Денежные средства могут выдаваться сотруднику как наличными из кассы, так и в безналичной форме – он может рассчитаться бизнес-картой, а затем составить авансовый отчет о целевом использовании средств компании.
Вместе с отчетом работник обязан предоставить в бухгалтерию подтверждающие документы, по которым можно определить за какие именно товары он рассчитался или какие работы и услуги оплатил. Согласно Постановлению Федеральной службы государственной статистики для оформления такой отчетности разработана спецформа АО-1.
Расходование средств с корпоративной карты возможно не только в безналичном формате. Сотрудник может снять с нее денежные средства через банкомат или кассу банка. Пополнить карту можно путем перечисления на нее нужной суммы денежных средств для подотчета.
Важно! Форма АО-1 для авансового отчета по корпоративной карте не предусматривает сроки для идентификации дат проведенных расходов по ней. Законодательство дает возможность организациям самостоятельно доработать форму под себя, утвердив локальным НПА внутреннюю форму отчетности.
Однако вносить изменения в утвержденную форму АО-1 категорические запрещается. Эта форма унифицированная, а значит видоизменять ее нельзя.
Разработка внутренней формы отчетности
В законе о бухгалтерском учете сказано, что фирмы не обязаны использовать именно унифицированные формы документов. Они вправе разрабатывать и утверждать свои. Поэтому и для отчетности по корпоративной карте можно использовать свой бланк отчетности.
Закон обязует организации применять унифицированную документацию только лишь в случае с кассовыми документами.
Это касается приходных и расходных ордеров. Авансовый отчет в перечне обязательных форм не указан, а значит, он может иметь любую форму. Важно, чтобы ваш документ содержал все основные реквизиты. Их список указан в федеральном законе №402.
Итак, если вы все же решились разработать собственный документ для формирования отчетности по бизнес-карте, то утвердить и подписать ее должен директор фирмы.
Ключевые реквизиты отчета
Авансовый отчет должен содержать информацию об остатке денежных средств. В этой строке нужно указать ту сумму, которая находилась на счете в момент начала его использования или в момент передачи сотруднику в подотчет.
Если карта постоянно находится у одного работника, в отчете можно просто указывать остаток. Если карта передается между сотрудниками, то указываем в отчете сведения о выдаче карты и прописываем полностью ее номер и основные реквизиты банковского счета. Также в отчете необходимо отражать операции по пополнению карты. Для этого вписываем реквизиты всех платежных поручений, которые сформировались при проведении проводок по внесению денежных средств на карту.
Ну и последняя строка – «итого». Здесь указываем сколько всего осталось денег на карте. Если были дополнительные внесения на счет, тогда сумма отображается с учетом пополнений.
Оборотная сторона авансового отчета
На обратной стороне отчетности сотрудник вправе перечислить все документы, которые он приложит к отчету в качестве подтверждения – прописывает номера документов, их даты и суммы. Например, «кассовый чек на покупку карандашей, дата – 31.10.2021 г., сумма по чеку – 2 345 руб.».
Пополнение счета бизнес-карты
В случае необходимости пополнения карты, сотрудник бухгалтерии осуществляет зачисление средств переводом с расчетного счета компании.
К сведению! Лимит в 100 тысяч рублей для расходов по бизнес-карте не применим (согласно указаний Центробанка 3073-У).
Снятие денежных средств с карты
В случае, когда рассчитаться картой невозможно, сотрудник снимает наличку. Для отражения таких операций в авансовом отчете также должны быть отдельные строки:
- строка для указания суммы, которая снята с карты;
- строка для указания общей суммы потраченных средств;
- строка для отображения суммы, которую сотрудник внес через банкомат или кассу банка;
- строка для отражения конечного остатка средств на счете.
Если работник снимает деньги с корпоративной карты в сумме, большей, чем нужно для оплаты, остатки вносятся обратно через банкомат. Проведенная операция отражается в авансовом отчете.
Порядок сдачи отчета
Сотрудник, получивший средства в подотчет через корпоративную карту, сдает авансовый отчет в бухгалтерию либо директору компании. Отчет проверяется на правильность заполнения и достоверность сведений по операциям, затем его утверждает руководитель организации. Далее купленные на средства бизнес-карты товары бухгалтер ставит на учет. Сотруднику выдается расписка в приеме авансового отчета. Расписка – это часть самого отчета. В унифицированной форме она предусмотрена в виде отрезной части документа.
В том случае, когда организация не пользуется унифицированным бланком, а разрабатывает свою, в которой нет отрезной расписки, то расписку можно составить в произвольной форме.
И еще один важный момент – для бизнес-карты в банке следует открыть отдельный счет. То есть наличия расчетного счета недостаточно.