ФНС разрешила не прилагать к документам «электронную» доверенность

Налоговики разработали хранилище для машиночитаемых доверенностей. Платформа создана на базе блокчейна, где будут содержать не просто МЧД, а новый их формат. Так, с 31 августа 2023 года организации обязаны составлять документ в формате .xml. Такая доверенность позволит автоматически проверять полномочия сотрудников как для действий с физ- (вид B2B), так и юрлицами (вид B2G).

Порядок формирования МЧД

Представители ФНС разработали подробный алгоритм формирования машиночитаемой доверенности в виде файла .xml. Конечно, при желании ее можно сделать и самостоятельно, но это достаточно сложно, так как документ имеет строгую структуру. Поэтому, чтобы облегчить работу бухгалтеров, налоговики создали специальную программу.

Подобные услуги предлагают сторонние частные организации, однако ресурс можно найти и в локальной системе учета либо воспользоваться онлайн-сервисом на официальном сайте ФНС. Итак, мы рассмотрим последний вариант, который находится на портале m4d.nalog.gov.ru/EMCHD/create:

1. Выбрать тип доверенности, нажав на вариант «Единая форма доверенности» версии 003. Такой вид предназначен для совершения хозяйственных операций между компаниями.
2. Нажать кнопку «Ввод данных», где указать:
   • внутренний номер документа и дату окончания его действия;
   • информацию о доверителе и представителе;
   • перечень передаваемых полномочий.

Причем состав полномочий можно выбрать как из спецперечня, так и вручную. В конце нужно указать, подлежит ли документ передоверию, и если ─ да, то сколько раз.

3. Нажать кнопку «Просмотр результата».

Налоговики настоятельно рекомендуют проверить, правильно ли внесены все сведения, и только потом закончить формирование МЧД. По необходимости можно выбрать другой формат документа и сделать его, следуя дальнейшей инструкции. А среди других версий налоговики предлагают:

• передоверие, то есть переоформление того документа, создание которого мы рассматривали;
• базовая форма версии 002, дающая те же полномочия, что и версия 003;
• передоверие упомянутого документа;
• электронная доверенность для налоговиков.

Кроме того, организация вправе загрузить в программу черновик МЧД.

Согласно ст. 188 ГК РФ, представитель вправе отказаться от МЧД и полномочий. В этом случае он обязан написать соответствующее заявление, подписать его КЭП и направить в информсистему, где хранится доверенность.

МЧД в документообороте

Как мы отметили, машиночитаемые доверенности будут хранить в специальном хранилище, которое называется распределительный реестр ФНС. Налоговики не обязуют использовать систему все предприятия, так как она удобна для хранения большого количества МЧД. Поэтому разработчики сделали ее максимально удобной, и у распределительного реестра есть три главных плюса:

• он объединяет точки доступа всех информационных систем, где можно хранить МЧД, что автоматически создает единую систему доверия;
• содержит только актуальные сведения, которые вправе разместить любой участник системы;
• хранит различные доверенности ─ от простых до нотариально заверенных.

Однако если компания решила пользоваться распределительным реестром, то нужно пройти ряд обязательных шагов:

1. Договориться с оппонентом, что МЧД больше не будет прилагаться к документам, так как хранится в реестре.
2. Выбрать оператора узла, через которого будет передаваться МЧД. Для этого можно воспользоваться сервисом в личном кабинете на официальном сайте ФНС.
3. Создать машиночитаемую доверенность и отправить на подпись к гендиректору.
4. Разместить МЧД в реестре.
5. Указать в электронной документации все сведения о сформированном документе.

Отметим, при необходимости действие доверенности можно отозвать практически моментально. В этом случае просто понадобится подпись единоличного исполнительного органа в соответствующем заявлении.