Системы управления проектами на предприятии

Система управления проектами – это совокупность инструментов, обеспечивающих управление проектами и их эффективную реализацию. Как правило, это различные автоматизированные программы.

Как осуществляется анализ программного обеспечения и выявление проблем при внедрении информационной системы управления проектами?

Цели и задачи использования систем управления

Рассмотрим основные цели использования систем управления:

• Повышение КПД работников в рамках проекта.
• Повышение эффективности управления со стороны менеджера.
• Увеличение общей эффективности при управлении: сдача проекта в срок, минимизация сопутствующих трат.

Как ведется учет неопределенности и рисков инновационности при проектировании и управлении проектами?

Базовые задачи, которые ставятся перед системами управления:

• Формирование инструментов для планирования и контроля над исполнением поставленных задач.
• Формирование площадки, с помощью которой сотрудники получают доступ к сведениям, нужным для работы над проектом, а также к инструментам для решения текущих задач.
• Возможность проверки загруженности того или иного сотрудника, для того чтобы принять решение о привлечении его к дополнительной работе.
• Обеспечение эффективного перераспределения нагрузки.
• Создание инструмента для автоматизации работы над рутинными делами.
• «Прозрачность» статуса всех текущих проектов.
• Возможность мониторинга изменений.
• Контроль над сроками выполнения проектов.
• Контроль над соответствием исполняемых проектов целям компании.

К СВЕДЕНИЮ! Очевидно, что системы управления важны как с точки зрения решения текущих задач, так и с точки зрения стратегии компании. Они незаменимы в том случае, если фирма ведет сразу несколько проектов. Если один проект можно полноценно контролировать без автоматизации, то в случае множественности заданий — это нерешаемая задача.

ВАЖНО! Различные отрасли предполагают использование систем управления со своей спецификой. К примеру, особые системы требуются для строительных, инвестиционных, инновационных, организационных проектов.

Преимущества и недостатки систем управления проектами

Знание преимуществ систем управления нужно для того, чтобы обосновать их внедрение. Но при их использовании требуется также иметь в виду возможные «слабые» стороны.

Какие существуют особенности ведения управленческого учета в системе проектного менеджмента?

Преимущества

Системы управления используются в большинстве крупных организаций. Объясняется это следующими их выгодами:

1. Облегчение отслеживания проектов, не соответствующих стратегии организации. Это обеспечивает сокращение издержек фирмы.
2. Увеличение эффективности применения ресурсов. Эффективность увеличивается за счет грамотного распределения ресурсов.
3. Предупреждение перерасходов средств. Обеспечивается за счет контроля над всеми расходами. Наличие плана также оказывает благоприятное воздействие на объемы трат.
4. Уменьшение количества проектов, исполненных с низким качеством. Достигается благодаря контролю над сроками, текущими задачами. Руководитель получает возможность отслеживать качество выполнения задач.
5. Экономия времени руководителя. Менеджер может не заниматься рутинной работой (сбор информации, создание отчетов) вручную.
6. Взаимодействие с участниками проекта в реальном времени. Если перед сотрудником возникнет определенная проблема, он может незамедлительно обратиться к другому сотруднику.
7. Облегчение ведения документооборота. В системе имеется функция документооборота. Она позволяет моментально редактировать сведения, обновлять их.
8. Облегчение управления рисками и прогнозами. Системы помогают своевременно определять риски, строить прогнозы относительно успеха завершения проекта.

Системы управления отличаются максимальной простотой в использовании. Данная простота нужна для того, чтобы каждый сотрудник мог без труда разобраться в работе системы. Специального обучения при этом не требуется.

Недостатки систем управления

При внедрении систем управления нужно учитывать следующие их минусы:

1. Высокая стоимость программ по управлению при низкой результативности. Приобретение систем управления предполагает повышение дохода компании. Однако полученная прибыль в некоторых случаях не окупает затраты. Нужно иметь в виду, что тратить средства придется не только на саму программу, но и на ее регулярные обновления, индивидуальные доработки.
2. Риск усложнения простых проектов. При ведении простых проектов использование системы управления необязательно. Более того, оно даже нежелательно, так как простая задача может усложняться.
3. Трата большого количества времени на составление планов. Руководителю и сотрудникам приходится тратить много времени на расстановку статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. Иногда за подобной работой «теряются» реальные дела.

Все эти недостатки являются относительными. При правильном выборе и использовании системы все минусы нейтрализуются.

Правильное внедрение системы управления

Внедрение системы управления – это отдельный проект, для реализации которого нужен план. Его можно разделить на следующие этапы:

1. Инициирование проекта. На этом этапе назначается руководитель проекта по внедрению, формируется рабочая группа. Составляется план мероприятия. В нем указывается, в каких подразделениях внедряется система, функции, входящие в нее.
2. Получение результатов. После внедрения проекта следует незамедлительно начать работу с ним. Быстрые положительные результаты помогут убедить руководителя, что внедрение системы было правильным решением.
3. Работа над пилотным проектом. Основные задачи этого этапа: формирование единого реестра проектов, хранилища сопутствующей документации, автоматизация документооборота.

Система управления довольно проста, а потому не требует организации дополнительных учебных курсов.

Рекомендации по выбору подходящей системы

Система управления проектами подбирается в прямой зависимости от конкретных нужд организации. Следует определить функции и инструменты системы, которые точно потребуются. Только после этого можно приобретать программу. Выбранная система должна обеспечивать решение следующих задач:

• Применение базового функционала. Наличие возможности его постепенного совершенствования.
• Быстрый запуск всех базовых процессов. Примерное время запуска составляет 1-2 недели.
• Простота использования, легкость обучения работе с системой.
• Интерфейс, удобный для пользователей.

Система должна быть достаточно гибкой: уметь перенастраиваться, корректироваться, совершенствоваться в соответствии с текущими задачами.

Обзор наиболее популярных систем управления проектами

Существует огромное количество СУП. Они могут быть базовыми или профессиональными. Рассмотрим наиболее востребованные системы:

1. Wrike. Функционал: группировка задач по проектам, контроль над исполнением. Основной плюс – профессиональный функционал, обеспечивающий удобство совместной работы. Дополнения: напоминания, установка сроков исполнения задачи.
2. «Мегаплан». Используется в малых и средних организациях. Удобна для удаленной работы. Функционал: менеджер задач, выставление счетов, контроль над сделками, локальная почта.
3. Basecamp. Отличается эффективностью и простотой. Функционал: профайлы, календарь, задачи. Обеспечивает удаленный доступ. Может использоваться не только сотрудниками, но и клиентами компании.
4. Worksection. Функционал: учет времени, тэги, хранилище файлов, менеджер задач, ПО.
5. Asana. Мобильный доступ. Возможность интеграции с электронной почтой.

Среди базовых систем имеет смысл отметить MS Project (разработчик — Microsoft). Как правило, базовые СУП имеют стандартный набор функций.