Заявления властных структур о снижении давления на бизнес, уменьшении количества контрольных мероприятий в отношении фирм не отменяют возможности налоговой проверки конкретной организации или ИП.
Статья рассказывает о том, какие виды проверок могут быть со стороны ФНС, кто рискует повстречаться с ревизором больше других и как подготовиться к такой проверке. Советы от специалистов-практиков помогут пройти проверку с наименьшими потерями финансов и нервов, а при необходимости – отстоять свои права и уменьшить бремя санкций по результатам проверки.
Как подготовиться
Прежде всего, нужно знать, по каким признакам фирма может попасть у налоговиков «под подозрение». Концепция планирования проверок отражена в документе, утвержденном приказом №ММ-3-06/333 от 30/05/07 г. налоговой службы.
Риск проверки возрастает, если:
- уровень оплаты труда ниже минимума по региону или едва его покрывает, а в среднем показатель ниже отраслевого на 10%;
- фирма показала убытки по итогам года;
- фирма меняет юридические адреса, регистрируется в разных ФНС;
- процент начисленных (уплаченных) налогов ниже средних показателей в этом регионе (экономическом секторе);
- в декларации по НДС отражена большая сумма вычетов;
- данные налоговых деклараций резко различаются с данными движения денежных средств по расчетному счету (оплата покупки, поступления за реализацию) и др.
На практике достаточно одного из поименованных в документе факторов, чтобы ФНС нашла основание проверить фирму.
Далее имеет смысл просмотреть на сайте ФНС заранее информацию о готовящихся проверках перед началом нового календарного года. Не исключена и внеплановая проверка, например, по информации от иных госорганов, по информации в налоговую от конкурентов фирмы, при выявлении уже названых факторов риска в текущем году.
До проведения любых проверок полезно изучить налоговый кодекс. Налоговые проверки, согласно ст. ст. 87, 88, 89 НК РФ, бывают двух видов: выездные и камеральные. Первые проводятся на территории проверяемой фирмы, а во втором случае может последовать требование переслать в ФНС определенный в извещении пакет документов. «Камералка» не может быть внеплановой, поскольку проводится обычно после подачи декларации налогоплательщиком. Кроме того, есть еще понятие встречной проверки, официально именующееся «истребованием документов» или информации о контрагенте, деловом партнере фирмы.
Камеральная проверка проводится без дополнительных решений. И если в течение 3 месяцев после подачи декларации никаких сигналов от ИФНС не поступало, значит, она закончилась успешно. Подготовиться к такой проверке в общепризнанном смысле налогоплательщик не может.
Выездная проверка предполагает обязательное истребование документов. К этому надо быть готовым. Чиновники могут потребовать любые документы, относящиеся к области проверки. Сама выездная проверка длится 2 месяца, однако может приостанавливаться (возобновляться), продлеваться по причинам, указанным в НК РФ. Общая продолжительность такого вида контроля – не более полугода.
До начала нужно успеть:
- проверить идентичность первичной документации фирмы и контрагентов;
- известить партнеров по бизнесу о проверке фирмы, чтобы они могли подтвердить при необходимости все данные;
- оставить в офисе только те документы, которые оформлены правильно и юридически законны;
- снять при необходимости несоответствия юридического адреса, почтового адреса с фактическим местонахождением фирмы;
- проинструктировать персонал о поведении во время проверки, о необходимости внятно и по существу, без лишних сведений, отвечать инспектору на его вопросы;
- если есть возможность – предоставить сотруднику ИФНС отдельный кабинет и приносить требуемые документы туда.
Как действовать в ходе проверки
В ходе проверки, например, если при «камералке» в декларации обнаружились недочеты, налоговая может затребовать пакет документов в виде их копий.
Документы следует предоставить в течение 10 дней с момента получения требования. При истребовании документов у иностранной организации срок представления – 30 дней, если речь идет о консолидированной группе налогоплательщиков — 20 дней.
Оформлять пакет с этого года нужно согласно приказу №ММВ-7-2/628 от 07/11/18 г. ФНС, с 04/01/19 г. – по новым правилам:
- Толщина сшива – не более 150 листов. Если один документ составляет более 150 листов, его не разделяют. Нумерация страниц сплошная, начиная с 1.
- Прошивка должна обеспечивать беспрепятственное чтение, копирование документов без нарушения целостности тома. Концы прошивки должны оказаться с оборотной стороны тома, прикрытые бумажной наклейкой. Размеры наклейки не оговариваются.
- Заверяющая подпись должна стоять только на наклейке. Каждый лист заверять не нужно. Она состоит из наименования должности (или указания, что это ИП) и фамилии ответственного лица с инициалами, количества листов, даты.
- Сопроводительный документ (письмо) присовокупляется к сшиву. В нем пишется дата и номер требования от налоговой и число листов передаваемых копий. Опись документов оформляется отдельным листом либо включается в текст письма.
Налоговая при камеральной проверке также может прислать требование пояснить сведения в декларации или внести в нее изменения. В течение 5-ти дней плательщик налога должен либо отправить пояснения (почтой, лично, по интернету, с использованием электронной подписи), либо сдать «уточненку» по налогу.
Передача документов в ходе встречной проверки оформляется как указано выше. Налогоплательщик в течение 5-ти дней должен передать копии «первички» (счета-фактуры, акты, накладные и пр.) в налоговую или письменно подтвердить, что таких сведений у него нет (ст. 93.1-5).
На заметку! Если налоговая проверяет сделку с партнером вне рамок общей проверки, документы предоставляются в течение 10-ти дней (ст. 93.1-5).
Выездная проверка из всех перечисленных наиболее серьезная. От того, как поведет себя руководство фирмы и сотрудники, во многом зависят ее результаты. Вначале поговорим о том, чего при выездной проверке делать не стоит:
- Не препятствуйте инспекторам проходить на территорию фирмы. Ситуация может привести к вмешательству полиции и дополнительным санкциям.
- Не стоит идти на открытый конфликт с чиновниками, выполняющими свою работу, надеясь, что они «быстрее уйдут». Это приведет лишь к выводу, что компании «есть что скрывать» и проверка будет проводиться еще более тщательно.
- Не подавайте в спешке уточненные декларации, если в них есть ошибки. Проверяющие могут не заметить их (человеческий фактор никто не отменял). Время на проведение проверки ограничено законом. Даже если обнаружатся именно эти недочеты, их оформление займет определенный срок, а значит, на обнаружение иных нарушений его может не остаться.
- Не озвучивайте сведений, о которых инспектор не задает вопросов. Любые информационные нестыковки могут быть использованы против компании точно так же, как откровенно ложные сведения.
На заметку! Если налоговая запрашивает одни и те же документы повторно, их можно не предоставлять. При этом обязательно известить ФНС о том, что такие документы уже направлялись, в течение 10 рабочих дней.
Правильные действия в ходе налоговой проверки выездного типа – залог ее скорого и успешного окончания для компании. О них необходимо сказать более подробно.
Выездная проверка: 10 правил успеха
- До начала проверки потребуйте у чиновников их служебные удостоверения и решение руководителя ИФНС (лица, его замещающего) о проведении проверки. Все чиновники, предъявившие вам документы, должны быть вписаны в текст решения. Вместе с фискальными служащими в составе группы могут оказаться представители полиции. Имейте в виду, что у них более широкие полномочия, например, возможность на законных основаниях осматривать территорию и помещения фирмы, ее автотранспорт, опросы персонала, выемка документации (ст. 91-1, 36-1 НК РФ, ФЗ-144 от 12/08/95 г.).
- Ограничьте инспекторам доступ к иным документам, кроме тех, которые относятся к области проверки, периоду проверки, кругу вопросов, являющихся предметом проверки. Эта информация обозначается в решении о проведении проверочных мероприятий.
- Перед передачей инспектору все документы должны быть просмотрены и проверены сотрудниками фирмы. Вполне возможно, что удастся исправить ошибки технического характера, допущенные при их оформлении.
- При передаче документации на проверку обязательно составляйте опись и принимайте так же – по описи. Передача без соблюдения этих правил грозит пропажей документов, служащих доказательством правомочных действий компании.
- Нецелесообразно предоставлять чиновнику свободный доступ к бухгалтерским компьютерным программам ведения учета, допускать его к общей информационной бухгалтерской базе. Лучше распечатать требуемый единичный документ самостоятельно. Если проверяющий настаивает, решение остается за руководством фирмы, но, согласно ст. 93 НК РФ, давать доступ к электронным базам обязанности у налогоплательщика нет.
- На обсуждение рабочих вопросов в неформальной обстановке сотрудниками руководителю на время проверки лучше наложить запрет. Для непосредственного контакта с членами комиссии необходимо выделить компетентных сотрудников, например, главного бухгалтера, заместителя директора, кроме самого руководителя. Рядовые работники на вопросы должны отвечать как можно более коротко и лояльно.
- Грамотная защита собственных интересов с опорой на законодательные нормы позволяет снять вероятность манипулирования со стороны инспектора, поиска «слабых мест» в позиции налогоплательщика.
- Даже компетентные специалисты ФНС могут ошибаться или не знать всей судебной практики по тому или иному вопросу, касающемуся предмета проверки. В некоторых случаях целесообразно не оспаривать трактовку фискальными чиновниками правовых норм, а обратиться по завершении проверки с иском в суд и выиграть его.
- Попытки «договориться» с инспектором с помощью взятки, завязать с ним неформальные отношения, как правило, вредят имиджу фирмы и ведут к негативным последствиям. Весь ход проверки целесообразно записывать на видео и аудио-носители информации.
- Директора или другого сотрудника могут в ходе проверки допросить (ст. 90 НК РФ). Лучше продумать такую возможность, ответы на вопросы чиновников заранее, не избегать ее, а спокойно ответить на все вопросы. Помните о своем конституционном праве на получение помощи юриста (ст. 48 Конституции).
После окончания
По итогам налоговой проверки могут быть доначислены налоги, рассчитаны штрафы и пени. Если налогоплательщик не согласен с решением фискальных органов, он вправе обратиться с иском в суд. Практика судебных решений свидетельствует о том, что около 50% таких исков удовлетворяются.
Активная защита собственных интересов (например, оценка альтернативными экспертами сделки, по которой ИФНС доначислила налоги) эффективнее пассивного ожидания судебного решения.
У налогоплательщика есть все шансы заявить протест результатам фискальной проверки, если проверяющие хотя бы в одном из пунктов нарушили законодательство. Например, один из чиновников не вписан в решение о проведении проверки, либо чиновники нарушили ее сроки.
Самое важное
- Налоговые проверки делятся на камеральные и выездные. К ним по смыслу близка процедура «встречной проверки», когда проверяют не саму фирму, а ее контрагентов. Самой сложной для прохождения является выездная проверка, которая проводится, как правило, на территории налогоплательщика. При любом виде проверки налоговая может затребовать документы у фирмы. Их необходимо предоставить в течение 10 дней. Сшив нужно правильно оформить, во избежание штрафа.
- Встречая инспекторов, прибывших с выездной проверкой, необходимо в первую очередь проверить их документы и решение о проведении проверки. В ходе ее лучше назначить для контакта с чиновниками группу ответственных сотрудников, выделить проверяющим отдельное помещение и записывать ход проверки на аудио или видео.
- Документы инспекторам предоставляются по описи.
- Результаты проверки можно оспорить в суде, если членами комиссии допускались нарушения налогового законодательства при ее проведении.