Приказ о проведении мероприятия

Приказ о проведении мероприятия – это официальное распоряжение руководителя организации, обращенное к подчиненным и требующее выполнения определенных действий. Документ оформляется в письменной форме с соблюдением базовых регламентных норм.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о проведении мероприятия .docСкачать образец приказа о проведении мероприятия .doc

Документ состоит из двух блоков: информационного и распорядительного.

Информационный блок документа

Информационный блок документа должен содержать:

• цель мероприятия;
• дату проведения мероприятия;
• место, где будет проводиться мероприятие.

Распорядительный блок документа

Распорядительный блок должен содержать:

• действия, которые будут проведены для создания мероприятия;
• ФИО лиц, несущих ответственность за разработку, организацию проведения мероприятия, а также предоставляющих отчетность после того, как оно закончилось.

Сведения, которые обязательно должны быть в документе

В приказе должны содержаться следующие сведения:

• шапку документа;
• как называется организация;
• регистрационный номер;
• место издания;
• дату составления;
• название самого мероприятия;
• в целях чего решено было провести мероприятие;
• период проведения мероприятия;
• утвержденный план мероприятий;

• денежную сумму, которую организации надо предоставить;
• дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;
• ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
• ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
• ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
• приложения, которые прилагаются к приказу (название программы проведения, смета расходов и т.д.);
• подпись руководителя;
• дату ознакомления с документом и подписи участников.

Кто подписывает

Приказ о проведении мероприятия подписывает руководитель организации или то лицо, которое временно исполняет обязанности руководителя на основании доверенности.

Для чего нужен приказ о проведении мероприятия

Приказ о проведении мероприятия необходим руководителю организации для того, чтобы:

• сплотить и мотивировать сотрудников;
• продвинуть корпоративные ценности: брать пример с лидеров, стремиться к росту, делать больше с меньшими затратами и т.д.;
• представить новое руководство;
• привлечь внимание масс-медиа;
• укрепить имидж организации;
• создать свод норм и правил, которые описывают правила поведения, единые стандарты отношений и совместную деятельность, существующую в организации;
• мобилизировать трудовой потенциал сотрудников для нового проекта;
• создать единую команду.

Требования к заполнению

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:

• Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
• Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.
• Дата документа прописывается в приказе арабскими цифрами, например: 16.10.2010. или 2010.10.16. Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.
• Все реквизиты должны быть заполнены.
• Все суммы прописывать прописью и цифрами.
• Наличие всех подписей.
• Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
• Печать.

Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации.

Типичные ошибки при заполнении документа

Чаще всего в приказе о проведении мероприятий допускаются следующие ошибки:

• не прописана дата составления документа;
• отсутствует гриф утверждения;
• не заполнены реквизиты;
• отсутствует список лиц, несущих ответственность за оформление документа;
• записи сделаны простым карандашом;
• дописывание текста;
• сделана неразборчивая запись;
• есть исправления;
• орфографические/арифметические ошибки;
• разные цвета чернил;
• неправильно указано наименование организации;
• бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, стирание части текста);
• внесена поправка;
• записи подтерты ластиком.

Важно! Если акт подписан лицом, не имеющим отношения к проверке, то такой документ не имеет юридической силы.

Исправление ошибок

Если в приказе была замечена ошибка, то необходимо сделать следующее:

1. Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если:
   • ошибка была замечена еще до подписания руководителем;
   • ошибка была обнаружена в момент подписания.
2. Аннулировать документ, если в нем найдены опечатки, помарки, слова, перевирающие смысл приказа. Для этого достаточно издать новый приказ. Но перед этим надо издать документ, аннулирующий приказ о проведении мероприятий, в котором есть ошибки. В нем должно быть указано следующее:
   • регистрационный номер;
   • дата;
   • заглавие;
   • текст должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
   • причина отмены;
   • кто несет ответственность за исправления;
   • сроки исполнения заменяющего приказа.

После того как был составлен документ (отменяющий приказ), следующим шагом будет подготовка нового, которому присвоен новый номер и где отсутствуют какие-либо опечатки, помарки, описки. После чего приказ подписывается руководителем.