Приказ о закупке мебели

Приказ о приобретении мебели — это официальный документ, разрешающий выделение средств и организацию закупки предметов интерьера для нужд компании. В статье рассмотрим, как корректно оформить такое распоряжение, избежать ошибок и обеспечить прозрачность процедуры.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о закупке мебели .docxСкачать образец приказа о закупке мебели .docx

Процедура закупки

Закупка мебели — это процесс приобретения предметов обстановки (офисных столов, кресел, шкафов и т.д.), необходимых для обеспечения комфортных условий труда и эффективной работы сотрудников. Процедура включает планирование, согласование, оформление документов и контроль исполнения.

Ответственными за закупку мебели обычно выступают сотрудники административно-хозяйственного отдела (АХО), отдел закупок или офис-менеджер, если предприятие небольшое. В крупных организациях может быть создана закупочная комиссия. Если мебель требуется для конкретного подразделения (например, отдела продаж), инициатором заявки выступает его руководитель. Вне зависимости от структуры компании, процесс должен быть регламентирован внутренними документами, чтобы избежать злоупотреблений.

Выделение денег на закупку начинается с составления заявки. Руководитель подразделения подает служебную записку с обоснованием необходимости мебели: указывает тип, количество, примерную стоимость и сроки. Заявка согласовывается с финансовым отделом, который проверяет соответствие бюджету, и утверждается директором.

На основании согласованной заявки формируется смета расходов. Если закупка относится к категории крупных (например, превышает 10% стоимости активов компании), может потребоваться решение общего собрания участников или совета директоров.

Нормативная база

Приказ директора — ключевой документ, фиксирующий решение о закупке. В приказе указываются:

• цель закупки (например, «оснащение нового офиса»);
• выделенная сумма;
• ответственные лица;
• сроки выполнения;

Требования к мебели (соответствие стандартам качества, экологическим нормам).

Приказ служит основанием для заключения договора с поставщиком и проведения платежей. Без него бухгалтерия не вправе списать средства, а закупка может быть признана нецелевой.

Процедура основывается на следующих нормативных актах:

• Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе» — если предприятие является государственным или муниципальным заказчиком. В этом случае закупка проводится через электронные торги;
• Федеральный закон №223-ФЗ — регулирует закупки компаний с госучастием;
• локальные акты организации (Положение о закупках, Устав, Приказ об учетной политике) — устанавливают внутренние правила для коммерческих компаний;
• ГОСТы и СанПиН — определяют требования к офисной мебели (например, ГОСТ 16371-2014 для мебели общего назначения).

Отчетность

Ответственное лицо обязано отчитаться о совершенных закупках. После поставки мебели составляется акт приемки, где фиксируется соответствие товара заявленным характеристикам. К акту прикладываются:

• товарная накладная (ТОРГ-12);
• счет-фактура (для НДС);
• договор с поставщиком;
• гарантийные талоны.

Финансовые документы передаются в бухгалтерию для списания расходов и налогового учета. Если закупка проводилась по 44-ФЗ или 223-ФЗ, отчет публикуется в ЕИС (Единой информационной системе).

Таким образом, закупка мебели требует четкой координации между отделами, соблюдения законодательства и документальной фиксации каждого этапа. Это позволяет избежать финансовых потерь и обеспечить прозрачность расходов компании.

Разбираемся, как оформить приказ

Процесс начинается с оформления шапки документа. В верхней части листа указывается полное наименование организации с учётом её организационно-правовой формы (например, ООО «СтарКом» или АО «Горизонт»). Название располагается по центру или выравнивается слева, в зависимости от корпоративного стиля компании. Далее следует заголовок приказа, который формулируется кратко и точно: «О закупке мебели», «О компенсации расходов на аренду жилья». Ему присваивается уникальный регистрационный номер согласно внутренней номенклатуре дел, а также указываются дата издания и населённый пункт, где зарегистрирована организация.

Следующий этап — обоснование издания приказа. Здесь руководитель ссылается на основания для принятия решения. Это может быть служебная записка сотрудника, требование законодательства, пункт трудового договора или внутренний регламент компании. Например: «На основании служебной записки начальника отдела кадров от 15.09.2023 № 45…». Обоснование придаёт документу законность и прозрачность, связывая распоряжение с конкретной потребностью или нормативным актом.

После обоснования следует содержательная часть приказа. Она начинается с ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется заглавными буквами и отделяется от предыдущего текста абзацным отступом. Далее в форме связного текста перечисляются распоряжения: выделение средств, назначение ответственных лиц, сроки исполнения, порядок контроля.

Например: «Выделить из резервного фонда 150 000 рублей на приобретение офисной мебели; назначить ответственным за закупку менеджера по снабжению Иванова П.С.; обеспечить предоставление отчёта о расходовании средств до 25.10.2023». Важно избегать расплывчатых формулировок — каждое действие должно быть конкретным и измеримым.

Завершающий этап включает подписание документа руководителем. Подпись сопровождается расшифровкой (фамилия, инициалы) и указанием должности. Для придания приказу полноты к нему прилагаются вспомогательные материалы: служебные записки, сметы, перечни товаров, акты обследования помещений. Эти документы упоминаются в отдельном разделе «Приложение» и являются неотъемлемой частью распоряжения.

После издания приказ регистрируется в журнале учёта и доводится до сведения сотрудников под подпись. Ответственные лица приступают к исполнению поручений сразу после ознакомления. Контроль за соблюдением сроков и требований, как правило, возлагается на структурное подразделение, указанное в тексте (например, отдел кадров или административно-хозяйственную службу).

Примерный образец