Во время деловых поездок или для временного пребывания в иностранном государстве часто требуется подтверждать подлинность ряда документов. Для юрлиц это могут быть договоры, соглашения, доверенности, документы от различных ведомств, а для физлиц — личные документы, например, свидетельства или справки. И для подтверждения того факта, что документация настоящая и содержит достоверную информацию требуется проставить апостиль. Как он выглядит и где его оформить читайте в этом материале.
Для чего нужен апостиль?
Согласно п. 4 ст. 2 ФЗ № 330, апостиль ─ это штамп, который должен соответствовать требованиям Гаагской Конвенции и российского законодательства. Речь идет о Конвенции, состоявшейся в октябре 1961 года с целью упростить процесс оформления документации для действия в других странах. Таким образом, главной целью проставления апостиля является удостоверение подлинности документа.
Россия приняла условия Конвенции 31 мая 1992 года.
Штамп можно ставить на самом документе либо скрепив, приложить к нему отдельным листом. При этом он может быть составлен не языке того государства, где его формируют. В то же время в соответствии со ст. 6 Конвенции каждая из договаривающихся стран наделяет госорганы полномочиями по проставлению апостиля. Это лицо, в свою очередь, обязано уведомить МИД Нидерландов о сдаче на хранение ратификационной грамоты. В дальнейшем, эти действия необходимо зафиксировать в картотеке.
Апостиль выглядит не как печать, а как отдельный документ в форме прямоугольника. При этом самая короткая из сторон не должна быть меньше 9 см.
На каких документах проставляют апостиль?
В пятой статье закона об апостиле перечислены российские документы, на которых нужно проставлять апостиль. В частности, это бумаги, выданные:
- госорганами местного самоуправления;
- органами судебной системы, прокуратурой;
- образовательными учреждения;
- различными муниципальными предприятиями.
Иногда в качестве официальных бумаг, сформированных в России, рассматривают те, которые оформлены российскими нотариусами, лицами, уполномоченными на нотариальные действия, либо выданные в МФЦ. Вместе с тем апостиль не действует в отношении документов, сформированных в дипломатических или консульских учреждениях, а также административная документация, которая относится к коммерческим либо таможенным операциям.
Согласно ст. 7 ФЗ № 330, за проставление апостиля заявитель обязан уплатить госпошлину в размере 2 500 рублей за каждый документ.
Случаи проставления апостиля
Ставить апостиль необходимо, когда возникает необходимость вывоза документа за пределы России, чтобы предоставить в соответствующие инстанции другого государства для последующего совершения юридически значимых действий. Причем любой из них сначала нужно сначала нотариально заверить, а уже потом удостоверить в Минюсте РФ апостилем. Частые случаи, когда требуется «штамп подлинности»:
- при вступлении россиянина в брак с иностранцем апостиль может пригодиться на свидетельстве о рождении, расторжении брака, смерти бывшего супруга или на заявлении о том, что на текущий период россиянин не состоит в браке;
- доверенность на гражданина, который будет представлять интересы страны или российского юрлица за рубежом;
- документы организаций: уставы, свидетельства о госрегистрации, постановке на налоговый учет и другие;
- при трудоустройстве за границей апостиль потребуется на документах об образовании, ученых степенях, званиях и т.д.
В последнем случае апостиль нужно проставлять не в Минюсте, а в Минобразования РФ.
Проставление апостиля на доверенности
Апостиль разрешают проставлять только на тех доверенностях, которые удостоверены нотариусом. Однако порядок проставления штампа зависит от того, какая сторона оформила доверенность:
- Оформлена и выдана в России. На основании таких документов доверенное лицо вправе совершать те или иные действия за пределами страны. В данном случае апостиль проставляют в Минюсте РФ, а потом переводят на язык того государства, в котором доверенность будет действовать.
- Оформлена и выдана за рубежом. Такая доверенность должна соответствовать форме и требованиям, утвержденным на территории государства, где ее выдали. При этом ставить штамп должен компетентный орган, который заявил о проставлении апостиля. Если доверенность поступила на иностранном языке, то ее потребуется перевести на русский язык.
В то же время доверенность от имени зарубежного представителя, оформленная в другой стране, не является официальной, а, соответственно, не требует проставления апостиля. Однако, если суд сомневается в достоверности подписи или статуса представителя, то он вправе запросить доказательства, которые подтвердят его полномочия, например, доверенность, заверенную нотариусом, где есть легализационная надпись консульского сотрудника.
В США апостиль проставляет секретарь штата, в Австралии ─ Министерство иностранных дел и торговли, а Австрии и Германии этим занимается Земельный суд, где хранятся образцы печатей.
Сроки проставления апостиля
Максимальный срок проставления апостиля составляет 5 рабочих дней с момента регистрации запроса компетентным органом. Но иногда его можно пролонгировать до 30 рабочих дней, о чем заявителя предупредят в течение суток с момента принятия такого решения. А уважительной причиной для продления срока проставления апостиля считается отсутствие у госоргана образца подписи, оттиска печати и сведений о полномочиях лица, которое подписало запрос.
В перечень компетентных органов, которые уполномочены проставлять апостиль, входит МВД, Минобороны, Генпрокуратура, Федеральное архивное агентство, региональные власти в сфере архивации документов, ЗАГСы, Минобразования и культуры, Минюст РФ.
Электронный апостиль
В отдельном положении власти утвердили порядок запроса на проставление апостиля в электронной версии. Запрашивать электронный апостиль придется через Госуслуги с подтвержденным аккаунтом. Форма, которую впоследствии нужно подписать УКЭП, уже есть на ресурсе, поэтому пользователю останется только заполнить ее. Дополнительно нужно предъявить пакет документов, содержание которого зависит от того, в какое ведомство подают запрос. Но в общем порядке потребуется:
- подтверждение полномочий заявителя;
- при необходимости основания для предоставления льготы по уплате госпошлины;
- само заявление на оказание услуги;
- удостоверение личности, чаще используют паспорт гражданина РФ.
После процедуры заявитель получить апостиль в электронном виде, который выглядит как двухмерный код, содержащий ссылку на сайт, где указана подробная информация.