Служебная записка на списание основных средств

Служебная записка на списание основных средств – это официальная бумага, с которой один из сотрудников организации обращается к директору с целью получить визу на выбытие инструмента или оборудования, используемых в работе. Сегодня мы разберемся, что такое основное средство предприятия, как проводится процедура его списания, зачем нужна служебная записка.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на списание основных средств .docxСкачать образец служебной записки на списание основных средств .docx

Основные средства

Основные средства производства – это отдельная бухгалтерская учётная единица. Имущество из данной категории должно в обязательном порядке ставиться на бухгалтерский учёт, если компания собирается использовать его в своей деятельности, а также сниматься с него при выбытии. Бухгалтерия начисляет на основные средства амортизацию в процессе их эксплуатации.
К основным средствам можно отнести любое имущество, отвечающее следующим критериям:

• стоимость предмета превышает сорок тысяч рублей;
• предмет используется в основной деятельности компании;
• срок эксплуатации предмета превышает один календарный год;
• вещь является предметом материального мира, имеет осязаемую физическую форму (программное обеспечение не может считаться основным средством производства).

В силу того, что основные средства подвергаются тщательнейшему бухгалтерскому учёту, любые махинации с ними осуществляются посредством формирования служебных записок. Документ выступит чем-то вроде основания для постановки на учет, списания или направления в ремонт.

Списание имущества

Списание основных средств производства нельзя осуществить без веской причины. Все они прописаны в ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, законодатель выделяет следующие:

• продажа, то есть отчуждение предмета;
• направление в ремонт;
• невозможность отремонтировать вышедшее из строя оборудование;
• моральное устаревание.

Под моральным устареванием понимается ситуация, когда оборудование или инструмент не являются ныне актуальными. Например, в наше время нет особого смысла использовать старую советскую дрель, когда современные производители предлагают приобрести новейшие и мощные перфораторы. Если использование основного средства становится экономически невыгодным, его можно смело списывать.

Первым документом в процедуре списания как раз и выступит служебная записка от одного из сотрудников компании. Это может быть работник, непосредственно его эксплуатирующий, либо начальник структурного подразделения, за которым закреплено имущество.

Служебная записка

Служебная записка является официальной бумагой из внутреннего документооборота предприятия, а значит, не должно выйти за его рамки. Исключение составит ситуация, когда организацию посетит камеральная проверка из налоговой инспекции. Налогового инспектора может заинтересовать документация на списание имущества компании. Посредством подобных схем компании часто пытаются уходить от уплаты налогов, чем нарушают нормы действующего законодательства.

Служебная записка прикладывается к пакету официальных бумаг на списание средства. В идеале набор документов должен иметь следующий состав:

• служебная записка на списание;
• приказ о списании;
• акт о списании.

Все вышеперечисленные документы будут храниться в архиве предприятия в течение пяти лет с момента списания. В дальнейшем бумаги можно уничтожить за ненадобностью.

Инструкция по составлению служебки

Служебная записка на списание основных средств должна быть выполнена по общепринятым правилам делового документооборота. Речь идёт о нейтральном тоне повествования, деловом стиле языка и прочих моментах. Немаловажным фактором будет являться структура официальной бумаги. Так, служебка состоит из шапки, основного блока с выражением просьбы на списание и причин, послуживших основаниями для заявления записки, даты формирования и подписи ответственного сотрудника.

Шапка – первый структурный элемент, которому мы должны уделить внимание. Структурный блок размещается в правом верхнем углу листа бумаги, содержит информацию о том, кому и от кого заявляется служебка. В дательном падеже пропишем сведения о руководителе, а именно его ФИО и должность (директор, генеральный директор), а также полное наименование фирмы с указанием на организационно-правовую форму. Далее по тексту обозначим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность на предприятии в соответствии с штатным расписанием.

Далее по тексту переходим к основному структурному блоку. Указываем наименование документа, уважительно обращаемся к директору. Следующим шагом разъясняем, какое место вы занимаете в должностной иерархии организации, какое отношение имеете к предмету, о котором и пойдет речь. Возможно, вы его эксплуатируете и несёте за него ответственность.

Затем выражаем просьбу о списании основного средства с разъяснением причин. Выше мы уже отметили несколько оснований, которые могут стать поводами для списания. Чаще всего имущество списывают по причине нецелесообразности его использования или отсутствия экономической выгоды в ремонте поломки. Иногда дешевле и проще приобрести новое оборудование, чем заниматься ремонтом старого.

Ниже по документу мы заверяем всё вышеизложенное своей подписью, расшифровываем оставленный на бумаге автограф. Не забываем оставить дату составления официальной бумаги. В таком виде служебку можно смело назвать полностью оформленной и готовой к передаче на рассмотрение директору. В некоторых фирмах организация работы выстроена таким образом, что подобные записки сразу же адресуются главному бухгалтеру как ответственному за имущество лицу.

Примерный образец