О сайте
Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Сложности перехода, или трудовые книжки по-новому

317
Ведущая рубрики
Балаклицкая Елена Николаевна
Главный бухгалтер со стажем работы более 15 лет
Ведущая рубрики «Говорит бухгалтер»

К концу года чиновники стараются «порадовать» бухгалтеров и руководителей свежими законами в области учета. В 2019 году нас «осчастливили» новостью о введении электронного формата трудовых книжек. Законопроекты, касающиеся этой инновации, должны окончательно пройти все стадии утверждения до конца 2019 года. Основные изменения вносятся в текст Трудового кодекса и Федеральный закон №27-ФЗ.

Что обещает реформа

Картина будущей безбумажной книжки довольна размыта. Например, предлагается выдавать работнику в некоторых случаях сведения о работе в электронном виде, подписанные ЭЦП работодателя. Но как это будет выглядеть практически, пока не ясно. Возможно, программы учета оснастят каким-то специальным функционалом.

Пока можно только на словах судить, какие преимущества, и то относительные, сулит закон работодателям:

  • Отсутствие (не у всех) бумажных книжек – не надо тратиться на их покупку, хранение. Правда тем, кто старательно избегал ЭЦП (например, индивидуальным предпринимателям), придется видимо ее приобрести.
  • Уменьшится путаница с записями, исчезнут описки и опечатки. Очевидно, при внесении электронной записи будет проходить какая-то проверка (вроде контрольных соотношений в отчетах) и система предупредит о возможных ошибках.
  • Искажение и потерю данных устранят. Утратить трудовую книжку нерадивый сотрудник уже не сможет. Правда, исходя из смысла законопроектов, последний работодатель обязан предоставлять данные только о собственной организации, а как новому работодателю увидеть остальные сведения: подать запрос об их предоставлении в ПФР, попросить работника принести полный список на бумаге? Как эти обязательства пропишут в ТК?
  • В 2019 году, если уволившийся сотрудник решил не приходить за своей трудовой книжкой, нельзя отправить ее почтой без его согласия. С 2020 года правила для работодателя другие: в такой ситуации он обязан направить сведения о работе на бумаге заказным письмом с уведомлением. Со дня отправки наступает освобождение от ответственности за задержку (невыдачу) сведений.
  • Дистанционное трудоустройство работников станет проще.

Зато для сотрудников открывается довольно много перспективных возможностей (правда при условии, что государство в целом и Пенсионный фонд в частности обеспечат надежную защиту и хранение данных):

  • Те, кто предпочтет ведение только электронной книжки, и те, кто захотят сохранить бумажный вариант, остаются в равном положении, т.к. электронные данные необходимо вести на всех сотрудников.
  • ПФР утверждает, что получение данных станет проще, не будет зависеть от прописки, например. Доступность обеспечивается возможностью получить сведения через МФЦ и в личном кабинете на сайте Госуслуг.
  • Легче станет считать стаж для различных случаев и начислять пенсию.
  • Те, кто оформляет пенсию или льготы, избавятся от мороки приносить дополнительные документы, справки и саму книжку в Фонд, все сведения аккумулируются в базе.
  • Если раньше работодатель мог не вносить записи в книжку и как-то обманывать работника, то теперь любой сможет легко проверить, числится он на предприятии официально или нет. Достаточно посмотреть сведения на Госуслугах.

Кстати! С помощью портала Госуслуг можно проверить состояние своего лицевого счета в ПФР, увидеть периоды работы в каждой организации, накопленный стаж, в том числе льготный. Для этого войдите в свой аккаунт на сайте, выберете раздел Услуги – Пенсия, пособия и льготы – Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР – Получить услугу. Выписка из ЛС придет в ваш кабинет в течения дня (иногда мгновенно).

Плюсы, несомненно, полезные и приятные, главное, чтобы была обеспечена достаточная безопасность данных в системе.

Этапы перехода

Чтобы работники смогли привыкнуть, а работодатели успели подготовиться к новшеству, государство сделало 2020 год переходным.

Работодателю необходимо:

  1. Внести соответствующие изменения во внутренние документы организации: положения, коллективные договора, графики документооборота, учетную политику и т.д.
  2. Если на предприятии существует профсоюз, то согласовать с ним этапы переход на электронные книжки и коррекцию локальных актов.
  3. Письменно уведомить персонал о происходящих изменениях и рассказать о правах работников на сохранение бумажных книжек.
  4. Подготовиться к отправке электронных данных в ПФР, оформить ЭЦП (если хотите отчитываться по ТКС) и настроить программы внутреннего учета.

Работник по желанию до конца 2020 года приносит работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Если этого не сделать, то книжку выдадут работнику на руки и вести станут только ее электронный вариант.

Обратите внимание! Переходный этап предусмотрен для уже работающих. Для новичков правила другие: трудоустроенным впервые (т.е. не имеющим еще трудовых книжек) с 1 января 2021 года оформляется исключительно электронная книжка.

А что с отчетностью?

Самое обсуждаемое по теме событие – введение очередного отчета в Пенсионный фонд — СЗВ-ТД. Законодательство делает послабление, и в 2020 году его придется предоставлять каждый месяц, аналогично СЗВ-М – до 15 числа. Согласно Порядку по заполнению формы, начиная с 1 января 2021 года необходимо подавать отчет не позднее следующего за изданием документа (об увольнении, переводе или принятии сотрудника) рабочего дня.

Обратите внимание! Скачать в формате Word образец формы СЗВ-ТД можно по ссылке (бланк с сайта ПФР).

Что это означает на практике: если штат компании большой, текучка серьезная или персонал перемещается из подразделения в подразделение путем перевода, то кадровый отдел будет постоянно занят отправкой сведений. Если учет в организации возложен на главбуха в единственном числе или директора, то ответственному лицу придется тщательно следить за кадровыми перемещениями. Самые большие проблемы с новой отчетностью:

  • Несвоевременное получение информации. До отдела кадров или главбуха нужные данные могут дойти с задержкой. Придется организовать эффективный документооборот или как минимум оперативный обмен информацией.
  • Обеспечение соблюдения сроков. Пойти в отпуск незаменимому ответственному лицу станет сложнее. Как говорят некоторые бухгалтера, ведущие учет единолично: теперь и заболеть нельзя, по неписаному закону кого-нибудь непременно уволят, примут, переведут в это время.
  • Штрафы за несдачу или несвоевременную подачу сведений. Размер пока неизвестен, но если исходить из аналогии с действующим для СЗВ-М – 500 рублей за каждого работника, то бюджет ждет хорошее пополнение.

Сам отчет СЗВ-ТД ничего сложного собой не представляет. Шапка формы похожа на знакомый СЗВ-М, ниже идет таблица с общими сведениями: ФИО, СНИЛС, дата и вид мероприятия (принятие, увольнение, перевод), должность, подразделение, ссылка на законодательство, реквизиты документа-основания. Сдается он в ПФР на бумажном носителе (неизвестно, будет ли ограничение по количеству человек, включенных в отчет на бумаге) или электронно по ТКС, как любая другая отчетность.

Кроме того, вводится форма СЗВ-ТИ, предназначенная для выдачи работнику сведений о периоде работы в данной организации или у ИП при увольнении. Она же предоставляется при получении данных на Госуслугах или в личном кабинете на сайте ПФР. Форма содержит те же сведения, что и отчет для Пенсионного фонда, только по конкретному сотруднику.

Кстати! Для авторизации в личном кабинете ПФР не требуется дополнительная регистрация, войти можно с помощью учетной записи в ЕСИА (Госуслуги).

Что в итоге

На сайте ПФР в разделе, посвященном электронном трудовым книжкам, часть информации отличается от указанной в законопроектах. Лучше обращаться к первоисточникам. В идеале – дождаться, когда изменения пройдут все этапы и появятся в готовом виде.

Обратите внимание! Законопроекты размещены в Системе обеспечения законодательной деятельности (сайт sozd.duma.gov.ru) под номерами 748744-7 (изменения в 27-ФЗ) 748684-7 (изменения в ТК РФ), 748758-7 (изменения в КоАП).

Насчет внесения информации, которая есть в бумажных книжках работников, ее работодатели не обязаны передавать в ПФР. Т.е. за прошлые периоды отправлять сведения не требуется. Следует акцентировать на этом внимание работников и предупредить о необходимости сохранять бумажные трудовые книжки.

Неясен вопрос с предоставлением новому работодателю данных о прошлых местах работы. Что надо будет предъявлять при трудоустройстве – бумажную книжку и распечатки с последних мест работы, где велась уже электронная книжка или работодатель сможет получить сведения из системы ПФР путем запроса?

Сведения о периоде работы, стаже важны для предоставления льгот для отдельных категорий работников, а также для расчета больничных. Как построить общение с ФСС в периоде нововведений, тоже непонятно. Фонд социального страхования требует предоставлять копии трудовых книжек, например, для подтверждения стажа для расчета больничного, ведь процент выплаты (100%, 80%, 60%) зависит именно от него.

Вопросов много, в отличие от ответов. Дождемся 2020 года и посмотрим, насколько эффективной покажет себя новая система учета трудового стажа.

Сохранить:
Скопировать урл
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Вход на сайт
Регистрация

Нажимая «Зарегистрироваться», вы соглашаетесь с Политикой сайта и Правилами форума

Спасибо за регистрацию на сайте

Смена пароля

Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

КонсультантПлюс
Бесплатный доступ к документам
Ассистентус — это сайт для малого бизнеса
  • У вас есть вопрос на тему бухгалтерии, налогов, персонала, предпринимательства? Наши штатные консультанты готовы вам бесплатно помочь.
  • На сайте публикуются актуальные новости и статьи, работает Email-рассылка.
  • В нашей базе более 1000 документов с подробными описаниями и файлами для скачивания.
  • У нас много различных сервисов: калькуляторы, календари, справочники, классификаторы.
Отправить сообщение об ошибке