Большинство современных организаций перешло на электронную форму документов, и они также должны как-то храниться. Как обеспечить надежное хранение? Нужно ли распечатывать электронные документы? Нет. Для их хранения создается электронный архив. К нему предъявляются определенные нормы и требования.
Какие преимущества хранения электронных документов в специализированном ПО электронного архива организации?
Требования к хранению документов в электронной форме
Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:
- Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
- Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
- Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
- Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.
Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.
Какие установлены дополнительные требования к системам управления документами и электронным архивам?
Внутренняя опись электронных документов
Как обычные, так и электронные документы направляются в архив в соответствии с определенным порядком:
- Организация ежегодной экспертизы ценностей.
- По итогам экспертизы уничтожаются бумаги с истекшими сроками хранения.
- Актуальные ЭД включаются в опись и направляются в архив.
Опись ЭД заменяет акт приема-передачи. Заполнять ее нужно в структурном подразделении.
Каковы сроки хранения документов организаций?
Особенности составления описи
Компания должна правильно организовать опись:
- Отдельные описи нужно оформлять для документов, срок хранения которых превышает 10 лет.
- Если документ составляется для электронных дел, графу «срок хранения» добавлять не требуется.
- Опись оформляется в двух экземплярах.
- Если в компании есть только один фонд, не обязательно указывать номер фонда в документе.
- В заголовке прописывается год сдачи ЭД в архив.
- Название структурного подразделения указывается в разделе «Наименование раздела описи».
- Названия разделов и индексы проставляются в соответствии с номенклатурой.
- Опись требуется согласовать с руководителем отдела делопроизводства, а также с экспертной комиссией, если она имеется.
- Вторая часть документа оформляется при приеме-передаче ЭД в архив.
- Порядковый номер описи нужно проставлять в архиве.
Рекомендуется включить в опись число и тип электронных носителей, которые направляются в архив.
Особенности передачи ЭД в архив
Рассмотрим порядок направления ЭД в архив:
- Подразделение подготавливает ЭД к передаче в архив, сохраняет их в требуемых форматах.
- ЭД нужно записать на электронные носители с оформленными обложками.
- ЭД с большим сроком хранения нужно включить в описи.
- Опись и приложения к ней направляются в архив в бумажном формате.
- Архивариус должен просканировать предоставленные носители антивирусной программой.
- Каждый из файлов проверяется на читабельность.
- В опись включается запись о приеме-передаче.
- Документ должен быть подписан архивариусом и сотрудником, который занимался передачей ЭД.
Архивариус должен уметь работать с ЭД, пользоваться антивирусными программами.
Требования к документам, отправляемым в архив
Как подготовить ЭД к отправке в архив? Нужно помнить об этих рекомендациях:
- При направлении ЭД в архив нужно конвертировать их в специальный формат. В частности, это формат PDF/A-1.
- Учетной единицей считается контейнер ЭД. Контейнер – это zip-архив, в котором содержится как документ, так и его метаданные.
- Бумаги систематизируются в дела, а затем направляются в контейнеры. Все это выполняется в структурном подразделении.
- Контейнеры направляются в архив через интернет или на специальном носителе.
- Учитываться должны все электронные документы.
- В рамках учета выполняется присвоение контейнерам учетных номеров. Они включаются в архивном шифре. Если ЭД содержатся на обособленном носителе, шифр нужно отобразить на его футляре. Если документ хранится в информационной системе, шифр должен быть включен в метаданные.
Архивный шифр на ЭД схож с шифром для бумажных документов. Однако в первый нужно включить статус бумаг: основная или рабочая.
Особенности хранения ЭД в архиве
При хранении ЭД нужно иметь в виду Приказ Министерства культуры №526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил хранения». В пункте 2.30 Правил в редакции от 2015 года указаны эти правила:
- В архив нужно сдавать 2 экземпляра ЭД. Они должны быть размещены на разных носителях.
- В архиве должны быть все требуемые программы и технические устройства, нужные для чтения, копирования и перезаписи.
- Сотрудники должны сделать все, чтобы предупредить утрату ЭД, несанкционированное распространение документов, уничтожение и искажение сведений.
ВАЖНО! Для организации архива обязательно нужно два носителя. Связано это с необходимостью наличия двух экземпляров документов.
Выдача документов
При выдаче ЭД документ нужно скопировать. Достоверность файла устанавливается отсоединенной электронной программой. Выдача бумаги отражается в специальном журнале. Нужные ЭД могут направляться по локальной сети фирмы. В подобной ситуации требуется внести запись в электронный журнал. В нем отражается эта информация:
- Дата предоставления документа.
- Фамилия и инициалы сотрудника, который запросил бумаги.
- Наименование структурного подразделения.
- Учетный номер предоставленного ЭД.
Выдача документов должна контролироваться для того, чтобы отслеживать движение всех бумаг.
Особенности уничтожения ЭД
Уничтожение ЭД выполняется в стандартном порядке. Уничтожаемые бумаги указываются в соответствующем акте. В учетной документации проставляются пометки. В целом процесс уничтожения ЭД практически аналогичен уничтожению документов на бумажном носителе. Процедура должна проводиться таким образом, чтобы файлы нельзя было восстановить в дальнейшем. К примеру, можно поместить диск в печь или шредер.
Преимущества и недостатки электронных архивов
Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:
- С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
- Поиск нужного документа не требует много времени.
- Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
- Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.
С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:
- Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
- Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
- Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.
Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.
