Отчеты простые — ошибки сложные

«Справлюсь без бухгалтера», — решает руководитель новенькой фирмы. Нет крупных оборотов и большого штата, что может быть сложного в расчетах? Оказывается, может. На начальном этапе штрафы и требования на предпринимателей сыплются косяками. Причина в ошибках, допускаемых в отчетности. Причем речь о, казалось бы, простых отчетах: декларации по «доходной» УСН и ЕНВД, сведениях о среднесписочной численности (ССЧ) и застрахованных лицах (СЗВ-М).

Ошибки в декларации по ЕНВД

Ошибки начинаются с титульного листа. Можно составить целый список:

1. Место подачи декларации. Предприниматели путаются, в какую налоговую инспекцию – по месту жительства или ведения деятельности подавать отчет.
• Адреса рабочих точек относятся к одному и тому же ОКТМО – сдаете отчет только в налоговую этого муниципального образования. Если деятельность одинаковая, то физические показатели суммируются. Пример: организация открыла два небольших магазина, один площадью 35, другой — 40 кв.м. В разделе 2 декларации указывается код 07 (стационарная розничная торговля с торговым залом) и общая площадь – 75 кв.м. Если деятельность не одна – делаем несколько разделов 2. Важно! Суммирование показателей особенно актуально для тех, у кого физпоказатель – количество работников, куда входит сам ИП. Не придется включать его несколько раз в один расчет.
• Адреса разные и отнесены к разным ОКТМО. По каждому ОКТМО сдаем отдельную декларацию. Надо встать на учет в налоговой по каждой точке/виду деятельности, подав заявление ЕНВД-1 (организация) или ЕНВД-2 (ИП).
• По грузовым, пассажирским перевозкам, рекламе, размещаемой на транспорте, нестационарной (развозной и разносной) торговле встаем на учет и сдаем отчет по месту жительства ИП (нахождения организации). В этих случаях точный адрес нельзя установить.

Важно! Для Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя особые правила абзац 3 п. 2 статьи 346.28 НК РФ.

2. Коды деятельности. Они находятся в Порядке заполнения декларации (Приложение №5). Ошибки возникают в определении стационарности точки, метраже, типе рекламной конструкции и соответственно выборе неправильного кода. Можно сдать уточненку, но в результате есть шанс доначислений и штрафов.
3. Физический показатель. Чаще всего неверно указывают площадь. Причем многие занижают ее, делая это намеренно, ведь существует ограничение для розничной торговли — помещение должно быть не более 150 кв.м. Приходит проверяющий и удивляется, что магазин на двухсотметровой площадке указал «скромные» 100 метров. Горе-эконом «слетает» с ЕНВД.

Ошибаются в расчете площади торгового зала или зала обслуживания (для общепита). Баталии по этому поводу ведутся не первый год. Барная стойка, например, относится к залу или нет? Решения инспекций и судов противоречивы. Если заглянуть в статью 346.27, там встречается подсказка, как определить площадь: «на основании инвентаризационных и правоустанавливающих документов». С точки зрения налоговой это не только договор аренды или выписка из Росреестра, но еще документы из БТИ, планы и схемы, а их порой предпринимателям для защиты своих интересов не хватает.

Важно! БТИ – бюро технической инвентаризации. Подробнее о функциях бюро в «Положении о государственном учете жилищного фонда в РФ», утвержденном Постановлением № 1301 от 13.10.1997.

4. Коэффициент К2. Если К1 — это показатель, который установлен на федеральном уровне, то К2 определяют местные власти. Находите местный закон, ищете свой вид деятельности и смотрите размер К2. Будьте внимательны: если коэффициент дифференцирован по районам города, уточните, к какому району относится адрес вашей торговой точки, в случае общепита градация может касаться типа заведения – кафе, бар и т.д. Невнимательные сдают уточненки и пишут ответы на требования.

Кстати! Когда подберете коэффициенты, сделайте распечатку из местного закона и отметьте относящиеся к вам пункты. Налоговая инспекция может запросить обоснование выбора конкретного коэффициента. Распечатка поможет быстро ответить.

5. Страховые взносы.
• У ИП есть работники, а он уменьшает налог на 100%. Как правильно: уменьшить налог не более чем на 50%.
• Налог составил 15000 рублей, взносы — 20000, налогоплательщик указывает в разделе 3 сумму для уменьшения единого налога – 20000. Как правильно: сумма взносов может быть меньше или равна налогу, но не должна превышать его.
• Налогоплательщик-ИП работает на разных режимах, взносы «за себя» не разделяет, всю сумму указывает в декларации ЕНВД. Как правильно: нужно разработать способ разделения. Обычно применяют вариант «по выручке». Берем общую сумму выручки, высчитываем долю каждой деятельности и соответственно распределяем взносы. Пример: ИП Петров Иван Сидорович торгует в магазине «Сало-мясо» продуктами (ЕНВД) и еще открыл парикмахерскую «Бигуди» (УСН 6%). За первый квартал магазин принес выручку в 100 тыс., а парикмахерская в 20 тыс. рублей (скоромный бизнес). 20000/120000*100=17% (округляем) — доля «Бигуди», соответственно доля «Сало-Мясо» — 83%. Вот по этим пропорциям разделим и взносы – 17% от уплаченной суммы пойдут на уменьшение единого налога на упрощенке, а 83% — уменьшит ЕНВД.

Кстати! Можно разработать другой способ, главное, его обосновать. «По выручке» – вариант, который одобряет налоговая инспекция.

6. Подача нулевки. Не бывает нулевой декларации по единому налогу. Прекратили деятельность – снялись с учета, это единственный правильный порядок. Много случаев, когда ИП или организация забыли подать заявление на снятие себя с регистрации как плательщиков вмененного налога и получили требование о предоставлении отчета. Причем создавалась комичная (не с точки зрения бизнесменов, конечно) ситуация – физических показателей нет, а расчет делать надо. Налоговая считает, что необходимо указывать данные из последней декларации.

Ошибки в декларации по УСН («доходы», 6%)

«Доходная» упрощенка считается одним из самых простых и понятных режимов налогообложения. Индивидуальным предпринимателям особенно нравится, что не надо заморачиваться с расчетом – что пришло в банк на расчетный счет или в кассу, включаем в доход. Однако и здесь есть нюансы.

1. Включены не все доходы.
• При получении оплаты от покупателей по картам в доходах нужно отражать полные суммы, а не поступление на счет за минусом комиссии банка. Пример: организация продает товары, клиенты рассчитываются картами. Перед зачислением эквайринговых платежей банк удерживает комиссию. В декларации компания отразила сумму поступлений на расчетный счет и получила требование налоговой пояснить расхождения с данными инспекции. ФНС заметила разницу между сведениями, полученными от онлайн-кассы, банка и отчетом.
• Если работа компании или ИП ведется на двух режимах ЕНВД+УСН, нужно внимательно относиться к ограничениям вмененки. Все, что выйдет за пределы, будет относиться к упрощенной системе. Пример: компания работает в сфере грузоперевозок (ЕНВД). Для прочих случаев фирма применяет УСН. Клиенты просили оказать им услуги по разгрузке и выделить их отдельно в договоре и первичных документах. К какому режиму отнести разгрузочные работы? Правильный ответ – к упрощенке. Если бы разгрузка была составной частью услуг по грузоперевозке, то относилась бы к ЕНВД.

Обратите внимание! Выявить мелкие ошибки налоговая может не всегда. И пожалуй, закроет глаза на незначительное нарушение. Но надеяться на лояльность госорганов не стоит. Если подобные ситуации возникают регулярно, задумайтесь о правильной постановке учета.

• При совмещении режимов продажу подакцизных товаров надо относить к УСН, а не к ЕНВД. Пример: автосервис, применяющий комбинацию ЕНВД+УСН, должен списывать на упрощенку выручку от продажи моторных масел.
• Ситуация наоборот. УСНщик забывает убрать доходы из налогооблагаемой базы. Например, когда происходит возврат денег покупателю. Такие операции нужно отслеживать и отражать в программе и Книге учета доходов и расходов.
2. Ошибки в ставке, неприменение льгот. Ряд регионов предлагает льготные ставки для некоторых организаций и ИП. Как правило, они зависят от вида деятельности. Например, в Республике Карелия компании и предприниматели-разработчики программного обеспечения платят 5,5% вместо 6. ИП повезло даже больше. Для регистрирующихся впервые даются так называемые налоговые каникулы. Это значит, что ставка при определенных условиях нулевая (да бывает и такое, НДСники в курсе).

Обратите внимание! ФНС не горит желанием рассказывать о таких «бонусах». Придется самостоятельно изучить местное законодательство. Зайдите в раздел УСН на сайте ФНС, выберите свой регион наверху страницы и пролистайте информацию до конца. Там найдутся региональные законы, которые можно скачать.

3. Уменьшение налога на взносы. Все ошибки один в один с декларацией по ЕНВД – нет деления по видам деятельности, уменьшение налога более, чем на 50%, при наличии работников, указывается сумма взносов больше, чем сам налог.
4. Лимиты. Есть еще один важный момент, на который следует обратить внимание. Для применения упрощенной системы установлены определенные лимиты. Если они превышены, то налогоплательщик автоматически переходит на ОСНО с того квартала, когда произошло превышение. Т.к. отчет по УСН сдаем раз в год, придется следить за данными внимательно. Установлены пределы:

• размера выручки – не больше 150-ти миллионов в год;
• количества работников – не более 100 человек;
• доли участия других организаций – не больше 25%;
• остаточной стоимости основных средств – не более 150 миллионов;
• наличия филиалов – ноль, т.е. их вообще не должно быть.

Выручку для целей применения УСНО считаем так же, как определяем налоговую базу. Ничего сложного. Главное, следить за уровнем доходов в конце года, когда клиенты стремятся погасить долги. Если вы находитесь на грани лимита, попробуйте договориться с покупателями-оптовиками на получение денег в новом году.

При работе с физическими лицами прием не сработает: не выгонять же покупателей из магазина (тем более пик продаж перед праздниками). Хотя и тут есть варианты в зависимости от вида деятельности. Можно, например, предоставить клиентам рассрочку – часть оплаты они внесут до, а часть после Нового года.

Расчет численности работников немного запутан. Нужно не забыть, что в данном случае включаем в численность и совместителей, и тех, кто работает по договорам ГПХ.

Важно! Для расчета численности используются рекомендации по заполнению формы П-4 из Указаний, утвержденных Приказом Росстата от 22.11.2017 № 772.

Иногда бухгалтер пропускает момент превышения лимита и продолжает считать налог по УСН, когда уже пора применять ОСНО. Это происходит, например, при изменении долей в уставном капитале. Учредители проводят сделку, а в бухгалтерию данные попадают спустя пару месяцев. Думаете, так не бывает и главный бухгалтер всегда в курсе? Как бы не так!

Кстати! Совет главбуху: периодически (раз в месяц) проверяйте выписку из ЕГРЮЛ по организации с помощью сервиса ФНС «Проверь себя и контрагента», это бесплатно и занимает минуту. Зато неожиданных сюрпризов не будет.

Основные средства, находящиеся в процессе монтажа или строительства, вводить в эксплуатацию нужно осторожно, так же как и купленные готовые к работе ОС. Сверяйтесь, не теряется ли право на УСН. Возможно, будет выгоднее отложить ввод в эксплуатацию оборудования или зданий, находящихся на счетах 08 и 07 бухгалтерского учета.

Появление филиалов также портит всю картину. Вроде всем параметрам вы соответствуете, но учредители решили, что стоит расширяться, и дали «зеленый свет» открытию филиала в другом городе. Прощай единый налог!

Ошибки в СЗВ-М

СЗВ-М подается ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. В него включаются физические лица, за которых уплачены страховые взносы в ПФР. Элементарно, казалось бы, но и тут находится повод «накосячить»:

1. Включили не всех. Распространенная ошибка – не добавить в СЗВ-М подрядчиков и исполнителей по договорам ГПХ. Отчасти в этом виноват короткий период отчетности. Договор подписан в конце месяца, и его не успели передать в кадры или бухгалтерию, а те поторопились отправить СЗВ-М в Фонд. Решение проблемы – составление четкого графика документооборота и неторопливость с отправкой.

Важно! Если отправить на «забытых» сотрудников дополняющую форму до срока сдачи основного отчета (до 15 числа), то штраф, скорее всего, придется заплатить (500 рублей за человека). Хотя некоторые отделения ПФ и суды считают, что штрафа здесь быть не должно.

2. Неправильно отражены данные о физических лицах, с которыми заключены ГПХ-договора.
• Даты договора, начала и окончания работ приходятся на разные месяцы. Как сдавать СЗВ-М? Если в договоре четко указан срок работы, то сдаем отчет за месяцы этого срока. Пример: Петров И.И. подписал договор ГПХ с ООО «Фортуна» 25 ноября, период работ со 2 декабря по 25 января. СЗВ-М будем сдавать за декабрь и январь.
• В договоре нет точного указания на начало работ. За дату отсчета принимаем день заключения договора.
• Оплата по договору ГПХ происходит после подписания акта, в другом месяце. Нужно подавать СЗВ-М за месяц, в котором прошла оплата? Нет, не нужно.
• Надо ли показывать в СЗВ-М физиков-арендодателей или частных лиц, у которых компания или предприниматель купили, например, оборудование? Нет, подобные доходы не облагаются взносами, отражать их получателей в отчете СЗВ-М не требуется.
3. Ошибки в ИНН и СНИЛС. Работник предоставил неправильные данные, ошибся тот, кто заносил сведения в программу, или сам ПФР. Сначала сверяем данные в программе с фактическими. Если все верно, значит, для контроля просим работника принести оригиналы документов. И тут все так же? Тогда придется дотошному бухгалтеру выяснять, почему программа проверки ПФР не пропускает сведения. Иногда номера в системе пенсионного страхования задваиваются (вернее одному человеку присваивают два номера) и нужно разбираться по этому поводу непосредственно с Фондом. Если вы уверены в точности данных, направьте ответ, что с вашей стороны нарушения нет, и приложите копии СНИЛС и ИНН.

Обратите внимание! Проверить ИНН до обращения к работнику можно также через сервис на сайте ФНС, в разделе «Узнать ИНН». Для проверки нужны обязательно ФИО, дата рождения, вид удостоверяющего личность документа, его серия и номер.

4. Неверный формат представления отчета. Для СЗВ-М есть правило: если численность сотрудников составила 25 человек и более, то отчет сдается только в электронном виде. На бумаге отчет будет считаться представленным ненадлежащим образом – штраф 1000 рублей.

Ошибки в отчете о среднесписочной численности (ССЧ)

Всего один листок и одна цифра, а ошибки и тут не редкость:

1. Только зарегистрированные ИП и организации уже попадают в бюрократический круговорот. Срок сдачи ССЧ для работодателя-новичка – не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации. Иногда налоговая не штрафует за неподачу ССЧ после регистрации, но лучше отчитаться и не портить компании карму.
2. Расчет среднесписочной и просто средней численности отличается. Для ССЧ не включаем в расчет: внешних совместителей, работников по ГПХ договорам, женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, тех, кто находится в учебном отпуске и еще ряд других лиц. Посмотреть правила расчета можно в Указаниях по заполнению статистических форм (форма П-4).

Избежать ошибок в отчетах удается не всегда. Если неприятность уже произошла, главное – вовремя исправиться и подать корректировку. Если ваша оплошность привела к занижению налоговой базы и недоимке, то сначала доплатите налог и пени, а потом сдавайте корректирующий отчет. У нас есть удобный калькулятор пени. Результат расчета можно скачать в формате Word.