У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.
Как составить программу аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами?
Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности
Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:
- Оплата расходов компании.
- Проведение закупок.
- Покрытие командировочных трат.
- Оплата хозяйственных трат.
- Покрытие трат, связанных с проведением оперативной деятельности.
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами?
Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:
- Покупка запасных элементов, топлива, расходников.
- Небольшие ремонтные работы (починка ТС, оргтехники).
- Представительские траты.
Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.
Какой установлен срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета для расчетов по полученным суммам?
К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.
Цели аудита расчетов с подотчетными лицами
Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:
- Проверка соответствия операций законам.
- Установление верности организации бухучета.
- Проверка достоверности содержимого документов.
- Установление верности сформированного аналитического учета расчетов с подотчётными лицами.
Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?
Нормативная база
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
- НК РФ (часть 1 и 2).
- ФЗ «О бухучете» №129.
- Постановление «О командировочных» №729.
- Постановление «О суточных» №812.
- Положение по ведению бухучета №34.
- ПБУ «Учет активов и пассивов в иностранной валюте» №154.
- План счетов бухучета.
- Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.
Документы, проверяемые в ходе аудита
Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:
- Отчеты.
- Журнал регистрации.
- Приказы о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные.
- Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.
Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.
Порядок проведения аудита
Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:
- Назначение подотчетных лиц.
- Направление сотрудников в командировки.
- Журнал регистрации аванса.
При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия. Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты. К примеру, это могут быть:
- счета-фактуры;
- чеки;
- акты приобретений;
- накладные;
- удостоверения по командировочным тратам;
- проездные билеты.
Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.
Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.
ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.
Методы обнаружения неверной организации расчетов
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:
- Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные, утвержденные приказом.
- Система предоставления заявлений на получение наличных.
- Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
- Оправдательные бумаги, предлагающиеся к отчетам.
Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:
- Несоответствие деятельности приказу об ограничении числа сотрудников, которым выдаются наличные.
- Срыв сроков формирования отчетов.
- Срыв сроков возврата остатка наличных, которые не были истрачены.
- Наличие долгов у подотчетных лиц.
- Выдача наличных людям, которые не входят в штат компании.
За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.
Методы проведения аудита
Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:
- Если расчеты с сотрудниками осуществляются редко, аудит их производится в стандартном порядке.
- Если расчеты проводятся часто, аудитор может отказать в формировании своего мнения о правильности отчетности.
На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.
ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.
Главные контрольные процедуры
Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:
- Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников, которые имеют на это право.
- Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по ранее предоставленным авансам.
- Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
- Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в командировку.
- Установление верности возмещения командировочных трат.
Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.
Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита
Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:
- Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
- Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
- Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
- Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.
Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.