Аудит – это проверка фирмы, анализ всех направлений ее деятельности. Осуществляется исключительно специалистом, у которого есть все соответствующие разрешения. Деятельность аудитора должна документироваться в соответствии с законами. Для чего это нужно? По итогам проверки формируется официальное заключение. Информация, указанная в нем, должна подтверждаться документами.
Как производится документирование искажений, выявленных в ходе аудита?
Нормативное обоснование
Документирование осуществляется на основании этих стандартов:
- МСА 230, утвержденные приказом Минфина №207н от 9 ноября 2016 года.
- Правила ФПСАД №2.
Второй стандарт на данный момент уже не действует.
Каков общий подход к документированию независимости в рамках заданий по аудиту и обзорным проверкам?
В МСА 230.7 указано, что документы могут быть как бумажными, так и электронными. Эта категория бумаг может включать в себя анализы, обзоры, программы проверки, письма, материалы электронной переписки. В состав РД иногда входят выдержки из контрактов. Однако нужно учитывать, что РД аудитора не заменят бухгалтерских свидетельств.
ВАЖНО! Рабочие бумаги должны быть объединены в едином файле.
Цели использования аудиторских документов
РД применяются со следующими целями:
- Законное планирование и осуществление проверки компании.
- Проведение текущего контроля над исполнением аудиторских задач.
- Контроль над результатами деятельности специалистов.
- Фиксация доказательств, подтверждающих позицию аудитора.
Аудиторские доказательства и документирование в условиях применения аудиторской организацией компьютеров
Если работа специалиста не будет сопровождаться документами, то и позиция его по поводу компании не будет иметь юридической силы.
Какие есть особенности документирования информации на разных этапах аудита?
Требования к документам
Требования к рабочей документации приведены в МСА 230. Бумаги аудитора должны отвечать таким стандартам:
- Должна быть изложена вся полнота сведений о проверке. Информация излагается подробно для облегчения понимания. Бумага должна быть простой для понимания.
- Нужно изложить все сведения. Указывается информация обо всех этапах мероприятия: планировании, подготовке и воплощении.
- Нужно указать сроки аудита.
- В бумагах содержатся сведения об итогах проверки, выводах, сформулированных на базе доказательств.
- Все существенные аспекты должны быть обоснованы. По их итогам аудитор формирует свое профессиональное мнение.
Объем рабочей документации по определенной проверке устанавливается самим аудитором. При установлении объема он должен ориентироваться на свой профессиональный опыт.
Несмотря на требование о полноте информации, не нужно бесконечно множить документы. В них не требуется отражать каждый вопрос. В частности, не требуется включать в комплекс РД копии документов проверяемой компании. Достаточно сформировать сводную таблицу, в которой приводится перечень проверенных документов. Напротив наименования документов нужно проставить отметку о том, есть ли в бумаге ошибки или она составлена правильно. То есть все, что можно сократить без утраты смысла, сокращается.
Однако нельзя сокращать перечень документов, если при этом будет утрачена простота чтения. Как же определить оптимальный объем документов? Он должен быть таким, чтобы при предполагаемой передаче дел другому аудитору последний смог все понять. В частности, он должен понять объемы проделанной проверки и разумность вывода на основании переданной ему рабочей документации. На основании бумаг специалисту должны быть ясны эти аспекты:
- Специфика, сроки и объемы аудиторских мероприятий.
- Итоги проверки, полученные в ходе нее доказательства.
- Существенные вопросы, сформированные в ходе проверки.
- Заключения по итогам аудита.
В РД включаются все сведения, которые являются существенными, отображающими ход и итоги дела.
Требования к формированию аудиторских документов
Форма и содержание бумаг определяются в зависимости от этих положений:
- Специфика задания, поставленная перед аудитором.
- Требования относительно заключения проверки.
- Сфера деятельности объекта аудита, степень сложности работы.
- Состояние бухучета и системы внутреннего контроля объекта аудита.
- Необходимость проведения текущего контроля над работой представителей аудитора.
- Методы, которые были использованы в ходе осуществления аудита.
Объем документов определяется масштабами деятельности проверяемой фирмы.
Техники документирования
Документирование ведется посредством этих инструментов:
- Записи (описание выполняемых процессов, скрипты, обзоры, итоги деятельности, отчеты).
- Графики (графики темпов расширения фирмы).
- Анкеты (как правило, это вопросы относительно работы внутри компании).
- Чек-листы (шаблоны, нужные для отображения стандартных процедур).
- Электронные ресурсы (это базы данных, отчеты, сформированные с помощью аудиторских программ).
Обычно РД включает в себя практически все эти техники. Одновременное применение графиков, анкет и записей позволяет отразить всю полноту сведений.
Разновидности
Аудиторская документация подразделяется на 2 вида:
- Постоянные. Включают в себя бумаги, которые нужны для понимания специфики деятельности компании. На основании этих документов можно понять темпы развития субъекта. В них содержатся существенные вопросы, интересующие аудиторов.
- Текущие. Включают в себя бумаги, которые нужны для осуществления текущей проверки, решения актуальных задач.
Обычно каждый из этих комплектов структурируется в отдельном порядке.
Особенности составления
Каждый документ, создаваемый в ходе работы, оформляется в соответствии с законом. В частности, в каждой бумаге должны быть эти сведения:
- Название компании, которая проводит аудит.
- Период осуществления проверки.
- Наименование документов.
- ФИО лиц, которые подготавливали документ.
- Дата аудита.
- Имена лиц, осуществляющих аудит.
В состав РД входят бумаги по определенным участкам деятельности компании. В них указываются обнаруженные отклонения и ошибки, существенные риски. Рекомендуется привести ссылки на положения учетной политики фирмы, на которые ориентировался аудитор при установлении ошибок.
Специалист должен обеспечить сохранность рабочих бумаг, а также их конфиденциальность. Аудитор обязан ограничить физический доступ к документации. К примеру, она может быть помещена в сейф, размещенный в запираемом помещении. Требуется позаботиться также о наличии электронной защиты, паролей.
Обязанности аудитора по ведению документации
В МСА 230 приведены эти обязанности проверяющего:
- Своевременная фиксация обсуждений всех существенных вопросов с управленческим составом проверяемых компаний.
- Документация операций по устранению противоречий при вынесении заключительного вывода.
- Аудиторский файл должен быть сформирован своевременно, после момента вынесения заключения по итогам мероприятия.
РД должна быть систематизирована. Особенности систематизации определяются конкретными обстоятельствами и нуждами проверяющего. Специалист должен разработать типовые формы бумаг. Наличие типовых форм сокращает время на составление документов.
К СВЕДЕНИЮ! Когда заключительный аудиторский файл создан, специалист не может удалять или изымать бумаги до завершения срока хранения. Последний составляет не меньше 5 лет с даты вынесения заключения.