Служебная записка на получение топливной карты

Служебная записка на получение топливной карты – это официальная бумага, с которой в адрес одного из начальников в организации может обратиться фактически любой её сотрудник, попросить выдать ему на руки в служебных целях карту для заправки топлива на АЗС. Сегодня мы разберемся, что такое топливная карта, кем и в каких случаях она используется, зачем нужна дополнительная служебная записка, чтобы её получить.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на получение топливной карты .docxСкачать образец служебной записки на получение топливной карты .docx

Топливная карта

Топливная карта представляет собой обычную пластиковую карту, воспользоваться которой можно будет лишь на заправочных станциях конкретной сети. Именно посредством топливных карт и происходит заправка на большинстве предприятий в нашей стране. Гораздо проще и выгоднее заключить партнерское соглашение с АЗС, чем каждый раз, когда потребуется заправка, гонять водителя в бухгалтерию для написания служебки на получение денег в подотчет.

Топливная карта будет пополняться бухгалтерией регулярно, без оформления какой-либо документации сверху. Обычно на топливную карту устанавливается определенный лимит по количеству литров топлива, которые можно будет заправить за определенный временной промежуток. Например, речь может идти о двухстах литрах бензина в месяц. Самому сотруднику не нужно будет заботиться о том, сколько стоит бензин, пополнена ли топливная карта вообще. Ему достаточно будет просто приехать на АЗС, вставить заправочный шланг в бензобак и рассчитаться топливной картой.

Для того, чтобы сотруднику выдали топливную карту, нужно будет составить определенный пакет документов. Самый первый из них – это служебная записка на получение топливной карты. Не то что бы сам водитель искренне желает, чтобы ему вручили пластиковую карту, но служебная записка нужна для возложения ответственности на сотрудника. Как ни крути, а литры бензина стоят денег, а значит, речь уже идёт о материальной ответственности.

Служебная записка

Итак, как мы уже успели выяснить, служебная записка на получение топливной карты нужна, в первую очередь для того, чтобы возложить на водителя дополнительную материальную ответственность. После того, как водитель составит и подпишет служебную записку на получение топливной карты, он, по сути дела, согласится с тем, чтобы взять на себя ответственность за обращение с ней.

Как правило, топливная карта сама по себе ничего не стоит, однако литры, начисленные на неё, стоят денег. Таким образом, если служебные литры будут использоваться в личных целях, водитель понесет материальную ответственность. Притом, что это касается как личного использования топливной карты таким образом, так и её утраты, использования третьим лицом. Как минимум, к водителю применят меру дисциплинарного взыскания, а как максимум, обяжут компенсировать стоимость использованного в личных целях бензина, вычтут деньги из зарплаты.

Именно для таких происшествий и принято составлять служебную записку на получение топливной карты. В случае чего у работодателя всегда под рукой будет подтверждающий документ.

Форма документа

Обращаем внимание, что служебная записка на получение топливной карты относится к той разновидности документов, для формирования которой необязательно использовать те или иные унифицированные бланки, шаблоны. Более того, в нашем случае таких шаблонов не предусмотрено вовсе. Таким образом получается, что любой сотрудник, желающий составить служебную записку, сможет сделать это самостоятельно и в свободной форме.

Написать текст служебки работник сможет как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. В качестве базы для составления служебки используем чистый лист бумаги формата А4.

Инструкция по составлению служебной записки

Процесс составления служебной записки на получение топливной карты нам следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги обозначим полное наименование фирмы, в которой трудимся, а также ФИО и должность её руководителя, занимаемую им должность. Далее по тексту, немного отступив вниз, обозначим ФИО и должность автора служебной записки.

Ниже по документу обращаемся к руководителю, просим выдать нам топливную карту для заправки служебного автомобиля. Авторами подобных служебных записок чаще всего выступают водители и экспедиторы, ведь в их должностные обязанности входит управление транспортными средствами и, возможно, их обслуживание. Указывать конкретную суть заправок не нужно, ведь компания сама определится, с каким контрагентом можно подобрать максимально выгодные условия сотрудничества.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. Теперь, когда служебка уже практически полностью составлена, останется лишь передать её на рассмотрение и дождаться ответной реакции. Если всё пройдет гладко, на вас оформят топливную карту и сразу же, как только она будет готова, пригласят для её получения.

Говорить о каких-то конкретных сроках довольно-таки проблематично. Здесь многое будет зависеть от занятости сотрудников, расторопности контрагента и прочих факторов. В теории процесс оформления новой топливной карты может занять неделю.

Примерный образец