Цели и этапы формирования управленческой отчётности

84

Большинство предпринимателей используют для получения актуальной информации о своем бизнесе собственные формы отчетности, разработанные специально для их фирм и зарегистрированные во внутренних локальных актах. Если речь идет об управленческой отчетности, закон это разрешает, чего нельзя сказать о, например, формах бухгалтерских отчетов.

Если ошибки будут допущены в финансовой или бухгалтерской отчетности, предприниматель будет наказан по закону, а неточная управленческая отчетность чревата только внутренними неприятностями. Однако, это не делает последствия менее нежелательными.

Цель управленческой отчетности

Сведения, отражаемые в документах как результат управленческого учета, должны нести предпринимателю актуальную и полезную информацию, необходимую для осуществления руководства организацией. Эти данные должны быть полными, достоверными, а главное, полученными вовремя, это обеспечит предпринимателя (собственника или директора) возможностью взвешенно принять необходимые решения «во всеоружии».

Актуальность получаемой информации не вызывает сомнений. Рассмотрим остальные важные требования к информации в отчетности подробнее.

Полнота управленческой отчетности

Сведения, полученные из управленческой отчетности, должны сформировать для руководства целостную картину всего бизнеса. Если в любой момент времени деятельность организации может быть адекватно проанализирована, это гарантированно дает возможность «держать руку на пульсе» в любой ситуации и вовремя предотвратить досадную ошибку или успеть воспользоваться выгодной ситуацией.

Чтобы проверить полноту получаемой управленческой информации, бизнесмену стоит поинтересоваться, насколько отражены в его формах для отчетов главные показатели, влияющие на эффективность предпринимательства.

  1. Закупки – из управленческих отчетов должно быть ясно, производятся ли они в соответствии с планом и конъюнктурой рынка, как обстоят дела с их оплатой (нет ли задолженностей), насколько выгодны условия поставок.
  2. Хранение материальных активов должно быть освещено с позиций наличия, количества и условий, а также сроков оборота (с возможными отклонениями и анализом их причин) по каждому виду товаров и/или услуг.
  3. Производство. Нужно оценивать соотношение спроса (по информации о заявках, заказах, резервировании продукции и т.п.) и возможности предприятия его удовлетворить (анализ планового и фактического выпуска продукции).
  4. Реализация. Плановые и действительные характеристики оплаты и отгрузки товаров, а также анализ охвата базы клиентов.
  5. Перевозка. Анализируется загруженность транспортных средств (собственных и/или наемных), оценивается логистика на предприятии.
  6. Финансовая составляющая. Включает в себя оценку динамики денежных потоков на предприятии, наличие резервов, потребность в финансах, кредитные обязательства, обзор источников финансирования.
  7. Себестоимость рассчитывается отдельно по каждой товарной группе.
  8. Налоговые затраты и другие отчисления. Сопоставляются плановые и фактические показатели (в денежном и относительном эквиваленте).
  9. Нематериальные ресурсы. Анализ эксплуатации, возможности и потребности в создании.
  10. Развитие. Маркетинговая стратегия, анализ рыночной ситуации, сопоставление фактических и плановых показателей.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Отсутствие анализа одного или нескольких факторов в управленческой отчетности снижает ее полноту и может непредсказуемо отразиться на возможности принятия адекватных решений по руководству.

Достоверность управленческой информации

Если в управленческую отчетность закрались ошибки, неточности, для учета были выбраны не вполне адекватные методы, либо по вине халтурного отношения менеджеров, проводящих учет и составляющих требуемые документы, это может быть чревато серьезными осложнениями для бизнеса.

Любой бизнес обладает определенным запасом «прочности», поэтому недостоверность управленческой информации может какое-то время не оказывать серьезного влияния, внезапно обернувшись роковыми последствиями.

Случается, что в бизнесе все благополучно, но его владелец может осознать, что в какой-то мере перестал контролировать ситуацию. Он не знает, откуда берутся активы, какие у него обязательства перед кредиторами и чем они обеспечены, и если его управленцы оставят бизнес, что может случиться в любой момент, он может оказаться весьма в плачевном положении.

Возможна принципиально иная ситуация, когда вроде бы стабильно работавшее предприятие в одночасье «вылетает в трубу». Со стороны это можно объяснить просто неудачным стечением обстоятельств, но в бизнесе все процессы объективны

К СВЕДЕНИЮ! Необходимость срочного принятия экстренных решений для руководства бизнеса означает недостоверность получаемой в течение определенного времени управленческой отчетности.

Этапы формирования управленческой отчетности

Для того, чтобы создать или реформировать систему управленческой отчетности, предпринимателю можно рекомендовать следующие последовательные шаги.

  1. Оценка действующей системы информирования руководства. Если даже управленческий учет еще не налажен, нужно оценить организационный компонент, с тем чтобы максимально эффективно создать учетную систему. Если управленческая отчетность предоставляется, стоит оценить:
    • форму подачи (графики, таблицы, описания);
    • полноту отражения;
    • периодичность (оперативный учет, квартальный, годовой, итоговый, сводный и т.п.);
    • содержательность (констатация, аналитика, комплексная отчетность).

    Проведенная «диагностика» может стать толчком к доработке (или разработке с нуля) новых положений, форм управленческой отчетности, исключению неэффективных и неинформативных методов, уточнению сроков.

  2. Отбор оптимальных методов составления отчетности. Для этого нужно последовательно ответить на ряд принципиальных вопросов:
    • Какие задачи призван решить каждый вид управленческой отчетности?
    • Из каких конкретно документов она будет состоять?
    • Кто несет ответственность за ее составление и своевременное предоставление?
    • Какие показатели будут в ней ключевыми?
    • Как контролировать исполнителей управленческой отчетности?
  3. Оптимальная структура управленческой отчетности будет индивидуальной для каждой отдельно взятой организации. Строгих требований к ней нет: она зависит, в первую очередь, от структуры бюджета фирмы и удобства пользования, то есть специфики компании. Можно лишь отметить, что структура управленческой отчетности должна отражать повседневную бизнес-деятельность организации (закупки, реализацию, маркетинг, развитие и т.п.) в нужный момент времени.
  4. Регламентирование подаваемой информации. Руководство закрепляет формы, сроки подачи отчетности и ответственных за это лиц во внутренних актах организации.
  5. Контроль учета. Любая разработанная система, будучи «живой» и действующей, может нуждаться в корректировке, а значит, время от времени пересматриваться и при необходимости дорабатываться или изменяться.
  6. Автоматизация. В крупных организациях целесообразно максимально автоматизировать управленческий учет, например, разработать готовые бланки необходимых форм или программное обеспечение.

Полнота, достоверность и своевременность управленческой отчетности – непременный залог «здоровья» любого бизнеса.

Сохранить:
Распечатать
Скопировать урл:
Комментарии читателей:

  • Горячие материалы
  • Ещё
0,055 | 32 | 7.22