Выставки, переговоры и тест-драйв: продвигаем свое дело

Хорошо, когда сбыт товара налажен и ниша на рынке найдена. Для нового предприятия прорваться в устоявшиеся ряды непросто. Давно работающим компаниям тоже приходится следить за развитием технологий и напоминать о себе.

Поиск новых партнеров и обмен опытом происходит в том числе на специализированных выставках. О них, а также презентациях, деловых переговорах и других способах продвижения бизнеса и поговорим сегодня.

Растем по вертикали и горизонтали

Расширяться можно в двух направлениях. По горизонтали – оставаясь в своей нише, увеличивать количество торговых точек, мест сбыта, клиентов, наращивая обороты. По вертикали – это означает, что организация будет находить новые технологические решения, совершенствовать продукцию, выходя на новые рынки. Также подразумевается возможность изменения направления работы в принципе, перепрофилирование, если компания найдет более выгодную для себя деятельность.

Чтобы получать больше прибыли, придется использовать разные подходы:

• Участвовать в выставках. Это позволит показать образцы собственной продукции, познакомиться с новинками конкурентов, найти партнеров, инвесторов и клиентов.
• Проводить презентации. Делать это можно как на своей территории, например, на фабрике, демонстрируя процесс производства или в офисе, представив макеты, проекты, так и на территории потенциальных инвесторов и покупателей.
• Вести выездные переговоры. Это относится к командировкам по России и в другие страны.
• Использовать рекламные акции. Пример: бесплатная раздача новинок товаров, распространение образцов с помощью периодики (женщинам этот способ хорошо знаком – так предлагают познакомиться с новыми кремами популярные глянцевые журналы).
• Вкладываться в разработки. Изменить состав ингредиентов, изготовить уменьшенную версию микросхемы, выпустить современное приложение и т.д.
• Проводить маркетинговые исследования. Товар плохо продается? Это не обязательно значит, что с ним что-то не так. Возможно, его просто неправильно прорекламировали или выбрали не ту целевую аудиторию.

Каждый способ сопровождается расходами, с которыми придется разбираться бухгалтеру. В отличие от Гамлета, главбуху часто приходится задаваться совсем не вселенскими, но тоже важными вопросами: «Учитывать или не учитывать?», «Принимать или не принимать?». Постараюсь на них ответить.

Налетай! Торопись! Покупай…

Вспомнили «Операцию Ы»? Там правда показывали уличную ярмарку, но аналогичный принцип (привлечь внимание) применяется и на любых выставках. Для этого компания предлагает потенциальным клиентам и инвесторам ознакомиться со своей продукцией: раздает образцы, предоставляет возможность воспользоваться техническими новинками, провести тест-драйв и т.д.

При организации акций средства тратятся на:

1. Наружную рекламу – вывески, растяжки, табло.
2. Аренду места.
3. Оформление стенда.
4. Раздаточные материалы – каталоги, брошюры, буклеты.
5. Образцы, сувениры, подарки.
6. Командировочные расходы.
7. Взносы за участие и т.д.

Рекламные расходы для целей бухгалтерского учета принимаются полностью, а для налогового относятся к прочим расходам, связанным с реализацией и подразделяются на нормируемые и ненормируемые. Нормируемые – не более 1% от суммы выручки, определяемой по правилам статьи 249 НК РФ. В статье 264 п. 4 указан список расходов, к которым норма не применяется. В частности это:

• Реклама через СМИ.
• Участие в выставках и ярмарках.
• Наружная реклама.

Более подробно о рекламных расходах читайте в статье по ссылке. Всегда помним о главном принципе – необходимо документальное подтверждение для любого вида затрат.

Бухгалтерский учет таких оплат, как аренда места, взнос для участия, учитываются как обычные расчеты с контрагентами через счета 60 и 76, например:

• Д 20 (26, 44…) К 76 – учтена оплата арендуемой на выставке площади.
• Д 76 К 51 – произведена оплата поставщику.

Отдельным активом необходимо показать полученные исключительные права, например, права на видеоролик с рекламой товара. Отражаться они будут как НМА в БУ, если срок их использования превышает 12 месяцев, по сумме никаких ограничений нет. В НУ же, кроме срока, важна и стоимость, в расходы можно включить только те активы, что стоят более 100 тысяч рублей.

Обратите внимание! В НК указано, что срок полезного использования определяется исходя из сроков патентов, свидетельств или СПИ, указанного в договоре. В противном случае этот период составит 10 лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).

Если ролик создавался собственными силами, то все затраты собираются на счете 08, а затем после его полной готовности формируют первоначальную стоимость на счете 04:

• Д 08 К 70, 73, 10, 26, 20, 76, 60 – собираем все затраты от зарплаты участников съемок до покупки материалов и оплаты услуг декораторов, видеооператоров и прочих рабочих.
• Д 04 К 08 – сформировался НМА.

Если созданием видео занималась специальная организация, а мы только получили в итоге готовый продукт и права на него, то проводок будет значительно меньше, ведь стоимостью актива будет сумма, указанная в договоре:

• Д 08 К 60 (76) – отражена стоимость исключительных прав по договору.
• Д 04 К 08 – образован НМА.

Амортизацию нематериального актива в этом случае вернее всего относить на расходы на продажу (счет 44) ежемесячно.

Презентация проектов

Вероятно, в фильмах вы видели, как в офисе собираются партнеры или крупные клиенты и им демонстрируется макет нового здания – проект будущей работы. Для строительной фирмы, инженеров, дизайнеров это обычная практика.

Создание макета возможно как в физическом виде, так и в виртуальном. 3D-модели кухонь, планировки квартиры, дизайн упаковки – все что угодно в специальных программах. Частным клиентам предлагают посмотреть на экране будущее воплощение их пожеланий, подкорректировать, сделать расчет материалов, составить смету работ.

Учитывать подобные программы в учете можно двумя вариантами:

• если это собственная разработка, созданная программистами компании, то можно учесть как НМА;
• если права на программу неисключительные и предоставлены по лицензионному договору с регулярной оплатой доступа, то рекомендуется признавать расход равными долями в течение периода действия договора (срока доступа к программному продукту).

Проводки:

• Д 60 К 51 — перечислена оплата компании, предоставившей программное обеспечение;
• Д 97 К 60 — отражены затраты в расходах будущих периодов;
• Д 26 (20, 44) К 97 — ежемесячное списание РБП.

Что касается физических проектных макетов, например, в виде здания, планируемого к постройке, их придется учесть по-другому, в зависимости от дальнейшего использования:

• Если проект будет продан будущему заказчику, то сразу необходимо учитывать его на счете 41 «Товары». Подобное условие может быть определено договором или внутренним распоряжением руководителя.
• В случае, когда срок использования макета не превышает 12 месяцев, а его стоимость менее 40000 (или другого лимита, установленного компанией в учетной политике) и его организация будет использовать в собственных целях, проект будет учтен нас счете 10 «Материалы».
• Если же СПИ более 12 месяцев, а стоимость превышает лимит, то объект придется отнести к основным средствам. Амортизацию по такому ОС списываем на счет 44 «Расходы на продажу»

Важно! Если макет предназначен для демонстрации неограниченному кругу лиц, например, для размещения в холле организации или на экспозиции выставки, то данные расходы относятся к рекламным. Их учет ведется соответственно в НУ с учетом норм (1% от выручки) или без нормирования в зависимости от места размещения и других конкретных характеристик (см. п. 4 ст. 264 НК).

Расходы на переговоры

Проведение переговоров — это достаточно сложная статья расходов для компании. Во-первых, их подтверждение иногда проблематично. К примеру, руководитель сходил с партнерами в ресторан и хочет возместить расходы на ужин шести человек – принимать ли такой отчет бухгалтеру? Во-вторых, сотрудник для привлечения клиентов может поехать за границу, а там – специфические расходы.

Все зависит от того, что на этот счет говорит учетная политика и отдельные положения. Все рабочие ситуации прописываются в этих документах и к ним в первую очередь нужно обращаться за ответом. В российских реалиях зачастую все происходит наоборот – год ведем учет, а в конце «рисуем» политику в зависимости от фактических операций. Чем чреват такой подход:

• Разным отражением одинаковых операций в течение года (разные счета, субсчета).
• Неверным отнесением активов к определенному виду (основные средства или обычные материальные расходы).
• Неправильное определение группы ОС или НМА для расчета СПИ для однотипных объектов.
• Непринятие в НУ или, напротив, включение в расчетную базу расходов\доходов вопреки выгоде компании и правилам учета.

Кстати! Помните, что не запрещено вносить изменения в УП, если это оправдано. Никогда раньше не направляли работников в зарубежные командировки, а в середине года появилась такая необходимость? Добавьте пункты в УП и положение о командировках.

Перед тем как отправить работника за границу, уточните основные моменты его пребывания там:

• Какие документы оформляют на те или иные расходы в соответствии с законодательством страны направления. Аналогично нашему законодательству – если ты взял чек без расшифровки конкретных товаров в канцелярском магазине, бесполезно доказывать бухгалтеру, что купил ручки и папки, ведь их в чеке нет.
• На каком языке будут представлены документы (счета за гостиницу, аренду авто, перелет и т.п.). Если язык только иностранный, придется построчно перевести документацию (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета №34н). Привлечение переводчика – дополнительные затраты, их неплохо предусмотреть заранее.
• Каким образом, в какой валюте (может быть не одна) рассчитываться за покупки и услуги, возможен ли расчет картой.
• Сейчас в 2020-м многие компании активно пользуются бизнес-картами для руководителей и корпоративными картами для сотрудников, которые без проблем конвертируют валюту в момент расчета. Необходимо в обслуживающем банке уточнить, предусмотрена ли такая возможность на вашем тарифе и по какому курсу происходит конвертация.
• Покупка валюты. Все равно часть оплат пройдет наличными, да и на случай отсутствия банкомата или терминала для расчета стоит выделить командированному лицу «живые» деньги.

Чтобы затраты на переговоры отнести к представительским расходам (каковыми они и являются по сути), также нужно предварительно издать приказ, составить план мероприятий, программу приема гостей, примерную смету, а по окончании встречи подготовить отчет о ее результатах.

Некоторые расходы нельзя включить в представительские, например, перелет из другой страны или города в место проведения встречи гостям необязательно придется оплатить самим, но принимающая организация, купившая билеты, не сможет учесть их для налогообложения прибыли.

Обратите внимание! Для организаций на УСН вообще не предусмотрен учет в НУ представительских расходов. Для общей системы установлен лимит – 4% от ФОТ. В бухгалтерском учете любых компаний они отражаются в полной сумме по фактическим затратам.

Зато есть хорошая новость: ни время, ни место, ни результат проведения переговоров не имеют значения. Не получилось ночью на Мальте заключить договор с новым партнером – не беда, зато представительские учтете. Жаль, что об экскурсиях и других развлекательных мероприятиях нельзя сказать того же.

Подчеркну только, что некоторые должности подразумевают разъездной характер работы. Если менеджер по должности постоянно направляется в другие города или страны, почти не находясь в офисе, то назвать его поездки командировками вряд ли получится, а значит, нельзя выплатить суточные.

Бонус – смотреть ли в зубы дареному коню?

У оптовиков для стимулирования объемов покупки и ее постоянства нередко применяются бонусы. Иногда это товары, которые покупатель получает бесплатно. Насколько это выгодно каждой стороне? Под покупателем подразумевается юридическое лицо или ИП, физиков в расчет не берем.

С точки зрения продавца он вкладывается в будущее – небольшой подарок покажет лояльность к конкретному клиенту и желание сохранить деловые отношения, а также подвигнет продолжать закуп в большом количестве.

Из минусов – на безвозмездно переданный товар придется начислить НДС, исходя из рыночной цены на него. Как правило, за нее принимается обычная стоимость реализации, применяемая у данного продавца (бонусный товар один из реализуемых). Когда дарим что-то приобретенное на стороне, то, соответственно, стоимость — это цена, по которой мы купили товар изначально.

Проводки в бухгалтерском учете поставщика:

• Д 91.2 К 41 — передан бонус покупателю.
• Д 91.2 К 68.2 — начислен НДС.

При этом сохраняется право на принятие входящего НДС по приобретенному поставщиком для подарочных целей товара.

Для покупателя же полученный товар — это возможность увеличить прибыль или использовать бонус для собственных нужд. Однако и здесь без отрицательных моментов не обошлось: принять к вычету НДС по полученным бесплатно материальным ценностям нельзя, а вот включить в прочие доходы их стоимость обязательно нужно.

• Д 41 К 60 — принят к учету бонусный товар.
• Д 60 К 91.1 — отражен прочий доход.

Тест-драйв по-бухгалтерски

Демонстрация мощи современных авто давно уже стала привычной для автолюбителей. Взять машину новейшей модели и опробовать ее на дороге может практически каждый клиент автосалона. Но ведь автомобиль имеет привычку ездить только в заправленном состоянии, а если долго эксплуатируется, то еще нуждается в обслуживании и даже ремонте.

Куда определить расходы по амортизации и сопутствующим затратам? На этот вопрос, как ни странно, четкого ответа нет. Авто в зависимости от планов на будущее и времени использования в демонстрационном режиме (о стоимости не говорим, она обычно высокая) можно отнести как к товару, так и к ОС.

Ваше демо-авто это основное средство в целях налогообложения, если:

• Срок его эксплуатации свыше 12 месяцев.
• Не планируется перепродажа (продать ОС конечно можно, но изначально цель его использование не продажа данного конкретного образца).
• О стоимости вы помните (более 100 тысяч).

Оно же может быть отнесено к товарам, когда:

• СПИ менее года.
• Авто планируется реализовать как любой другой автомобиль в салоне.
• Стоимость меньше 100 000 руб.

Причем учесть один и тот же автомобиль в БУ и НУ можно по-разному (например, в БУ как товар, а в НУ как ОС), в зависимости от всех этих критериев и учетной политики конкретной компании. Такое расхождение в двух видах учета обязательно привлечет внимание налоговиков, поэтому документальную базу нужно подготовить заранее. Если она ФНС не устроит, в большинстве случаев Арбитражный суд поддержит позицию налогоплательщика, например, как в деле А79-5411/2016 (Постановление суда от 30.05.2017).