Банки давно взяли курс на популяризацию различных механизмов, позволяющих уменьшить наличный оборот за счет использования карт. Одним из таких предложений является бизнес-карта. Пользуясь ею, расчеты фирмы с контрагентами можно значительно упростить.
Что это?
Бизнес-карта «работает» точно так же, как привычная всем карта, которую открывает физическое лицо, но принадлежит она фирме.
Есть несколько видов бизнес-карт:
- дебетовые;
- кредитные;
- рублевые;
- валютные;
- именные;
- неименные.
Дебетовые карты позволяют использовать средства, принадлежащие фирме для обычных хозяйственных операций, расчетов, а кредитные карты задействуют заемные средства банка. Валютные карты, в отличие от рублевых, используются чаще всего в зарубежных поездках сотрудников.
Неименные бизнес-карты используются несколькими сотрудниками по мере необходимости, например, при покупке ТМЦ, отправке в командировку. Именная карта может использоваться одним конкретным работником, никому не передается. Как правило, это руководитель или один из его заместителей. При увольнении карту блокируют.
Карта может привязываться к расчетному счету компании, либо открывается отдельный счет для карты, с которым она будет связана. К карточному счету может привязываются несколько карт. Вариант, при котором расчетный счет используется через карту напрямую, – для директора фирмы. Через отдельный карточный счет можно предоставить такую возможность любым сотрудникам, одновременно контролируя расходы, устанавливать расходные лимиты.
Необходимый для открытия бизнес-карты пакет документов банк устанавливает самостоятельно.
Правила работы с бизнес-картой установлены Положением ЦБ РФ № 266-П от 24/12/04 г.
Кстати говоря! Бизнес-карту еще называют корпоративной картой.
Пользоваться бизнес-картой могут организации и ИП.
Как пользоваться
Порядок использования бизнес-карт обычно прописывают в ЛНА, особенно если речь идет о неименном варианте.
Использование бизнес-карты, по сути, означает выдачу под отчет, следовательно, расходы, как и при других способах оплаты, должны подтверждаться документально. Если совершена интернет-покупка, документ все равно нужен. Это может быть банковская выписка и докладная записка (объяснительная) сотрудника.
Если с карты снималась «наличка», тоже необходимо документальное подтверждение, куда потрачены деньги. Остаток неиспользованной суммы сдается в кассу. Это общие правила использования, вместе с тем есть различия между организациями и ИП.
Организации могут тратить средства с бизнес-карты строго на нужды фирмы, а индивидуальный предприниматель может расходовать их и на личные нужды – на расчетном счете находятся его собственные деньги.
ИП не обязан вести бухгалтерский учет, кроме данных, относящихся к расчету налогов. Из сказанного ясно: если предприниматель находится на спецрежиме и налог рассчитывается только по доходом (например, УСНО-доходы), необходимость учета отпадает. Если в расчете налогов участвуют расходы предпринимателя, раздельный учет по бизнес-карте нужен, поскольку личные расходы нельзя учитывать в целях НО. Необходимы документы, подтверждающие затраты на бизнес, а не на личные цели.
Плюсы и минусы
Главным плюсом бизнес-карты является ее удобство. Подотчетные суммы не нужно снимать со счета и наличными выдавать работнику, проблемы, связанные с подсчетом, хранением и перевозкой наличных отсутствуют, скорость расчетов повышается.
Приобретать валюту в случае зарубежной командировки тоже не нужно – списание расходов, с учетом действующей на территории иностранного государства валюты, произойдет автоматически.
С помощью бизнес-карты можно оплачивать:
- командировочные расходы;
- работы и услуги, оказанные фирме, например, расходы на интернет;
- покупку хозтоваров, канцтоваров, запчастей, иных ТМЦ для текущей деятельности;
- поставки по договорам.
Бизнес-карта позволяет:
- оперативно контролировать расходы сотрудников (приходят смс-оповещения), при утере есть возможность быстро заблокировать карту;
- вносить через банкомат и снимать наличные вне зависимости от режима работы банка, практически круглые сутки;
- игнорировать правило предельного размера для расчетов наличными по одному договору в размере 100 000 руб., установленное ЦБ РФ (п. 4 указания Банка России № 5348-У от 09/12/19);
- совершать интернет-покупки.
Есть несколько моментов, которые могут стать проблемными, если их игнорировать:
- Банки отслеживают операции, напоминающие отмывание (обналичивание) незаконных доходов через использование бизнес-карт и принимают меры. Признаки «подозрительности» установлены ЦБ РФ (Методрекомендации № 19-МР от 21/07/17 г). Постоянное снятие крупных сумм наличности с карты может стать причиной дополнительной проверки фирмы или ИП.
- Повышенное внимание держателям бизнес-карт уделяет и налоговая служба. Она особенно тщательно проверяют наличие подтверждающих расходы документов. К примеру, если ИП не ведет раздельный учет расходов на личные нужды и расходов на бизнес, не подтверждает их первичными документами, ему могут доначислить налог и оштрафовать, начислить пени. Юрлица также обязаны подтверждать свои расходы документально. Если ФНС заподозрит, что руководство фирмы за счет средств с бизнес-карты совершает личные покупки, на эту сумму доначислят НДФЛ, признав ее доходом директора.
- Документирование расходов, произведенных за границей с использованием валютной бизнес-карты, может представлять сложность.
Не все расходы можно покрыть средствами с бизнес-карты. Под запретом выдача зарплатных сумм и дивидендов.
На заметку! Расчеты по бизнес-карте в БУ фиксируются на счете 55: по дебету пополнение с расчетного счета, по кредиту расходы подотчетных сумм или возврат на расчетный счет.
Есть ли преимущество у кредитных бизнес-карт?
Кредитные бизнес-карты дают возможность взять кредит банка без особых проблем. Деньги берутся у банка «взаймы», затем в определенный период возвращаются с уплатой процентов. В дальнейшем можно продолжать пользоваться этими средствами. К кредитным картам, используемым в бизнесе, применимы общие правила, установленные для бизнес-карт.
Есть и некоторые особенности:
- Карта связана с кредитным счетом, средствами банка, а не фирмы.
- Лимит использования средств устанавливает банк, как правило, более солидные фирмы-клиенты получают больший лимит.
- Пропускать сроки погашения задолженности нельзя – банк начислит за это повышенные проценты, а при постоянном нарушении графика платежей может заблокировать расходы по карте. Расчетный период по карте, как правило, месяц, а далее платежный период, который отводится на погашение задолженности. Для новых клиентов банк устанавливает льготный период, в который карту можно использовать без начисления процентов.
- Проценты берутся только с суммы расходов, а не со всего лимита.
- Лимит по кредитной бизнес-карте обычно меньше, чем размер кредита, а процентная ставка выше.
- Срок работы бизнеса, необходимый для получения кредита по бизнес-карте, – от 3-х месяцев, а для обычного кредита эти сроки по общему правилу – от 6-ти месяцев.
Таким образом, в использовании кредитной бизнес-карты также есть положительные и отрицательные моменты.