь процесс организован с помощью сети интернет, телефона, электронной почты и через другие средства связи, аналогично происходит передача и подписание документов (ЭДО) и оплата.
2. Частично удаленно. В этом случае иногда контрагентам придется вживую пересекаться или обмениваться бумажными экземплярами документации. Оплата тоже происходит как удаленно, так и наличными (картой) с личным присутствием плательщика. Бывает, что личного присутствия («живой» документ) требует закон или условия договора.

Целая компания теоретически может работать исключительно дистанционным способом. Это выгодно экономически: не нужно арендовать помещение, персонал на дому обычно обходится дешевле, работа с клиентами ведется по всей стране и за рубежом – нет ограничений. С другой стороны, в части налогообложения и расчетов есть много моментов, которые нужно продумать до начала работы, чтобы не получить серьезные штрафы.

Дистанционные сотрудники

Трудовой кодекс предусматривает возможность нанимать сотрудников на удаленную работу, особенности такого труда описаны в главе 49.1 ТК. Не достаточно просто написать в трудовом договоре про удаленку, учтите, что к такой работе предъявляются определенные требования:

• Работодатель не контролирует ни прямо, ни косвенно рабочее место. Т.е. им не может быть офис, снятый для сотрудника компанией или даже временное место в подразделении (к примеру, если бухгалтер на дому составляет отчетность, переводит платежи, отвечает на требования, но приходит в офис ввести в программу первичку, то это уже не удаленная работа).
• Обмен данными и документами происходит в электронном виде, в том числе с использованием ЭДО, кроме отдельных случаев (больничные листы нужно отправлять в оригинале, как и справки, необходимые для получения иных пособий, трудовая книжка также высылается в оригинале, если работник не писал заявления на ЭТК).
• Режим работы и отдыха работник устанавливает для себя самостоятельно, если иное не указано в договоре.

Кстати! Благодаря введению электронных трудовых книжек нанять персонал удаленно стало проще, а работнику легче контролировать его официальное оформление – сведения можно запросить из личного кабинета на Госуслугах.

Некоторые организации стали переводить своих сотрудников в самозанятые или предлагают зарегистрировать ИП для оказания услуг бывшему работодателю. Что это сулит организации:

• Самозанятые не могут оказывать услуги текущему или бывшему работодателю (если уволились менее двух лет назад, пункт 8 статья 6 Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018). Заключенные договора могут переквалифицировать в обычные трудовые, значит, придется доплачивать взносы, платить пени и штрафы, сдавать уточненную отчетность. Физическому лицу насчитают НДФЛ, а возможно и оштрафуют за незаконную предпринимательскую деятельность.
• ИП платят взносы, сдают отчеты и отвечают по обязательствам всем своим имуществом – не каждый работодатель сообщает об этом будущему предпринимателю, не предупредили работника – ждите претензий. К таким сделкам, скорее всего, будет внимание со стороны любых проверяющих: налоговой, ПФР, ФСС. Опять же возможна переквалификация в трудовой договор.

Лучший выход, если оказание услуг носит эпизодический характер, – заключать гражданско-правовой договор на каждый случай, если речь о временном проекте (например, составление сметной и поэтапной сдаточной документации по объекту строительства) – срочный трудовой, при регулярной востребованности услуг – принять работника на постоянную работу или совместительство (в зависимости от наличия другого места работы).

Принуждать к регистрации ИП или в качестве самозанятого точно не стоит. Если сотрудник решит, что действительно хочет организовать собственное дело – честно сообщите плюсы и минусы, предложите помощь с расчетом налогов и отчетностью (хотя бы в зачет оплаты будущих услуг), обратите внимание на соблюдение ограничений по НПД (налогу на профессиональный доход).

Обратите внимание! Выручка за год по НПД не должна превышать 2,4 миллиона рублей. Самозанятые не платят обязательные страховые взносы (как ИП), поэтому период такой деятельности (если отсутствует другое место работы) не будет включен в пенсионный стаж.

Самозанятые на удаленке

Количество регионов, где введен НПД, выросло с начала 2020 года и, скорее всего, еще расширится. В закон с 1 апреля 2020 г. внесены изменения, и теперь регионы, еще не участвующие в эксперименте, могут принять решение о введении у себя этого режима, правда, не раньше 1 июля (региональный закон должен быть принят не позднее чем за месяц до этого или другой, более поздней, даты введения НПД).

Появится больше возможностей для использования услуг самозанятых граждан, в том числе дистанционных. Как таковых конкретных списков видов услуг, как при патенте, нет, но есть ограничения. В части услуг, они касаются:

• Посредничества (комиссия, поручение, агентские договора).
• Доставки с приемом платежей за доставляемые товары.

Исключение – доставщики, которые используют ККТ продавцов товаров (п. 5 и п. 6 статьи 4 закона 422-ФЗ).

Наиболее востребованы бухгалтерские, консультационные (в различных сферах), юридические услуги. Для подтверждения расходов необходимо получить от исполнителя чек (формируется в приложении «Мой налог») со следующими реквизитами:

1. Дата и время.
2. ФИО исполнителя.
3. ИНН исполнителя и заказчика.
4. Отметка о применении НПД.
5. Название услуг.
6. Сумма.
7. QR-код.
8. ИНН и наименование уполномоченной кредитной организации (в основном это крупные банки) или оператора электронной площадки (сервисы-такси, доставки, логистики и т.д.), если они участвуют в расчетах (при этом чек пробивает оператор, а не самозанятый, результаты расчетов можно посмотреть в приложении).
9. Уникальный номер чека в налоговой системе.

Чек – главный документ, подтверждающий расход. Плательщик НПД не обязан заключать договор и выставлять акты (ведь наименование услуги будет в чеке), но в то же время они дают больше оснований для принятия расходов заказчику.

В договоре прописываются условия расчетов, периодичность, другие ключевые моменты. Акт расшифровывает услугу подробно.

Пример: в чеке указываются «бухгалтерские услуги за апрель», а в акте перечисляется конкретный объем обработанных документов, составленной отчетности и т.п. Если исполнитель допустит ошибку, приведшую к штрафам, будет возможность доказать, что этот ошибочный документ подготовил конкретный исполнитель, и взыскать с него убыток (а тут пригодится договор).

Особенности налогообложения и учета расходов

С точки зрения заказчика важно подтверждение расходов для целей налогообложения. Немного об этом уже было сказано выше – в теме самозанятости. Для работы с другими исполнителями – ИП или организациями, оказывающими услуги дистанционно, потребуется организовать правильный обмен информацией и документами:

• Заключить договор, в котором определить периодичность и способ передачи документов – через систему ЭДО (согласовать оператора), почтой (простым, заказным, ценным письмом или бандеролью, экспрессом), курьером (какими службами или с помощью штатных сотрудников), через уполномоченных лиц.
• При необходимости подписать соглашение с оператором для обмена электронными документами, с почтой, курьерской службой и т.д. Эти затраты можно будет принять в расходы.
• Если для оказания услуги заказчик должен давать доступ к системе учета, предоставлять данные или документы, то настроить удаленный доступ (особенно обратить внимание на права пользователя) или договориться, как именно будут отправляться документы. Например, первичку в оригинале вряд ли кто-то захочет пересылать, придется делать фото или сканы.

Обратите внимание! В договоре можно указать, что предварительно стороны обмениваются сканами или факсами документов, а оригиналы направляются позже, при этом копии действуют до момента их получения. Однако для целей налогового учета можно принимать или оригиналы, или электронные документы (с ЭЦП).

Работа с сотрудниками

Если вы организуете работу дистанционного сотрудника, то кроме всего вышесказанного нужно договориться о том, кто будет предоставлять оборудование (телефон, компьютер и т.д.) и как будут компенсироваться затраты работника на связь, канцтовары и прочее. Компенсации можно учесть в расходах только при условии подтверждения.

Можно предоставить сотруднику корпоративную сим-карту, а интернет подключить за счет компании (у работника будет собственная линия + предоставленная работодателем) с условием использования исключительно в рабочих целях.

Учет у исполнителя

Если ваша компания сама оказывает услуги дистанционно, то появляются такие расходы, как:

• Создание сайта.
• Оплата услуг платежных систем.

О том, как вести учет расходов на создание сайта, вы можете прочитать в статье в разделе бухгалтерского учета. В зависимости от исключительности прав на ресурс, сайт учитывается как нематериальный актив или как прочие расходы.

Бухучет поступлений через платежные системы ведется с помощью счета 55. Типовые проводки будут выглядеть следующим образом:

• Д 62 К 90.1 – учтена выручка от оказанных услуг.
• Д 90.3 К 68 – отражен НДС по операции (если исполнитель – плательщик НДС).
• Д 55 К 62 – при поступлении денег на счет электронного кошелька организации или ИП (за минусом комиссии) от физических или юридических лиц.
• Д 91.2 К 76 – отражена комиссия системы по договору.
• Д 76 К 62 – удержана комиссия из средств, перечисленных покупателем.
• Д 51 К 55 – средства перечислены с электронного счета на расчетный счет в банке.

Если средства поступают через платежного агента, операции будут аналогичными, но отличается применение ККТ. При поступлении на электронные счета, кошельки исполнитель должен пробить бумажный чек или электронный и передать/отправить его покупателю. Есть возможность подключить специальные сервисы для формирования чеков в автоматическом режиме, они отправляются на электронную почту или на мобильный заказчика. При расчетах через платежного агента чек пробивает агент.

На общей системе затраты на комиссию учитываются как прочие или внереализационные расходы (как пропишете в учетной политике). Расходы признаются при методе начисления (как правило, на ОСНО применяется именно он) в периоде, к которому относятся. Например, если система взимает комиссию раз в день, значит, отражаем ежедневно, если за месяц, на последнее число месяца и т.д.

Важно! На УСН учитываем комиссию в составе прочих расходов на дату удержания (перечисления).

Исполнитель может применять патентную систему при оказании дистанционных услуг, при условии, что соответствует другим требованиям. При этом регион оказания услуг не имеет значение для ИП-обладателя патента, как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, т.е. ИП, зарегистрированный, например, в Москве, может оказывать услуги по всей России.

Иностранные компании

В одной из прошлых статей я рассказывала об особенностях экспорта и импорта. При оказании услуг важно место их реализации. Определяем его с помощью статьи 148 и 174.2 НК РФ.

Например, консультационные, юридические, рекламные, маркетинговые, бухгалтерские услуги (кроме услуг в электронной форме) не связаны с определенным местом и местом их реализации считаемся место деятельности покупателя (пп. 4 п. 1 статьи 148 НК РФ). Услуги в сфере образования и обучения учитываются по месту оказания (пп 3 п. 1 статьи 148). Услуги, связанные с перевозками (пп. 41 и пп. 4.2 статьи 148 НК) в зависимости от пункта отправления и прибытия.

В статье 174.2 описан особый вид услуг – в электронной форме. К ним относятся – предоставление доменов и хостинга, администрирование сайтов, поиск и предоставление информации о потенциальных покупателях и т.д.

Если местом реализации не признается РФ, то не возникает объекта обложения НДС и налоговым агентом заказчик не является. То же в отношении услуг в электронной форме, если их вам оказывает иностранная компания – не возникает обязанности рассчитывать и перечислять налог как агенту. Иностранная компания обязана встать на учет и сделать это сама.

По налогу на прибыль в случае, если вы приобретаете услуги у зарубежной организации, вы остаетесь налоговым агентом (независимо от того, стоит ли компания на учете в России или нет).