Большинство предпринимателей используют для получения актуальной информации о своем бизнесе собственные формы отчетности, разработанные специально для их фирм и зарегистрированные во внутренних локальных актах. Если речь идет об управленческой отчетности, закон это разрешает, чего нельзя сказать о, например, формах бухгалтерских отчетов.
Если ошибки будут допущены в финансовой или бухгалтерской отчетности, предприниматель будет наказан по закону, а неточная управленческая отчетность чревата только внутренними неприятностями. Однако, это не делает последствия менее нежелательными.
Цель управленческой отчетности
Сведения, отражаемые в документах как результат управленческого учета, должны нести предпринимателю актуальную и полезную информацию, необходимую для осуществления руководства организацией. Эти данные должны быть полными, достоверными, а главное, полученными вовремя, это обеспечит предпринимателя (собственника или директора) возможностью взвешенно принять необходимые решения «во всеоружии».
Актуальность получаемой информации не вызывает сомнений. Рассмотрим остальные важные требования к информации в отчетности подробнее.
Полнота управленческой отчетности
Сведения, полученные из управленческой отчетности, должны сформировать для руководства целостную картину всего бизнеса. Если в любой момент времени деятельность организации может быть адекватно проанализирована, это гарантированно дает возможность «держать руку на пульсе» в любой ситуации и вовремя предотвратить досадную ошибку или успеть воспользоваться выгодной ситуацией.
Чтобы проверить полноту получаемой управленческой информации, бизнесмену стоит поинтересоваться, насколько отражены в его формах для отчетов главные показатели, влияющие на эффективность предпринимательства.
- Закупки – из управленческих отчетов должно быть ясно, производятся ли они в соответствии с планом и конъюнктурой рынка, как обстоят дела с их оплатой (нет ли задолженностей), насколько выгодны условия поставок.
- Хранение материальных активов должно быть освещено с позиций наличия, количества и условий, а также сроков оборота (с возможными отклонениями и анализом их причин) по каждому виду товаров и/или услуг.
- Производство. Нужно оценивать соотношение спроса (по информации о заявках, заказах, резервировании продукции и т.п.) и возможности предприятия его удовлетворить (анализ планового и фактического выпуска продукции).
- Реализация. Плановые и действительные характеристики оплаты и отгрузки товаров, а также анализ охвата базы клиентов.
- Перевозка. Анализируется загруженность транспортных средств (собственных и/или наемных), оценивается логистика на предприятии.
- Финансовая составляющая. Включает в себя оценку динамики денежных потоков на предприятии, наличие резервов, потребность в финансах, кредитные обязательства, обзор источников финансирования.
- Себестоимость рассчитывается отдельно по каждой товарной группе.
- Налоговые затраты и другие отчисления. Сопоставляются плановые и фактические показатели (в денежном и относительном эквиваленте).
- Нематериальные ресурсы. Анализ эксплуатации, возможности и потребности в создании.
- Развитие. Маркетинговая стратегия, анализ рыночной ситуации, сопоставление фактических и плановых показателей.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Отсутствие анализа одного или нескольких факторов в управленческой отчетности снижает ее полноту и может непредсказуемо отразиться на возможности принятия адекватных решений по руководству.
Достоверность управленческой информации
Если в управленческую отчетность закрались ошибки, неточности, для учета были выбраны не вполне адекватные методы, либо по вине халтурного отношения менеджеров, проводящих учет и составляющих требуемые документы, это может быть чревато серьезными осложнениями для бизнеса.
Любой бизнес обладает определенным запасом «прочности», поэтому недостоверность управленческой информации может какое-то время не оказывать серьезного влияния, внезапно обернувшись роковыми последствиями.
Случается, что в бизнесе все благополучно, но его владелец может осознать, что в какой-то мере перестал контролировать ситуацию. Он не знает, откуда берутся активы, какие у него обязательства перед кредиторами и чем они обеспечены, и если его управленцы оставят бизнес, что может случиться в любой момент, он может оказаться весьма в плачевном положении.
Возможна принципиально иная ситуация, когда вроде бы стабильно работавшее предприятие в одночасье «вылетает в трубу». Со стороны это можно объяснить просто неудачным стечением обстоятельств, но в бизнесе все процессы объективны
К СВЕДЕНИЮ! Необходимость срочного принятия экстренных решений для руководства бизнеса означает недостоверность получаемой в течение определенного времени управленческой отчетности.
Этапы формирования управленческой отчетности
Для того, чтобы создать или реформировать систему управленческой отчетности, предпринимателю можно рекомендовать следующие последовательные шаги.
- Оценка действующей системы информирования руководства. Если даже управленческий учет еще не налажен, нужно оценить организационный компонент, с тем чтобы максимально эффективно создать учетную систему. Если управленческая отчетность предоставляется, стоит оценить:
- форму подачи (графики, таблицы, описания);
- полноту отражения;
- периодичность (оперативный учет, квартальный, годовой, итоговый, сводный и т.п.);
- содержательность (констатация, аналитика, комплексная отчетность).
Проведенная «диагностика» может стать толчком к доработке (или разработке с нуля) новых положений, форм управленческой отчетности, исключению неэффективных и неинформативных методов, уточнению сроков.
- Отбор оптимальных методов составления отчетности. Для этого нужно последовательно ответить на ряд принципиальных вопросов:
- Какие задачи призван решить каждый вид управленческой отчетности?
- Из каких конкретно документов она будет состоять?
- Кто несет ответственность за ее составление и своевременное предоставление?
- Какие показатели будут в ней ключевыми?
- Как контролировать исполнителей управленческой отчетности?
- Оптимальная структура управленческой отчетности будет индивидуальной для каждой отдельно взятой организации. Строгих требований к ней нет: она зависит, в первую очередь, от структуры бюджета фирмы и удобства пользования, то есть специфики компании. Можно лишь отметить, что структура управленческой отчетности должна отражать повседневную бизнес-деятельность организации (закупки, реализацию, маркетинг, развитие и т.п.) в нужный момент времени.
- Регламентирование подаваемой информации. Руководство закрепляет формы, сроки подачи отчетности и ответственных за это лиц во внутренних актах организации.
- Контроль учета. Любая разработанная система, будучи «живой» и действующей, может нуждаться в корректировке, а значит, время от времени пересматриваться и при необходимости дорабатываться или изменяться.
- Автоматизация. В крупных организациях целесообразно максимально автоматизировать управленческий учет, например, разработать готовые бланки необходимых форм или программное обеспечение.
Полнота, достоверность и своевременность управленческой отчетности – непременный залог «здоровья» любого бизнеса.