Приказ о внесении изменений в кадровые документы в связи с реорганизацией

Приказ о внесении изменений в кадровые документы в связи с реорганизацией — это распорядительный документ руководителя организации (или правопреемника), инициирующий комплексное обновление кадровой документации в процессе или после завершения реорганизационных мероприятий (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования) на основании утвержденного передаточного акта или разделительного баланса и решения участников/акционеров. В рамках настоящего материала мы рассмотрим назначение и основания изменений, перечень корректируемых документов, особенности внесения правок, роль приказа и правила его оформления.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о внесении изменений в кадровые документы в связи с реорганизацией .docxСкачать образец приказа о внесении изменений в кадровые документы в связи с реорганизацией .docx

Назначение и основания изменений

Основная цель приказа – обеспечить юридическую корректность и актуальность кадровых документов реорганизуемой компании (компаний) и правопреемника(ов) в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ (ст. 75) и Гражданского кодекса РФ (ст. 57-60), гарантируя непрерывность трудовых отношений и соблюдение прав работников. Это необходимо для легализации деятельности правопреемника, корректного ведения кадрового учета, расчета стажа, начисления зарплаты и социальных выплат, а также для предотвращения трудовых споров и претензий со стороны контролирующих органов (Трудовая инспекция, ПФР, ФСС).

Приказ фиксирует факт реорганизации и начало процесса приведения кадровой документации в соответствие с новыми юридическими реалиями. Действие приказа начинается с даты его подписания правопреемником или реорганизуемой компанией на завершающем этапе процесса. Изменения вносятся с даты, указанной в передаточном акте/разделительном балансе как дата правопреемства.

Ответственным лицом за организацию всего процесса выступает руководитель правопреемника или уполномоченное им лицо (часто – начальник юридического отдела или директор по персоналу). Непосредственное исполнение возлагается на кадровую службу правопреемника при тесном взаимодействии с юристом и бухгалтерией. Ключевая особенность: Трудовые отношения с работниками продолжаются автоматически, их согласие на переход не требуется, но уведомление и подписание допсоглашений – обязательны.

Основания и роль приказа

Издание приказа является обязательной процедурой, вытекающей из требований ст. 75 ТК РФ и ст. 59 ГК РФ. Приказ служит основным внутренним распорядительным документом правопреемника, официально запускающим процесс адаптации кадрового делопроизводства к новым условиям. Он:

1. Легализует начало работы кадровой службы правопреемника с документами перешедших работников.
2. Указывает на основания реорганизации (документы-основания).
3. Определяет перечень необходимых изменений и ответственных за их исполнение.
4. Устанавливает сроки выполнения работ.
5. Координирует действия разных служб (кадры, юристы, бухгалтерия, руководители подразделений).

Без такого приказа действия кадровой службы по внесению изменений в трудовые книжки, оформлению допсоглашений или созданию новых карточек Т-2 будут юридически необоснованными и могут быть оспорены.

Оформление приказа

Оформление приказа осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Шапка содержит полное наименование правопреемника, слово «ПРИКАЗ» прописными буквами, уникальный номер, дату и место издания. Заголовок: «О внесении изменений в кадровые документы в связи с реорганизацией [Название Правопреемника]».
Констатирующая часть содержит основание:

«В соответствии со статьей 75 Трудового кодекса Российской Федерации, на основании Решения общего собрания участников [Полное наименование реорганизованной компании] Протокол № ___ от [Дата], Договора о [Форма реорганизации, например, присоединении] от [Дата], Передаточного акта от [Дата], утвержденного Решением [наименование органа, утвердившего акт] от [Дата], и Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ (серия [Серия] № [Номер]) о государственной регистрации [Название Правопреемника] от [Дата], в связи с реорганизацией в форме [Форма реорганизации: слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование]».

Распорядительная часть («ПРИКАЗЫВАЮ:») содержит ключевые предписания:

• возложить на одного из сотрудников обязательство по внесению соответствующих правок в кадровые документы в связи с реорганизацией (это может быть кадровик, юрисконсульт или же заместитель директора);
• кадровику ознакомить ответственного сотрудника с содержанием настоящего распоряжения;
• возложить ответственность за контроль по части исполнения настоящего распоряжения.

Приказ подписывается руководителем правопреемника (Генеральным директором) с указанием должности и расшифровки подписи. Документ регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности правопреемника.

Лист ознакомления является неотъемлемой частью приказа. Копия приказа направляется в юридический отдел. Оригинал приказа хранится в делах правопреемника. Срок хранения приказа – постоянно (как документ, обосновывающий изменения в кадровом составе и документации в связи с реорганизацией, ст. 22.1 Перечня 2010 г., утв. Приказом Минкультуры РФ № 558).

Примерный образец