Служебная записка на возмещение расходов – это официальная бумага из внутреннего документооборота предприятия, с которой может обратиться сотрудник, затративший собственные денежные средства на нужды организации. В рамках настоящего материала мы постараемся разобраться, в каких случаях можно обратиться с подобным документом, как правильно его сформировать.
Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Скачать в КонсультантПлюсБесплатный доступ к документу- Бланк и образец
- Онлайн просмотр
- Бесплатная загрузка
- Безопасно
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки на возмещение расходов .docxСкачать образец служебной записки на возмещение расходов .docx
Личные расходы
Иногда на практике складываются ситуации, в которых работники вынуждены тратить личные денежные средства на нужды предприятия. Это может быть проезд на транспорте в рабочих целях, приобретение тех или иных материальных ценностей или что-то ещё. По идее работодатель обязан организовать работу таким образом, чтобы сотрудники в рамках исполнения должностных обязанностей пользовались исключительно средствами предприятия. Во-первых, такой подходит обеспечивает максимальную эффективность производственного процесса, а во-вторых, упрощает работу сотрудников бухгалтерии.
Как бы то ни было, если человек затратил свои личные денежные средства на нужны предприятия, он имеет полное право обратиться к руководству и попросить возмещения.
Подтверждающие документы
Для того чтобы рассчитывать на возмещение затраченных денежных средств и получить компенсацию потребуется предоставить на предприятие подтверждающие документы. Это может быть кассовый чек, заказ-наряд или иная бумага об оплате. Оригинал документа мы прикладываем к служебной записке и передаём директору на рассмотрение. Без соответствующих деловых бумаг получить денежное возмещение не представится возможным.
Предоставленный вами чек будет использован в бухгалтерии для списания денежных средств. Любая выдача денег должна отражаться в бухучете как расход. Если организация стоит на налоговом учете и платит налоги по упрощенной системе доход минус расход, каждая копейка должна быть разнесена по соответствующим статьям.
Служебная записка
Служебная записка представляет собой способ взаимодействия между сотрудниками организации, в том числе и между представителями различных отделов. Служебку может составить и заявить совершенно любой работник, если у него есть соответствующая необходимость. Личные средства на нужны компании чаще всего затрачивают водители, заправляющие транспортные средства из своего кармана, или заведующие по АХЧ, приобретающие те или иные расходники. Это может быть покупка бумаги, заправка картриджей для принтеров при помощи сторонней организации или что-то ещё.
Первым делом служебная записка должна оказаться на столе у директора компании. Он изучит содержание, удостоверится в действительности расходов на основании подтверждающих документов, завизирует её. В таком виде служебку уже можно относить в бухгалтерию. Главный бухгалтер, получивший документ с визой руководителя, выдаст денежные средства из кассы или приобщит сумму к следующему расчету.
Если в организации водится наличка, сотрудник сможет получить деньги непосредственно в день заявления служебки.
Форма документа
Как мы уже отмечали ранее, служебная записка является бумагой из внутреннего документооборота предприятия, а значит, никаких стандартных бланков для её составления законодателем не предусмотрено. Трудовой кодекс Российской Федерации наделяет организации правом формировать и закреплять собственные локальные акты. В одном из таких как раз и можно обнаружить необходимый для составления служебки шаблон, если, конечно, предприятие позаботилось об этом и разработало его.
В любом случае, даже если в вашей фирме нет собственного бланка, всегда имеется возможность составить служебку в свободной форме. В принципе, в этом нет ничего сложного. Для работы с документом нам потребуется чистый листок бумаги формата А4, а также синяя или чёрная шариковая ручка. Также можно оформить служебку в печатном виде, если имеется доступ к компьютеру и принтеру. В любом случае бумага будет обладать необходимой юридической силой.
Инструкция по составлению служебки
Любой деловой документ должен формироваться по общим правилам работы с официальными бумагами. Самое основное здесь – структура. Наша служебка будет состоять из шапки, основного блока, даты составления и подписи исполнителя.
Шапка – первый структурный элемент, которому мы уделим внимание. Она должна содержать в себе информацию о том, кому и от кого подаётся служебная записка. Мы укажем ФИО руководителя организации, занимаемую им должность согласно учредительной документации (директор, генеральный директор), полное название фирмы. Не забываем указать аналогичный набор сведений о заявителе служебки.
Следующим шагом приступаем к оформлению основного структурного блока. Обращаемся к руководителю, утверждаем, что в недавнем прошлом мы были вынуждены затратить личные денежные средства на нужды предприятия. Разъясняем, что конкретно вы приобрели, по какой стоимости, почему не воспользовались деньгами организации. В тексте нелишним будет сослаться на наличие подтверждающих документов.
Ниже по документу мы ставим дату оформления служебной записки, заверяем её автографом исполнителя. Теперь служебку можно назвать полностью сформированной и готовой к передаче на рассмотрение.
Ни один документ не устанавливает сроки рассмотрения подобного обращения к директору, а значит, будут применяться общие временные рамки, актуальные для большинства обращений. Речь идёт о стандартных тридцати календарных днях.
Примерный образец
