Служебная записка на такси в командировке

Служебная записка на такси в командировке – это документ, с которым сотрудник организации может обратиться в адрес её руководителя, попросить согласовать передвижение на такси в служебной поездке. Разбираемся, каким образом компенсируются служебные расходы в командировках, можно ли договориться о передвижении на такси вместо общественного транспорта.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на такси в командировке .docxСкачать образец служебной записки на такси в командировке .docx

Такси в командировке

Служебная поездка предполагает, что сотрудник предприятия будет какое-то время выполнять свои должностные обязанности вне привычного для него места работы. Речь может идти о каком-то другом офисе или, как это чаще всего бывает, совершенно другом населенном пункте, в том числе и находящимся с другом регионе. Таким образом получается, что временно проживать человек будет в какой-нибудь гостинице или хостеле.

Что касаемо транспортного вопроса, на каждом предприятии он разрешается по-своему. Безусловно, человек каким-то образом должен будет ежедневно пробираться от временного места своего жительства до временного места работы. Вариантов здесь несколько:

• личный автомобиль, если работник изначально поехал на нем в служебную поездку;
• общественный транспорт, включая метро, автобус и так далее;
• такси, если договориться об этом с руководством.

Очевидно, что передвижение по городу на такси в несколько раз дороже, если сравнивать его с общественным транспортом, однако уровень комфорта пассажира даже нет смысла сравнивать. Далеко не каждая организация пойдет на то, чтобы выделить своему сотруднику деньги на передвижение на такси. Такая практика может быть предусмотрена для высокопоставленных представителей компании: директоры, начальники отделов, заместители и так далее.

Договориться о передвижении в командировке на такси обычному рядовому сотруднику будет не так-то просто, ведь потребуется чем-то это обосновать. Например, можно сослаться на регулярную перевозку с собой тех или иных предметов или документов по работе. Также можно сослаться на необходимость поддержания представительского внешнего вида, сохранить который в условиях загруженности общественного транспорта банально невозможно.

Служебная записка

Договариваться о передвижении на такси в служебной поездке необходимо ещё до её официального начала. Если не договориться о поездках на такси, может сложиться ситуация, когда работодатель факты откажется компенсировать транспортные расходы, сославшись на то, что они завышены. В принципе, если не доказать, что передвижение на такси сотруднику в действительности необходимо, рассчитывать на компенсацию на придется.

Выступить с инициативой передвижения на такси сотрудник должен самостоятельно, обратившись с соответствующей просьбой к директору. Не следует дожидаться, когда начальство компании предложит вам такую инициативу, ведь этого в теории может и не произойти. Более того, ваш случай может стать прецедентом, на основании которого положения о передвижения на такси в командировке даже войдут в коллективный договор, закрепятся там на постоянной основе.

Форма документа

Служебная записка на такси в командировке относится к той разновидности документов, для составления которых не предусмотрено каких-либо унифицированных бланков или шаблонов. Сформировать служебную записку сотрудник сможет самостоятельно и в свободной форме, взяв за основу лишь общие правила делового документооборота.

Во-первых, мы должны обратить внимание на структуру служебной записки. Она должна состоять из шапки, основного содержательного блока и реквизитов (дата и подпись). Во-вторых, соблюдаем нейтральный тон повествования и общую деловую стилистику документа.

Исполнить текст мы можем как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Традиционным носителем информации выступит чистый лист бумаги формата А4.

Разбираемся, как составить служебную записку

Процесс составления служебной записки на такси в командировке следует начать с заполнения её шапки. В правом верхнем углу листа бумаги укажем полное наименование фирмы, в которой трудимся, а также ФИО и должность руководителя нашей компании. Затем здесь же, немного отступив вниз, обозначим ФИО автора служебки, занимаемую им должность в штатном расписании.

Ниже по документу приступаем к формированию основного содержательного блока служебной записки. Обращаемся к руководителю организации, просим его согласовать наше передвижение в командировке на такси. Ссылаемся на какие-то обстоятельства, которые делают передвижение на такси необходимым, просим согласовать такой вид транспорта.

В завершение работы с документом расписываемся за всё вышеизложенное, ставим дату формирования официальной бумаги. В таком виде служебку уже можно передавать на рассмотрение, дожидаться результатов. Если всё пройдет гладко, начальник издаст соответствующий приказ, а кадровик ознакомят вас с деталями условий по служебной поездке. В частности, на один день может быть выделен определенный лимит по части траты средств на передвижение на такси. Всё, что будет свыше установленного предела, придется компенсировать из собственного кармана.

Примерный образец