Отвечаем на вопросы бесплатно
Консультант онлайн
Задать вопрос

Форма АО-1. Авансовый отчёт

82198

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

Скачать документна сайте Ассистентус
  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Чаще выдача средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы, например, покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д. Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Таким образом, авансовый отчет оформляют за выдачу денег:

При этом содержание документа не меняется в зависимости от ситуации, так как о любых из перечисленных действиях требуется одинаковая информация.

Как подтверждать расходы?

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств, в первую очередь, выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Кроме того, в пункте 6.3 Указания Банка России № 3210-У утверждены сроки предоставления документа. Так, если отчет оформляет юрлицо, то период устанавливает руководитель компании. А предприниматель должен получить этот документ во время выдачи средств «подотчетнику». В иных случаях работник обязан предоставить отчет в течение 3 суток с момента приезда из командировки.

Правила составления отчета

Госкомстат РФ рекомендует в Постановлении № 55 использовать унифицированный бланк АО-1. В шаблоне есть все необходимые графы и поля, которые нужно просто заполнить. Однако закон не настаивает на обязательном его использовании. Поэтому некоторые компании предпочитают использовать бланки, разработанные индивидуально и закрепленные в учетной политике.

В последнем случае бухгалтер и руководитель должны обязательно внести в документ поля для обязательных сведений:

  • об организации, выдавшей деньги;
  • о «подотчетнике»;
  • о точной сумме;
  • о целях, для которых предназначены деньги.

Законодательство не утверждает конкретный комплект документов, которые необходимо прикладывать к авансовому отчету. Однако его невозможно составить без чека ККТ либо аналогичных документов, подтверждающих расходы. Поэтому их тоже надо отразить здесь. Кроме того, авансовый отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Чтобы чек сохранил все данные, так как они могут, например, выцвести, желательно запрашивать документ у продавца в электронном виде. Второй рабочий метод: продублировать необходимые данные в чека в отчет.

Корректировка данных в авансовом отчете

Авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Однако закон допускает и внесение правок, если подотчетник все-таки допустил ошибку. Для этого нужно зачеркнуть недостоверные сведения, а сверху указать правильную информацию. Важно уточнить дату корректировки и подтвердить достоверность подписями лиц, причастных к редактированию. Причем виза должна иметь расшифровку, а рядом надо указать должность этого человека.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.
Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет:

  • В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО
    (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  • Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  • Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Авансовый отчет по хозрасходам_шапка

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах: указывает общую сумму, информацию о том, в какой валюте она была выдана, если используются денежные единицы других стран. Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, подтверждающих расходы.

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчете расписываются бухгалтер и главный бухгалтер, а также указываются сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах. В соответствующих ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход, также ставит под документом свою подпись.

Авансовый отчет по хозрасходам_таблицы1

Оборотная часть авансового отчёта содержит полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода, а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Авансовый отчет по хозрасходам_оборотная_сторона

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются:

  • Ф.И.О. подотчетника;
  • номер и дата отчета;
  • размер выданных к расходованию средств (прописью);
  • количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Поделиться:
Скопировать ссылку
Распечатать
Комментарии
Комментарии
Ваш вопрос – наш ответ
Задать вопрос
Задать вопрос
Консультант онлайн (Мария Власова)
Здравствуйте! Напишите, пожалуйста, кратко суть вопроса и подробно его содержание. Я постараюсь вам помочь. Это бесплатно.

Суть вопроса

Подробное описание вопроса

Отправить сообщение об ошибке