Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.
Вопрос: Как отразить в учете организации приобретение через подотчетное лицо почтовых марок для оплаты почтовых отправлений налоговых деклараций организации?
Марки приобретены в октябре на сумму 800 руб. В этом же месяце все марки израсходованы.
Налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) может направить налоговую декларацию в том числе в виде почтового отправления с описью вложения. При этом днем представления налоговой декларации (расчета) считается дата отправки почтового отправления с описью вложения (абз. 1, 3 п. 4 ст. 80 НК РФ).
Посмотреть ответ
Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами
Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:
- Оплата различных услуг.
- Приобретение канцтоваров.
- Приобретение бензина для служебных авто.
- Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
- Приобретение офисной техники.
Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Посмотреть ответ
Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:
- Информация о сотруднике (ФИО, должность).
- Цели расходования.
- Сумма.
К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.
Вопрос: Можно ли принять к учету в целях налога на прибыль расходы, произведенные подотчетным лицом и оформленные представленными подотчетным лицом первичными документами, датированными выходными днями?
Посмотреть ответ
В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.
После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.
Как учитывать расходы по авансовому отчету при УСН?
Нормативное регулирование
Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:
- ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
- Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
- План счетов и инструкция по его применению.
- Локальные акты самой организации.
Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.
Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?
Порядок учета
Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.
Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:
- Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
- Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
- Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.
Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:
- Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
- Срок, на который предоставляются деньги.
- Порядок выдачи аванса.
Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.
Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в
заявке обоснованными. В этом случае руководитель должен направить соответствующее распоряжение в бухгалтерский отдел.
Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.
При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:
- Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
- В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
- В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».
После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.
Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:
- Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
- Размер удержания не может быть больше 20%.
- Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
- Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.
Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.
Бухучет подотчётных сумм
В бухучете подотчетные суммы фиксируются на дебете счета 71 и кредите счета 50. Выдавать средства можно как безналом, так и наличными. Первый способ удобен для перевода командировочных. Деньги можно перечислить на корпоративную банковскую карту. Оформлена она на ЮЛ. Нужно учесть, что при расчетах через карту банком взимается комиссия. Ее нужно учитывать при определении налога на прибыль на основании пункта 1 статьи 264 НК РФ.
В бухучете расчеты по корпоративным картам будут отражены этими проводками:
- ДТ55 КТ51, 52. Перечисление денег с расчетного на карточный счет.
- ДТ91 КТ55. Оплата комиссии банка.
Предоставление карты сотруднику компании будет фиксироваться в качестве выдачи под отчет финансовых документов. Предполагаются эти проводки:
- ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
- ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
- ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.
Со всех квитанций и чеков рекомендуется снимать ксерокопии. Связано это с тем, что чеки имеют свойство выцветать. Следовательно, с них нельзя будет получить никакой информации. Представительские траты нужно оформлять при помощи этих проводок:
- ДТ26 КТ71. Представительские траты.
- ДТ26 КТ71. Принятие к учету суточных.
- ДТ70 КТ68.01. Начисление НДФЛ на разницу между суточными.
- ДТ10 КТ60. Оприходование материалов.
- ДТ71 КТ50. Выдача перерасхода работникам.
Проводки выполняются на основании приказов, отчетов, квитанций и чеков.