Акт приема-передачи ключей от помещения

Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи ключей от помещения .docСкачать образец акта приема-передачи ключей от помещения .doc

В каких ситуациях без документа не обойтись

Акт может сопровождать передачу ключей от разных объектов, которыми могут быть:

1. Квартиры во вновь построенном доме – тогда документ оформляется между юридической компанией-застройщиком и физическим лицом-собственником квартиры.
2. Если речь идет о зданиях, сооружениях и т.д., то акт формируется обычно между двумя организациями.
3. В некоторых случаях, документ может быть составлен и внутри какой-либо одной компании, например, когда передаются ключи от офиса, склада, торговой точки и т.п. от одного ответственного сотрудника другому.

Таким образом, практически всегда акт не является самостоятельным документом, а сопровождает какой-либо договор: аренды, покупки, продажи, залога и т.д. или же относится ко внутрикорпоративным бумагам, удостоверяющим передачу имущества предприятия между сотрудниками.

Для чего нужен документ

С того момента, как ключи переходят из одних рук в другие, ответственность за имущество, находящееся внутри помещения, равно как и за само помещение (здание, сооружение), несет тот, кому они были переданы.

Данный акт в основном нужен для четкого разграничения прав и обязательств по обеспечению целостности и сохранности товарно-материальных ценностей.

В случае причинения какого-либо материального урона охраняемому объекту, компенсация может быть взыскана с того, кто принял ключи по акту приема-передачи.

Кто должен подготовить акт

В формировании акта всегда участвуют две стороны. В качестве первой выступает лицо, передающее ключи, в качестве второй – принимающее их. Обычно акт составляет тот, кто ключи отдает, но, в любом случае, акт должен быть удостоверен подписями обеих сторон – только при соблюдении этого условия данный документ обретет легитимность и юридическую силу.

Общие моменты составления акта

Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.

Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:

1. Акт должен иметь определенную структуру, в которую входят так называемая «шапка», основная часть и заключение.
2. Он должен в обязательном порядке включать подписи обеих сторон. При этом, если один из субъектов, участвующих в формировании акта, действует по доверенности, информацию об этом тоже нужно внести в акт, указав ее дату составления и другие идентификационные данные.
3. Если при приеме-передаче были свидетели, сведения о них надо включить в документ в следующем виде: ФИО, выписка из паспорта, адрес местожительства и подпись.

Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.

Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.

Акт может быть сформирован на обычном листе любого удобного формата (но общепринятый – А4) или на фирменном бланке организации с оттиском реквизитов. Он может быть написан от руки или напечатан – эти факторы в определении законности документа роли не играют.

Создается акт всегда минимум в двух экземплярах. Один из них остается у лица, ранее ответственного за ее хранение ключей, второй передается новому ответственному лицу. Свидетелям, если таковые присутствовали при составлении акта, надо отдать заверенные копии.

Сколько времени хранить готовый бланк

По завершении всех формальностей, когда ключи перейдут от одной стороны к другой, информацию об акте надо внести в специальный журнал учета документации. После этого бумагу нужно передать в архив компании на хранение. Здесь он должен находиться в протяжении периода, длительность которого устанавливается либо законом, либо внутренними нормами предприятия.

Образец документа

Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:

• название документа (с кратким обозначением смысла);
• номер (по необходимости);
• место (населенный пункт, в котором работает компания);
• дата составления акта.

Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:

• полное наименование предприятий, участвующих в данном процессе, лиц, которые их представляют (должности, ФИО);
• причину, ставшую основанием для процедуры приема-передачи;
• название и адрес объекта, ключи от которого передаются;
• номер и дата исполняемого договора.

При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.

В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.